Vilka data behövs för CAPEX-optimering? En enkel förklaring av StratePlan-konfigurationen
En vanlig fråga inför införandet av Decision Intelligence lyder:
”Är våra data överhuvudtaget redo för matematisk CAPEX-optimering?”
Svaret är ofta enklare än man tror.
För att komma igång med StratePlan behöver ett företag varken ett nytt ERP-system eller ett flerårigt dataprojekt.
I det enklaste fallet räcker det till en början med tre uppgifter:
Verksamhet:
Projekt-ID → Utgifter → Intäkter
Städer och kommuner:
Projekt-ID → Utgifter → Utc (viktning)
Utifrån detta kan beslutsmodellen utvidgas steg för steg.
Det avgörande är inte att samla in så mycket data som möjligt.
Det avgörande är att koppla samman de data som är relevanta för investeringsbeslutet.
Innehållsförteckning
- 1. Minsta datamängd
- 2. Projekt-ID som länk
- 3. Sammanföra befintliga datasilor
- 4. Vilka ytterligare data kan beaktas?
- 5. Beroenden och begränsningar
- 6. Definiera framgångskriterier
- 7. StratePlan-installationen i fem steg
- Varför man medvetet bör börja i liten skala
1. Minsta möjliga datamängd för affärsändamål
För en första optimering behöver datastrukturen inte vara komplex.
I den enklaste modellen behöver StratePlan inledningsvis följande per investeringsprojekt:
Projekt-ID – Utgifter – Intäkter
Exempel:
Projekt 4711 – Investering/utgifter: 10 miljoner euro – Förväntat ekonomiskt bidrag (intäkter): 15 miljoner euro
Detta ger redan upphov till en grundläggande matematisk frågeställning:
Vilken kombination av de befintliga projekten ger den högsta definierade avkastningen på investeringen (ROI) inom den tillgängliga budgeten?
Det är utgångspunkten.
Ytterligare data kompletteras först när de är relevanta för det konkreta beslutet.
2. Projekt-ID:t som länk
I praktiken finns den relevanta informationen ofta redan inom företaget.
Problemet är att
Den finns i olika system och organisatoriska silor.
CAPEX-listan innehåller till exempel projekt och investeringsbelopp/utgifter.
Ekonomiavdelningen har resultatbidrag, kassaflöden eller NPV.
Operations känner till resursbehov och tekniska beroenden.
Affärsenheterna har antaganden om marknad, omsättning eller kapacitet.
Ledningen fastställer strategiska riktlinjer.
Denna information behöver inte nödvändigtvis migreras till ett helt nytt system.
Först och främst behöver ni en gemensam koppling.
Denna koppling är projekt-ID:t.
3. Sammanföra befintliga datasilor
Den grundläggande datamodellen kan därför beskrivas på ett mycket enkelt sätt:
CAPEX / PPM + Ekonomi / Controlling + Försäljning / Affärsenhet + Drift + Strategi / Ledning → Projekt-ID → StratePlan
Befintliga ERP-, Finance-, PPM-, Excel- eller databasstrukturer kan fortsätta att finnas kvar.
StratePlan bygger vidare på beslutsnivån ovanför dessa.
Det avgörande är att den information som är relevant för ett projekt kan kopplas samman via ett unikt ID.
På så sätt skapas ett gemensamt beslutsutrymme av spridda företagsdata.
Uppgifterna behöver inte skapas på samma plats. De måste kunna kopplas entydigt till samma projekt.
4. Vilka ytterligare data kan beaktas?
Utifrån minimidatasetet kan modellen utökas i enlighet med den faktiska situationen i företaget.
Detta kan till exempel omfatta:
Kostnader
Vinst
Kassaflöde
NPV
Intäkter
Produktion
Löptider
Resursbehov
Kapacitet
Verksamhetsorter
Affärsområden
Projektkategorier
Inte alla företag behöver all denna information.
Och inte alla investeringsbeslut kräver samma datastruktur.
Därför bör databehandlingen utgå från den fråga som ligger till grund för beslutet.
Vilken information påverkar egentligen beslutet?
Endast dessa data behöver inkluderas i respektive modell.
5. Beroenden och begränsningar
I verkliga investeringsportföljer kan projekt sällan betraktas helt oberoende av varandra.
Därför kan man dessutom definiera beroenden och begränsningar.
Till exempel:
Projekt B kan endast genomföras om projekt A genomförs.
Projekt C och projekt D utesluter varandra.
Projekt E måste genomföras.
För en viss plats finns endast en begränsad budget tillgänglig.
En viss resurs finns endast i begränsad omfattning.
Ett affärsområde måste beaktas med en definierad minimivolym.
Dessa villkor återspeglar företagets verklighet matematiskt.
StratePlan söker därför inte bara efter den teoretiskt högsta avkastningen.
Det söker efter den bästa tillåtna projektkombinationen inom de definierade villkoren.
6. Definiera framgångskriterier (offentlig sektor)
Innan optimeringen påbörjas måste det stå klart vad ”bättre” innebär för det konkreta beslutet.
Staden, kommunen eller ministeriet definierar därför de relevanta framgångskriterierna och viktningarna genom sektorsspecialisten, avdelningschefen eller teamet.
