Samazināt pārvaldības pieskaitāmās izmaksas ar mākslīgo intelektu

Kāpēc laba kontrole var radīt sliktus lēmumus - un kā StratePlan padara pārvaldību atkal efektīvu

Kopsavilkums

Vadība ir neaizstājama. Bez skaidriem noteikumiem, atbildības un kontroles mehānismiem rodas nepareizi lēmumi, pārredzamības trūkums un atbildības riski. Tomēr daudzās organizācijās - gan korporācijās, gan pašvaldībās, valsts iestādēs un ar valsti saistītos uzņēmumos - pārvaldība ir pārspīlējusi savu mērķi.

Rezultāts ir pārvaldības pārspīlējums: Tas ir strukturāls stāvoklis, kad lēmumu pieņemšanas, ziņošanas un apstiprināšanas procesi iznīcina vairāk vērtību, nekā aizsargā. Projekti netiek uzlaboti, tie kļūst lēnāki. Riski nevis samazinās, bet gan tiek novirzīti. Atbildība netiek precizēta, bet gan sadrumstalota.

Šajā rakstā pārvaldības pieskaitāmās izmaksas tiek analizētas nevis morāli, bet gan sistēmiski un matemātiski. Tas parāda

• kāpēc pieskaitāmās pārvaldības izmaksas nav organizatoriska problēma, bet gan lēmumu telpas problēma
• kāpēc vairāk noteikumu nenodrošina labāku lēmumu pieņemšanu
• kā klasiskā komiteju loģika rada lokālo optimumu
• un kāpēc ex-ante aprēķins (nevis ex-post kontrole) ir vienīgā mērogojama izeja no situācijas

Tā pamatā ir StratePlan: lēmumu inteliģences platforma, kas nevis atceļ pārvaldību, bet padara to precīzāku, matemātiski optimizējot lēmumus pirms to īstenošanas.

Samaziniet pārvaldības pieskaitāmās izmaksas ar mākslīgo intelektu jau tagad

1. Kas ir pieskaitāmās pārvaldības izmaksas?

Pārvaldības pieskaitāmās izmaksas raksturo slieksni, pie kura pārvaldība vairs nerada vērtību, bet gan to iznīcina.

Tipiski simptomi:

• pārāk daudz komiteju ar pārklājošiem pienākumiem
• Apstiprināšanas procesi, kas aizņem mēnešiem
• apjomīgi ziņojumi bez nozīmes lēmumu pieņemšanai
• KPI apspriešana bez ex-ante sekām
• Lēmumi, kas formāli ir pareizi, bet stratēģiski nav optimāli

Svarīgi: Pārvaldības pārslodze nav sliktas pārvaldības pazīme, bet bieži vien labi domātu drošības pasākumu rezultāts:

• Atbilstības prasības
• Atbildības jautājumi
• politiski apsvērumi
• Revīzija un revīzijas liecības
• vēsturiskā organizatoriskā loģika

Problēmas nerada atsevišķi noteikumi, bet gan to kombinācija lēmumu pieņemšanas telpā.

2. Pārvaldība nav lineāra - lēmumi noteikti nav lineāri

Mazās organizācijās pārvaldība parasti darbojas intuitīvi. No noteikta lieluma sistēma sabrūk.

Kāpēc?

Tāpēc, ka pārvaldība pieaug lineāri, bet lēmumu telpa eksponenciāli paplašinās.

Piemērs:

• 5 projekti → 32 iespējamās projektu kombinācijas
• 10 projekti → 1024 kombinācijas
• 20 projekti → vairāk nekā 1 miljons kombināciju
• 50 projekti → vairāk nekā 1 triljons kombināciju

Pārvaldības iestādes šīs iespējas neizskata kā kombinācijas, bet gan atsevišķi:

• Projekts A atsevišķi ticams
• B projekts individuāli ticams
• C projekts individuāli ticams

Portfelis kopumā netiek optimizēts, bet gan apstiprināts aditīvi.

Tādējādi pārvaldība rada

• lokālo optimumu
• politiskie kompromisi
• pakāpeniski individuāli lēmumi

Bet nav globālā optimuma.

3. Klasiskās pārvaldības pamatkļūda

Galvenā kļūda ir:

"Ja katrs projekts ir labi pārbaudīts, tad arī portfelis ir labs."

Tas ir matemātiski nepareizi.

