Hoe maak je SAP-gegevens bruikbaar voor beslissingen?
Executive briefing voor CFO's, CIO's en strategische managers
In veel organisaties spelen SAP-systemen een belangrijke rol bij het verzamelen, verwerken en analyseren van financiële, investerings- en projectinformatie. Oplossingen zoals SAP S/4HANA, SAP PPM, SAP PS, CO, FI, BW en SAP Analytics helpen bij planning, prognoses, simulaties en rapportages op een gestructureerde manier.
Transacties, budgetten, liquiditeitsontwikkelingen, projectstructuren, middelen en afhankelijkheden worden systematisch gedocumenteerd. Hierdoor is er een consistente en geïntegreerde database beschikbaar.
In de context van portefeuillebeslissingen waarbij meerdere projecten tegelijkertijd moeten worden bekeken, kan deze database worden omgezet in een formeel beslissingsmodel.
1. Functionele indeling van SAP-systemen
SAP-systemen doen meestal dingen op het gebied van :
- Transactieregistratie
- Budgettering
- Kosten- en resultaatberekening
- Prognoses en liquiditeitsplanning
- Project- en middelenstructurering
- Rapportage en analyse
Afhankelijk van de gebruikte modules en individuele configuratie kunnen plannings- en simulatiefuncties met verschillende kenmerken worden geïmplementeerd.
Deze systemen bieden een gestructureerde basis voor strategische en operationele beslissingen.
2. Uitbreiding met formele beslissingsmodellen
Voor portefeuillebeslissingen met meerdere projecten kunnen extra wiskundige modellen worden gedefinieerd. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de volgende elementen :
- Inkomsten en uitgaven
De modellering gebeurt op basis van bestaande gegevens en vult de bestaande informatiestructuur aan met een formeel beschrijfbare beslissingslogica.
3. De combinatorische beslissingsruimte
Als meerdere projecten tegelijk worden bekeken, ontstaat er een combinatorische beslissingsruimte.
Bijvoorbeeld, bij :
10 projecten → 1.024 mogelijke combinaties
20 projecten → meer dan 1 miljoen combinaties
50 projecten → 2^50 ≈ 1.125 biljoen mogelijke combinaties
Het aantal komt voort uit de wiskundige structuur van mogelijke projectcombinaties onder bepaalde randvoorwaarden.
4. Structurering van relevante gegevens
Voor de omzetting in een beslissingsmodel kunnen onder andere de volgende gegevenspunten worden gebruikt :
- Investeringskosten (CapEx)
- Lopende exploitatiekosten (OpEx)
- Betalingsprofielen
- Meerjarige cashflows
- Financiële beoordelingsgrootheden (bijv. IRR, NPV)
- Toewijzing van middelen
- Logische projectafhankelijkheden
Door deze info samen te voegen, krijg je een consistent portfolio-gegevensbestand dat je wiskundig kunt beschrijven.
5. Definitie van streefcijfers
Een beslissingsmodel is gebaseerd op een gedefinieerd streefcijfer. Mogelijke doelstellingen kunnen zijn :
- Maximalisatie van financiële kengetallen
- Stabilisatie van liquiditeit
- Beperking van risico's
- Vervulling van strategische criteria
- Multidimensionale doelcombinaties
De doelstelling bepaalt de structuur en logica van het model.
6. Weergave van nevenvoorwaarden
Typische nevenvoorwaarden kunnen zijn :
- Jaarbudgetten
- Meerjarenplafonds
- Maxima voor middelen
- Strategische minimumvereisten
- Regelgevende voorschriften
Door deze voorwaarden formeel weer te geven, wordt de toegestane beslissingsruimte duidelijk gedefinieerd.
7. Architectonische beschouwing
Functioneel kunnen verschillende niveaus worden onderscheiden :
- Operationele gegevensverzameling en planning
- Formele besluitvormingsmodellering
Deze niveaus kunnen geïntegreerd of modulair zijn, afhankelijk van de systeemarchitectuur en de organisatorische opzet.
De beschrijving is functioneel en is geen vergelijking van prestaties of systemen.
8. Transparantie en documentatie
Een formeel gedefinieerd beslissingsmodel maakt het volgende mogelijk: :
- Traceerbaarheid van beperkingen
- Documentatie van alternatieve scenario's
- Vergelijking van toegestane portefeuilles
- Kwantificering van verschillende resultaatgrootheden
Dit kan transparantie- en governance-eisen ondersteunen.
Executive Summary
SAP-systemen bieden gestructureerde, consistente en geïntegreerde plannings- en financiële gegevens.
Voor portefeuillebeslissingen met meerdere projecten kan deze database worden aangevuld met formele beslissingsmodellen die streefwaarden en randvoorwaarden wiskundig weergeven.
De combinatie van operationele gegevensstructuur en formele modellering maakt een systematische analyse mogelijk van mogelijke projectcombinaties onder gedefinieerde beperkingen.
Maak nu een afspraak voor advies
Juridische kennisgeving :
SAP is een geregistreerd handelsmerk van SAP SE of een gelieerde onderneming. De vermelding is alleen bedoeld om te beschrijven hoe het technisch en architectonisch in elkaar zit.
De getoonde functionele afbakeningen zijn bedoeld om een algemene beschrijving te geven van verschillende systeemrollen (bijv. System of Record, Planning Layer, System of Decision). Ze zijn geen vergelijking van prestaties, functies of kwaliteit in de zin van vergelijkende reclame.
De werkelijke functionaliteit van SAP-systemen hangt af van de gebruikte modules, individuele configuraties, klantspecifieke uitbreidingen en oplossingen van derden en kan per geval verschillen.
Er wordt niet beweerd dat bestaande ERP- of planningssystemen onvolledig of inferieur zijn. De beschreven optimalisatiebenaderingen vormen een aanvullende methodische beschouwing.
