Hoe worden IFS-gegevens bruikbaar voor beslissingen?
Executive briefing voor CFO's, CIO's en strategiemanagers
In veel organisaties spelen IFS-systemen een belangrijke rol bij het verzamelen, verwerken en analyseren van financiële, investerings- en projectinformatie. Oplossingen zoals IFS Cloud, IFS Applications, IFS Financials en IFS Enterprise Operational Intelligence helpen bij planning, prognoses, simulaties en rapportages op een gestructureerde manier.
Transacties, budgetten, liquiditeitsontwikkelingen, projectstructuren, middelen en afhankelijkheden worden systematisch gedocumenteerd. Zo ontstaat een consistente en geïntegreerde database.
In het kader van portefeuillebeslissingen waarbij meerdere projecten tegelijkertijd moeten worden bekeken, kan deze database worden omgezet in een formeel beslissingsmodel.
1. Functionele indeling van IFS-systemen
IFS-systemen doen meestal dingen op het gebied van :
- transactieverwerking
- budgettering
- kosten- en resultaatberekening
- prognoses en liquiditeitsplanning
- project- en middelenstructurering
- rapportage en analyse
Afhankelijk van de gebruikte modules en individuele configuratie kunnen plannings- en simulatiefuncties met verschillende kenmerken worden geïmplementeerd.
Deze systemen bieden een gestructureerde basis voor strategische en operationele beslissingen.
2. Uitbreiding met formele beslissingsmodellen
Voor portefeuillebeslissingen met meerdere projecten kunnen extra wiskundige modellen worden gedefinieerd. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de volgende elementen :
- Inkomsten en uitgaven
De modellering gebeurt op basis van bestaande gegevens en vult de bestaande informatiestructuur aan met een formeel beschrijfbare beslissingslogica.
3. De combinatorische beslissingsruimte
Als je meerdere projecten tegelijk bekijkt, krijg je een combinatorische beslissingsruimte.
Bijvoorbeeld, bij :
10 projecten → 1.024 mogelijke combinaties
20 projecten → meer dan 1 miljoen combinaties
50 projecten → 2^50 ≈ 1.125 biljoen mogelijke combinaties
Het aantal komt voort uit de wiskundige structuur van mogelijke projectcombinaties onder bepaalde randvoorwaarden.
4. Structurering van relevante gegevens
Voor de omzetting in een beslissingsmodel kunnen onder andere de volgende gegevens worden gebruikt :
- Investeringskosten (CapEx)
- Lopende exploitatiekosten (OpEx)
- Betalingsprofielen
- Cashflows over meerdere periodes
- Financiële beoordelingsgrootheden (bijv. IRR, NPV)
- Toewijzing van middelen
- Logische projectafhankelijkheden
Door deze info samen te voegen, krijg je een consistent portfolio-gegevensbestand dat je wiskundig kunt beschrijven.
5. Definitie van doelstellingen
Een beslissingsmodel is gebaseerd op een gedefinieerde doelstelling. Mogelijke doelstellingen kunnen zijn :
- Maximalisatie van financiële kengetallen
- Stabilisatie van liquiditeit
- Beperking van risico's
- Voldoen aan strategische criteria
- Multidimensionale doelcombinaties
De doelstelling bepaalt de structuur en logica van het model.
6. Weergave van nevenvoorwaarden
Typische nevenvoorwaarden kunnen zijn :
- Jaarbudgetten
- Meerjarige plafonds
- Maximale middelen
- Strategische minimumvereisten
- Regelgevende voorschriften
Door deze voorwaarden formeel weer te geven, wordt de toegestane beslissingsruimte duidelijk gedefinieerd.
7. Architectonische beschouwing
Functioneel kunnen verschillende niveaus worden onderscheiden :
- Operationele gegevensverzameling en planning
- Formele besluitvormingsmodellering
Deze niveaus kunnen geïntegreerd of modulair zijn, afhankelijk van de systeemarchitectuur en de organisatorische opzet.
De beschrijving is functioneel en is geen vergelijking van prestaties of systemen.
8. Transparantie en documentatie
Een formeel gedefinieerd beslissingsmodel maakt het mogelijk :
- Om beperkingen te begrijpen
- Alternatieve scenario's te documenteren
- Toegestane portefeuilles te vergelijken
- Verschillende resultaatgrootheden te kwantificeren
Dit kan helpen bij het voldoen aan transparantie- en governance-eisen.
Samenvatting
IFS-systemen bieden gestructureerde, consistente en geïntegreerde plannings- en financiële gegevens.
Voor portefeuillebeslissingen met meerdere projecten kan deze database worden aangevuld met formele beslissingsmodellen die doelstellingen en randvoorwaarden wiskundig weergeven.
De combinatie van een operationele gegevensstructuur en formele modellering maakt een systematische analyse mogelijk van mogelijke projectcombinaties onder bepaalde beperkingen.
Maak nu een afspraak voor advies
Juridische kennisgeving :
IFS, IFS Cloud en andere genoemde productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van IFS AB of gelieerde ondernemingen. De vermelding is alleen bedoeld om te beschrijven hoe het technisch en architectonisch in elkaar zit .
De getoonde functionele afbakeningen beschrijven algemene systeemrollen (bijv. System of Record, Planning Layer, System of Decision) en zijn geen vergelijking van prestaties, functies of kwaliteit in de zin van van vergelijkende reclame.
De concrete functionaliteit van IFS-systemen hangt af van de gebruikte modules, individuele configuraties, klantspecifieke uitbreidingen en oplossingen van derden en kan per geval verschillen.
Er wordt niet beweerd dat bestaande ERP-, project- of assetmanagementsystemen onvolledig of inferieur zijn. De beschreven optimalisatiebenaderingen vormen een aanvullende methodische beschouwing.
