Otimizar o orçamento de investimento: como as empresas conseguem alcançar mais com o mesmo orçamento
Uma das questões mais importantes na gestão de CAPEX surge frequentemente só depois de o planeamento propriamente dito já estar concluído.
Na sala de reuniões.
Os projetos de investimento foram avaliados. O departamento financeiro consolidou os números. O portfólio foi preparado. O orçamento disponível está definido.
Então, alguém coloca uma nova questão:
«O que acontece se reduzirmos o orçamento de CAPEX em 10 por cento?»
Ou:
«Que projetos adicionais deveríamos implementar se tivéssemos mais 10 milhões de euros disponíveis?»
Nos processos de decisão tradicionais, é precisamente neste ponto que pode ter início uma nova ronda de análises.
As premissas são alteradas. O departamento financeiro ou de controlo de gestão calcula novas variantes. O portfólio é novamente ajustado. Os resultados são, em seguida, apresentados de novo à direção.
A partir de uma pergunta na sala de reuniões, surge um novo processo de análise.
Mas e se fosse possível calcular a resposta diretamente?
Pergunta → Cálculo → Comparação → Decisão.
Na mesma reunião.
É precisamente essa a ideia por trás da Simulação CAPEX Live Boardroom.
Índice
- O problema da tomada de decisão na gestão de CAPEX
- Por que razão os documentos de decisão estáticos atingem os seus limites
- O que significa «Simulação CAPEX Live Boardroom»?
- Otimização matemática do CAPEX na sala de reuniões
- Calcular cenários de gestão em tempo real
- A gestão do portfólio de CAPEX como espaço de decisão
- Melhorar as decisões de investimento
- Calcular a decisão de investimento ideal
- Da sala de reuniões ao motor de decisão em tempo real
O problema da tomada de decisão na gestão de CAPEX
A qualidade de uma decisão de investimento não depende apenas da qualidade dos dados preparados.
Depende também da rapidez com que a gestão consegue reagir a novas informações e a alterações nos pressupostos.
Uma reunião do conselho de administração não é um processo estático.
Surgem questões durante a discussão.
Um membro do conselho de administração quer saber quais são as consequências de uma redução orçamental.
Outro quer que um projeto estrategicamente importante seja obrigatoriamente tido em conta.
O departamento financeiro altera uma hipótese.
Uma unidade de produção comunica uma necessidade adicional de investimento.
Um projeto sofre um atraso ou acaba por ser totalmente cancelado.
Cada uma destas alterações pode ter repercussões em todo o portfólio de investimentos.
A questão central para a gestão moderna de CAPEX é, portanto:
Será que a gestão consegue calcular imediatamente o impacto de uma alteração numa hipótese sobre toda a carteira?
Por que razão os documentos de decisão estáticos atingem os seus limites
Uma decisão clássica de CAPEX baseia-se frequentemente num determinado nível de informação.
Os projetos foram reunidos, os casos de negócio elaborados, os montantes de investimento definidos e as prioridades estabelecidas.
O resultado é um portfólio baseado em determinadas hipóteses.
No entanto, se uma dessas premissas se alterar, a composição ideal do portfólio também pode sofrer alterações.
É precisamente aqui que reside a limitação dos documentos de apoio à decisão estáticos.
Um painel de controlo pode apresentar o que foi planeado.
Uma tabela pode mostrar quais os projetos atualmente selecionados.
Um relatório pode explicar como o orçamento está distribuído.
Mas, na sala de reuniões, surge frequentemente outra questão:
«O que devemos fazer agora, face às novas condições?»
Esta questão não requer apenas relatórios.
Exige um novo cálculo.
O que significa «Simulação CAPEX Live na sala de reuniões»?
A Simulação CAPEX Live na Sala de Reuniões significa que é possível calcular e comparar diferentes cenários de investimento durante uma reunião da direção ou do conselho de administração.
A direção altera um pressuposto.
O StratePlan recalcula a carteira de acordo com as novas condições.
Desta forma, torna-se imediatamente visível como as novas condições gerais afetam a composição e os benefícios económicos esperados da carteira.
O processo de decisão é, assim, alterado.
De:
Pergunta → Tarefa de análise → novo cálculo → coordenação → próxima reunião
passa a ser:
Questão → Cálculo → Comparação → Decisão
na mesma reunião.
Desta forma, a sala de reuniões torna-se ela própria um espaço de decisão ativo.
Otimização matemática do CAPEX na sala de reuniões
Quanto maior for uma carteira de investimentos, mais difícil se torna compreender intuitivamente o impacto de alterações individuais na carteira global.
É precisamente aqui que entra a otimização matemática do CAPEX.
A gestão define objetivos, condições-quadro e restrições.
A tecnologia calcula, dentro destes parâmetros, diferentes combinações de projetos admissíveis.