Portfelis nav projektu summa, bet gan mijiedarbības sistēma:

• Projekti konkurē par kapitālu
• tie piesaista vienus un tos pašus resursus
• tie rada atkarības, sinerģiju un bloķēšanu

Pārvaldība parasti pārbauda projektus

• izolēti
• secīgi
• ex post orientēta

Tomēr patiesā vērtības iznīcināšana notiek starp projektiem.

Tieši šajā vietā pārvaldība nav efektīva, un tieši šeit pieaug pieskaitāmās izmaksas.

4. Kāpēc lielāka pārvaldība bieži vien pasliktina lēmumu pieņemšanu

Paradoksāli, bet empīriski labi dokumentēts: Jo vairāk pārvaldības līmeņu ir iesaistīti, jo lielāka iespējamība, ka lēmums nebūs optimāls.

Iemesli:

1. Kavēšanās
   Lēmumu pieņemšana tiek atlikta, tirgi mainās, pieņēmumi noveco.
2. Atbildības difūzija
   Neviens nepieņem lēmumu - visi apstiprina.
3. Kompromisa loģika
   Lēmumi tiek politiski izlīdzināti, nevis optimizēti ar aprēķiniem.
4. Riska novirzīšana
   Risks tiek nevis samazināts, bet sadalīts uz kopējā rezultāta rēķina.

Pārvaldība aizsargā indivīdu, bet kaitē sistēmai.

5. Pārvaldības pieskaitāmās izmaksas praksē

Grupā

• Portfeļa komitejas ar 15-25 locekļiem
• Vairākas reizes pārrakstītas uzņēmējdarbības analīzes
• Projekti sākas pārāk vēlu vai vispār nesākas
• stratēģiski svarīgi projekti neizdodas formālu šķēršļu dēļ

Pašvaldībās un valsts sektorā

• Budžeta loģika, nevis ietekmes loģika
• Orientācija uz finansējumu, nevis mērķa optimizācija
• politiski ticami atsevišķi projekti
• strukturāli neoptimāls budžeta kopējais izlietojums

Saimniecības un līdzdalības struktūrās

• katra struktūrvienība optimizē pati sevi
• centralizēta kontrole notiek ex post
• Sinerģijas paliek teorētiskas
• Kapitāla piešķiršana notiek pēc vēstures, nevis optimizācijas

6. KPI pārvaldība saasina problēmu

KPI ir galvenais mūsdienu pārvaldības instruments. Taču tiem ir retrospektīvs, nevis izšķirošs efekts.

Tipiska KPI pārvaldība:

• mērīt, kas ir noticis
• salīdzināt, kas bija labāk vai sliktāk
• ziņot, kāpēc radušās novirzes

Ko KPI nedara:

• tie neaprēķina lēmumu
• tie nevērtē alternatīvas
• tie neveic portfeļa optimizāciju

Gluži pretēji: jo vairāk uz KPI orientēta pārvaldība, jo lielākas ir pieskaitāmās izmaksas:

• vairāk pārskatu sniegšanas
• vairāk pamatojumu
• vairāk kontroles
• mazāk lēmumu pieņemšanas

7. Pārvaldība nav kontroles problēma - tā ir lēmumu pieņemšanas problēma

Izšķirošā perspektīvas maiņa ir šāda:

Pārvaldībai nav jāpārbauda, vai lēmumi ir pieņemti pareizi, bet gan jānodrošina, ka lēmumi tiek pieņemti optimāli.

Tā ir ex-ante problēma.

Un ex-ante problēmas nevar atrisināt ar komitejām, bet tikai ar:

• formālām mērķu definīcijām
• Ierobežojumiem
• matemātisku optimizāciju

Tieši šeit nāk talkā StratePlan.

8. StratePlan: ex ante pārdomāta pārvaldība

StratePlan nav ziņošanas programmatūra vai vēl viens pārvaldības rīks.

StratePlan ir lēmumu inteliģences dzinējs, kas pārvaldību no kontroles pārvieto uz optimizāciju.

Pamatprincips:

• Visi attiecīgie projekti, pasākumi un programmas tiek izskatīti vienlaicīgi
• Budžeta, riska, resursu un atbilstības ierobežojumi tiek modelēti kā ierobežojumi
• Sistēma ex ante aprēķina projektu kombināciju ar visaugstāko mērķa sasniegšanas pakāpi

Tādējādi pārvaldība kļūst

• izmērāma
• pārbaudāma
• objektivizējams

Ne pēc viedokļa, bet ar aprēķiniem.