Beroende på tillämpningsfall kan det till exempel vara:
Maximering av det ekonomiska bidraget
Maximering av NPV
Maximering av kassaflödet
Maximering av produktionen
Optimering av strategiska målvärden
Tekniken avgör inte själv vad som är viktigt för företaget.
Ledningen fastställer målet. StratePlan beräknar projektkombinationerna inom de givna ramarna.
Därmed ligger det strategiska beslutet kvar hos ledningen.
7. StratePlan-konfigurationen i fyra steg
Den grundläggande inställningen kan därmed reduceras till fem steg:
Steg 1: Identifiera projekt
Vilka investeringsprojekt ska ingå i beslutet?
Steg 2: Standardisera projekt-ID:n
Varje projekt tilldelas en unik identifierare som gör det möjligt att koppla samman information från olika datakällor.
Steg 3: Koppla ihop investeringar (utgifter) och intäkter (affärsnytta eller nytta)
För varje projekt registreras minst investeringar/utgifter eller förväntad ekonomisk nytta, intäkter/inkomst, respektive inom den offentliga sektorn en definierad nytta (0,01 till 0,99 eller 1–15).
Steg 4: Lägg till relevanta begränsningar och beroenden
Budget, resurser, beroenden och andra verkliga förutsättningar definieras.
Därmed är den grundläggande datastrukturen för beräkningen klar.
Varför inledningen medvetet bör vara enkel
Beslutsstöd bör inte inledas med frågan:
”Hur får vi in alla företagsdata i ett nytt system?”
Utan med:
”Vilka data behöver vi för att bättre kunna beräkna just detta beslut?”
Det är en grundläggande skillnad.
Ett företag behöver inte först omvandla hela sin datamiljö för att kunna börja med matematisk optimering.
Det kan börja med ett tydligt definierat beslut och en smal datamängd.
Projekt-ID → Utgifter → Intäkter
Därefter kompletteras endast de data, beroenden och begränsningar som behövs för det faktiska beslutet.
På så sätt skapas steg för steg ett matematiskt beräkningsbart beslutsutrymme utifrån befintliga företagsdata.
Och just därför kan insteget i beslutsintelligens vara betydligt smidigare än vad många företag förväntar sig till en början.
Börja med beslutet. Inte med systemet.
Beslutsintelligens för alla.
Lita inte på oss. Beräkna det själv.
Affärsverksamhet: Grunddata för det globala optimatet
Utgångsdata för StratePlan kan vara mycket begränsade. För en grundläggande portföljoptimering behöver StratePlan inledningsvis endast tre centrala uppgifter per projekt:
Projekt-ID → Utgifter → Intäkter
Utifrån dessa grundläggande data skapas det matematiska beslutsutrymmet.
Vid N projekt finns det teoretiskt sett upp till 2^N möjliga projektkombinationer. Redan vid 20 projekt blir det mer än en miljon möjliga kombinationer.
StratePlan beaktar därför inte bara enskilda projekt eller en klassisk prioriteringslista, utan analyserar de möjliga projektkombinationerna inom den angivna budgeten och de definierade villkoren.
Den centrala frågan är:
Vilken kombination av de tillgängliga projekten uppnår det globala optimat under de definierade villkoren?
Redan den enkla grundstrukturen bestående av projekt-ID, utgifter och intäkter kan räcka för att matematiskt jämföra olika portföljsammansättningar med varandra.
Ytterligare information såsom resurser, projektberoenden, löptider, strategiska riktlinjer eller andra begränsningar kan sedan läggas till om de är relevanta för det faktiska investeringsbeslutet.
Insteget i den matematiska CAPEX-optimeringen börjar därför inte nödvändigtvis med ett komplext dataprojekt, utan med en tydlig grundstruktur:
Projekt-ID. Utgifter. Intäkter.
Från ett fåtal beslutsrelevanta data skapas ett matematiskt beräkningsbart beslutsutrymme. StratePlan genomsöker detta beslutsutrymme för att under de definierade villkoren fastställa den globalt optimala tillåtna projektkombinationen.
Offentlig sektor: Optimera effekten istället för vinsten
Inom den offentliga sektorn står inte vinstmaximering i centrum, utan att uppnå bästa möjliga effekt av offentliga investeringar.
För detta kan StratePlan använda sig av viktade nyttokriterier (UTC).
Grunddatastrukturen hålls medvetet enkel:
Projekt-ID → Investering → Nyttokriterier / Viktning
Viktningen återspeglar den definierade samhälleliga, infrastrukturella, ekologiska eller strategiska nyttan av ett projekt.
Med N projekt uppstår teoretiskt sett upp till 2^N möjliga projektkombinationer. StratePlan beräknar utifrån detta den optimala tillåtna kombinationen med hänsyn till den tillgängliga budgeten.
Den centrala frågan lyder:
Vilken kombination av våra investeringar ger den högsta definierade effekten med den tillgängliga offentliga budgeten?
Rollfördelningen är tydlig:
Människan definierar kriterier och viktningar. StratePlan beräknar den optimala kombinationen.
Ytterligare riktlinjer, såsom obligatoriska projekt, regional fördelning, resurser eller beroendeförhållanden, kan läggas till som begränsningar.
Projekt-ID. Investering. Nyttokriterier.
På så sätt förvandlas en enkel projektlista till ett matematiskt beräkningsbart beslutsunderlag för en effektinriktad fördelning av offentliga medel.