Nesse contexto, podem ser tidos em conta, por exemplo:
Orçamento de investimento (despesas)
Contribuição económica esperada (receitas)
Restrições de recursos
Dependências do projeto
Períodos
Localizações
Áreas de negócio
Orientações estratégicas
Se alguma destas condições se alterar, o problema é recalculado.
Isso não significa que a matemática substitua a decisão de gestão.
Pelo contrário.
A gestão define os objetivos e as condições-quadro. A matemática calcula as consequências das diferentes opções.
Calcular cenários de gestão em tempo real
A força de uma simulação em tempo real revela-se em questões concretas de gestão.
Por exemplo:
O que acontece se o orçamento de CAPEX diminuir 10 por cento?
Que projetos sofrem alterações no portfólio?
O que ganhamos com 5 milhões de euros adicionais de CAPEX?
Quais são as consequências se o projeto A tiver de ser implementado obrigatoriamente?
O que muda se o projeto B for adiado por um ano?
Que alternativa surge se um projeto planeado for totalmente cancelado?
Como é que o portfólio se altera com restrições adicionais de recursos?
Que combinação de projetos maximiza a contribuição económica nas novas condições?
Em vez de discutir exclusivamente os possíveis impactos, é possível calcular diferentes variantes e compará-las entre si.
Assim, uma análise sequencial transforma-se num processo de decisão interativo.
A gestão do portfólio de CAPEX como espaço de decisão
A gestão do portfólio de CAPEX estrutura e controla os projetos de investimento em todo o portfólio.
A Decision Intelligence complementa esta perspetiva com um nível adicional:
Que combinação devemos escolher nas condições atuais?
Os sistemas ERP, financeiros, PPM ou de bases de dados existentes continuam a ser relevantes.
Estes fornecem dados, documentam processos e gerem investimentos.
O StratePlan intervém a nível da tomada de decisões.
A partir de projetos, investimentos, benefícios económicos, dependências e restrições, surge um espaço de decisão matematicamente calculável.
Desta forma, as empresas podem não só ver quais os projetos atualmente planeados,
Podem também calcular diferentes decisões de carteira e compará-las entre si.
A diferença resume-se a três níveis:
A apresentação de relatórios mostra o que é.
A simulação mostra o que acontece quando os pressupostos se alteram.
A otimização calcula qual a combinação admissível que melhor cumpre o objetivo definido.
Melhorar as decisões de investimento
Quem pretende melhorar as decisões de investimento não precisa necessariamente de mais dados.
Em muitas empresas, a informação relevante já está disponível.
Os montantes de investimento constam do plano de CAPEX.
Os casos de negócio incluem as contribuições económicas esperadas.
Os sistemas ERP e financeiros fornecem dados operacionais.
Os sistemas PPM gerem projetos e processos.
A questão adicional é:
Como é que estes dados se transformam em opções de decisão concretas?
É precisamente aqui que reside a função da Inteligência de Decisão.
As informações disponíveis não são apenas apresentadas, mas utilizadas como base para um espaço de decisão matemático.
Isto permite comparar alternativas entre si, nas mesmas condições gerais.
Calcular a decisão de investimento ideal
Uma decisão de investimento ótima não é necessariamente a escolha do projeto com o maior ROI, o maior VPL ou a melhor avaliação estratégica individual.
O que é decisivo é o objetivo de todo o portfólio.
Um projeto pode ser excelente quando considerado isoladamente e, mesmo assim, imobilizar capital que, numa combinação diferente de projetos, poderia gerar uma contribuição global mais elevada.
Por isso, não analisamos a decisão de investimento exclusivamente ao nível do projeto.
Analisamos a combinação.
Dentro de restrições definidas em termos de orçamento, recursos e dependências, o StratePlan pode calcular diferentes carteiras admissíveis e procurar a combinação que melhor cumpra o objetivo definido.
Isto altera a questão central na sala de reuniões da administração.
De:
«Que projeto devemos escolher?»
passa a ser:
«Qual é a combinação dos nossos projetos que melhor cumpre o nosso objetivo empresarial nas condições atuais?»
Da sala de reuniões ao motor de decisão em tempo real
O nosso objetivo com o StratePlan não é disponibilizar mais um painel de controlo à gestão.
O nosso objetivo é tornar a decisão de investimento propriamente dita previsível.
A gestão altera um pressuposto.
A carteira é recalculada.
Os impactos tornam-se visíveis.
As alternativas são comparadas entre si.
Os decisores relevantes podem analisar as consequências das diferentes opções na mesma reunião.
Com isso, o papel da sala de reuniões muda.
Já não é exclusivamente o local onde são apresentadas análises preparadas.
Pode tornar-se o local onde novas questões são imediatamente traduzidas em novos cálculos.
Transforme a sua sala de reuniões num motor de decisão de CAPEX em tempo real.
É isto que entendemos por «Inteligência de Decisão».
Perguntar. Calcular. Comparar. Decidir.
Inteligência de Decisão para Todos.
Não acredite apenas em nós. Faça as contas.
