Hoe worden Microsoft-gegevens bruikbaar voor besluitvorming?

Executive briefing voor CFO's, CIO's en strategiemanagers

In veel organisaties spelen Microsoft-systemen een belangrijke rol bij het verzamelen, verwerken en analyseren van financiële, investerings- en projectinformatie. Oplossingen zoals Microsoft Dynamics 365, Microsoft Project, Microsoft Power BI, Microsoft Azure, Microsoft Fabric en Microsoft Power Platform ondersteunen planning, prognoses, simulaties en rapportages op een gestructureerde manier.

Transacties, budgetten, liquiditeitsontwikkelingen, projectstructuren, middelen en afhankelijkheden worden systematisch gedocumenteerd. Zo is er een consistente en geïntegreerde database beschikbaar.

In het kader van portefeuillebeslissingen waarbij meerdere projecten tegelijkertijd moeten worden bekeken, kan deze database worden omgezet in een formeel beslissingsmodel.

1. Functionele indeling van Microsoft-systemen

Microsoft-systemen doen meestal dingen op het gebied van :

• transactieverwerking
• budgettering
• kosten- en resultaatberekening
• prognoses en liquiditeitsplanning
• project- en resource-structurering
• rapportage en analyse

Afhankelijk van de gebruikte modules en individuele configuratie kunnen plannings- en simulatiefuncties met verschillende kenmerken worden geïmplementeerd.

Deze systemen bieden een gestructureerde basis voor strategische en operationele beslissingen.

2. Uitbreiding met formele beslissingsmodellen

Voor portefeuillebeslissingen met meerdere projecten kunnen extra wiskundige modellen worden gedefinieerd. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de volgende elementen :

• Inkomsten en uitgaven

De modellering gebeurt op basis van bestaande gegevens en vult de bestaande informatiestructuur aan met een formeel beschrijfbare beslissingslogica.

3. De combinatorische beslissingsruimte

Als je meerdere projecten tegelijk bekijkt, krijg je een combinatorische beslissingsruimte.

Bijvoorbeeld, bij :

10 projecten → 1.024 mogelijke combinaties
20 projecten → meer dan 1 miljoen combinaties
50 projecten → 2^50 ≈ 1.125 biljoen mogelijke combinaties

Het aantal komt voort uit de wiskundige structuur van mogelijke projectcombinaties onder bepaalde randvoorwaarden.

4. Structurering van relevante gegevens

Voor de omzetting in een beslissingsmodel kunnen onder andere de volgende gegevens worden gebruikt :

• Investeringskosten (CapEx)
• Lopende exploitatiekosten (OpEx)
• Betalingsprofielen
• Cashflows over meerdere periodes
• Financiële beoordelingsgrootheden (bijv. IRR, NPV)
• Toewijzing van middelen
• Logische projectafhankelijkheden

Door deze info samen te voegen, krijg je een consistent portfolio-gegevensbestand dat je wiskundig kunt beschrijven.

5. Definitie van doelstellingen

Een beslissingsmodel is gebaseerd op een gedefinieerde doelstelling. Mogelijke doelstellingen kunnen zijn :

• Maximalisatie van financiële kengetallen
• Stabilisatie van liquiditeit
• Beperking van risico's
• Voldoen aan strategische criteria
• Multidimensionale doelcombinaties

De doelstelling bepaalt de structuur en logica van het model.

6. Weergave van nevenvoorwaarden

Typische nevenvoorwaarden kunnen zijn :

• Jaarbudgetten
• Meerjarige plafonds
• Maximale middelen
• Strategische minimumvereisten
• Regelgevende voorschriften

Door deze voorwaarden formeel weer te geven, wordt de toegestane beslissingsruimte duidelijk gedefinieerd.

7. Architectonische beschouwing

Functioneel kunnen verschillende niveaus worden onderscheiden :

• Operationele gegevensverzameling en planning
• Formele besluitvormingsmodellering

Deze niveaus kunnen geïntegreerd of modulair zijn, afhankelijk van de systeemarchitectuur en de organisatorische opzet.

De beschrijving is functioneel en is geen vergelijking van prestaties of systemen.

8. Transparantie en documentatie

Een formeel gedefinieerd beslissingsmodel maakt het mogelijk :

• om beperkingen te begrijpen
• om alternatieve scenario's te documenteren
• om toegestane portefeuilles te vergelijken
• om verschillende resultaatgrootheden te kwantificeren

Dit kan helpen bij het voldoen aan transparantie- en governance-eisen.

Samenvatting

Microsoft-systemen bieden gestructureerde, consistente en geïntegreerde plannings- en financiële gegevens.

Voor portefeuillebeslissingen met meerdere projecten kan deze database worden aangevuld met formele beslissingsmodellen die doelstellingen en randvoorwaarden wiskundig weergeven.

De combinatie van een operationele gegevensstructuur en formele modellering maakt een systematische analyse mogelijk van mogelijke projectcombinaties onder bepaalde beperkingen.

Maak nu een afspraak voor advies

Juridische informatie :

Microsoft, Microsoft Dynamics, Dynamics 365, Azure en andere genoemde productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. De vermelding is alleen bedoeld om te beschrijven hoe het technisch en architectonisch in elkaar zit.

De getoonde functionele afbakeningen beschrijven algemene systeemrollen (bijv. System of Record, Planning Layer, System of Decision) en zijn geen vergelijking van prestaties, functies of kwaliteit in de zin van vergelijkende reclame.

De concrete functionaliteit van Microsoft-systemen hangt af van de gebruikte modules, individuele configuraties, klantspecifieke uitbreidingen en oplossingen van derden en kan per geval verschillen.

Er wordt niet beweerd dat bestaande ERP-, plannings- of analysesystemen onvolledig of inferieur zijn. De beschreven optimalisatiebenaderingen vormen een aanvullende methodische beschouwing.