9. Kā StratePlan samazina pārvaldības pieskaitāmās izmaksas

1. Lieko komiteju lēmumu atcelšana

Tā vietā:

• Projekts A → komiteja 1
• Projekts B → komiteja 2
• Projekts C → komiteja 3

aprēķina StratePlan:

• kura A, B, C kombinācija ir optimāla saskaņā ar visām pārvaldības prasībām

Komitejas vairs nelemj par projektiem, bet gan par mērķiem un noteikumiem.

2. Ex-ante pārredzamība, nevis ex-post pamatojums

Katrs lēmums ir saprotams iepriekš:

• kāpēc ir iekļauts projekts X
• kāpēc izslēgts projekts Y
• kāds mērķa rādītājs tika maksimāli sasniegts
• kādi papildu nosacījumi bija saistoši

Pārvaldība kļūst auditējama - bez pieskaitāmām izmaksām.

3. Objektīva prioritāšu noteikšana politisko kompromisu vietā

StratePlan neaizstāj politisko atbildību, bet:

• tas parāda politisko noviržu izmaksas
• tas padara redzamas alternatīvās izmaksas
• kvantitatīvi nosaka neizpildītos mērķus

Tas padara pārvaldību godīgu.

10. StratePlan padara pārvaldību precīzāku, nevis vājāku

Bieži sastopams iebildums ir šāds:

"Kad mākslīgais intelekts pieņem lēmumus, mēs zaudējam pārvaldību."

Pretējais ir taisnība.

Pārvaldība kļūst:

• skaidra (ir jādefinē mērķi)
• konsekventa (noteikumi ir vienādi piemērojami visiem projektiem)
• pārbaudāma (katra novirze ir kvantitatīvi noteikta)

StratePlan neaizstāj atbildību, bet padara to izmērāmu.

11. Pārvaldība kā stratēģiskais risks

Organizācijas ar augstiem pārvaldības pieskaitāmajiem izdevumiem ilgtermiņā uzrāda, ka

• inovāciju ātruma samazināšanās
• pieaug alternatīvās izmaksas
• iekšējā paralīze, neraugoties uz augsto kompetences līmeni
• Stratēģiskās rīcībspējas zudums

Tā nav operatīva problēma, bet gan eksistenciāls risks.

StratePlan risina šo risku tur, kur tas rodas: lēmumu pieņemšanas jomā.

12. Secinājums: Mazāka pārvaldība nav risinājums - risinājums ir labāka pārvaldība

Pārmērīgu pārvaldību rada nevis pārāk liela kontrole, bet gan nepareiza veida kontrole.

Risinājums nav:

• Deregulācija
• Komiteju skaita samazināšana
• ātrāka sanāksmju norise

Risinājums ir:

• ex ante aprēķins
• globāla optimizācija
• matemātiskā lēmumu loģika

StratePlan pārvieto pārvaldību no pagātnes uz nākotni.

Nevajag vairs jautāt:

"Vai šis lēmums bija pareizs?"

Bet gan:

"Kurš lēmums ir optimāls visos apstākļos?"

Bieži uzdotie jautājumi - Pārvaldība virs galvas un StratePlan

Ar ko pārvaldības pieskaitāmās izmaksas atšķiras no birokrātijas?
Pārvaldības pieskaitāmās izmaksas nerada administrācija, bet gan lēmumu pieņemšanas loģika. Birokrātija ir redzama, bet pārvaldības pieskaitāmās izmaksas ir strukturālas.

Vai pārvaldības pieskaitāmās izmaksas var izmērīt?
Jā. Izmantojot alternatīvās izmaksas, kavējumus, nerealizētās projektu kombinācijas un novirzes no mērķiem.

Vai StratePlan aizstāj cilvēkus, kas pieņem lēmumus?
Nē. StratePlan aizstāj intuīciju un politiskos kompromisus ar aprēķiniem - lēmumi paliek cilvēciski, bet pamatoti.

Vai StratePlan ir piemērots arī valsts sektoram?
Īpaši tur. Budžeta, finansējuma un ietekmes mērķus var precīzi modelēt kā ierobežojumus.

Kāda šodien ir lielākā pārvaldības kļūda?
Uzskats, ka kontrole nodrošina labākus lēmumus. Sarežģītās sistēmās optimizācija ir vienīgā mērogojamā pieeja.

Pārvaldība ir pārāk svarīga, lai to atstātu pieskaitāmo funkciju ziņā.
StratePlan aprēķina, kas pārvaldībai būtu jāsasniedz: globālais optimums.