Optimering af investeringsbudgettet: Sådan opnår virksomheder mere med det samme budget

Et af de vigtigste spørgsmål inden for CAPEX-styring opstår ofte først, når selve planlægningen allerede er afsluttet.

I bestyrelseslokalet.

Investeringsprojekterne er blevet vurderet. Økonomiafdelingen har konsolideret tallene. Porteføljen er klar. Det disponible budget er fastlagt.

Så stiller nogen et nyt spørgsmål:

»Hvad sker der, hvis vi reducerer CAPEX-budgettet med 10 procent?«

Eller:

»Hvilke yderligere projekter bør vi gennemføre, hvis der var yderligere 10 millioner euro til rådighed?«

I klassiske beslutningsprocesser kan netop på dette tidspunkt en ny analyserunde begynde.

Antagelserne ændres. Økonomi- eller kontrolafdelingen beregner nye scenarier. Porteføljen justeres på ny. Resultaterne forelægges derefter igen for ledelsen.

Et spørgsmål i bestyrelseslokalet giver anledning til en ny analyseproces.

Men hvad nu, hvis svaret kunne beregnes direkte?

Spørgsmål → Beregning → Sammenligning → Beslutning.

I samme møde.

Det er netop ideen bag CAPEX Live Boardroom-simuleringen.

Indholdsfortegnelse

• Beslutningsproblemet i CAPEX-styring
• Hvorfor statiske beslutningsunderlag har deres begrænsninger
• Hvad betyder CAPEX Live Boardroom-simulering?
• Matematisk CAPEX-optimering i bestyrelseslokalet
• Beregning af ledelsesscenarier i realtid
• CAPEX-porteføljestyring som beslutningsrum
• Forbedre investeringsbeslutninger
• Beregne den optimale investeringsbeslutning
• Fra bestyrelseslokalet til en beslutningsmotor i realtid

Beslutningsproblemet i CAPEX-styring

Kvaliteten af en investeringsbeslutning afhænger ikke kun af kvaliteten af de forberedte data.

Den afhænger også af, hvor hurtigt ledelsen kan reagere på nye oplysninger og ændrede forudsætninger.

Et bestyrelsesmøde er ikke en statisk proces.

Der opstår spørgsmål under diskussionen.

Et bestyrelsesmedlem vil gerne vide, hvilke konsekvenser en budgetnedskæring har.

Et andet medlem ønsker, at der absolut skal tages højde for et strategisk vigtigt projekt.

Finansafdelingen ændrer en antagelse.

Et anlæg melder om et yderligere investeringsbehov.

Et projekt bliver forsinket eller aflyses helt.

Hver af disse ændringer kan have konsekvenser for hele investeringsporteføljen.

Det centrale spørgsmål for moderne CAPEX-styring er derfor:

Kan ledelsen umiddelbart beregne konsekvenserne af en ændret antagelse for den samlede portefølje?

Hvorfor statiske beslutningsgrundlag når deres grænser

En klassisk CAPEX-beslutning baseres ofte på et bestemt informationsgrundlag.

Projekter er blevet samlet, business cases udarbejdet, investeringsbeløb fastlagt og prioriteter fastsat.

Resultatet er en portefølje, der bygger på bestemte antagelser.

Hvis en af disse antagelser ændrer sig, kan den optimale sammensætning af porteføljen imidlertid også ændre sig.

Det er netop her, at de statiske beslutningsgrundlag når deres grænser.

Et dashboard kan vise, hvad der er planlagt.

En tabel kan vise, hvilke projekter der aktuelt er udvalgt.

En rapport kan forklare, hvordan budgettet er fordelt.

Men i bestyrelseslokalet opstår der ofte et andet spørgsmål:

»Hvad skal vi gøre nu under de ændrede forhold?«

Dette spørgsmål kræver ikke blot en rapport.

Det kræver en ny beregning.

Hvad betyder CAPEX Live Boardroom Simulation?

CAPEX Live Boardroom Simulation betyder, at forskellige investeringsscenarier kan beregnes og sammenlignes med hinanden under et ledelses- eller bestyrelsesmøde.

Ledelsen ændrer en forudsætning.

StratePlan beregner porteføljen på ny under de nye betingelser.

Derved kan man straks se, hvordan de ændrede rammebetingelser påvirker porteføljens sammensætning og den forventede økonomiske nytte.

Dette ændrer beslutningsprocessen.

Fra:

Spørgsmål → analyseopgave → ny beregning → afstemning → næste møde

bliver til:

Spørgsmål → beregning → sammenligning → beslutning

i samme møde.

Dermed bliver bestyrelseslokalet selv et aktivt beslutningsrum.

Matematisk CAPEX-optimering i bestyrelseslokalet

Jo større en investeringsportefølje bliver, desto sværere bliver det at intuitivt forstå, hvordan enkelte ændringer påvirker den samlede portefølje.

Det er netop her, den matematiske CAPEX-optimering kommer ind i billedet.

Ledelsen definerer mål, rammer og begrænsninger.

Teknologien beregner inden for disse rammer forskellige tilladte projektkombinationer.

Her kan der f.eks. tages højde for:

Investeringsbudget (udgifter)
Forventet økonomisk bidrag (indtægter)
Ressourcebegrænsninger
Projektafhængigheder
Tidsrammer
Lokationer
Forretningsområder
Strategiske retningslinjer

Hvis en af disse betingelser ændres, genberegnes opgaven.

Det betyder ikke, at matematik erstatter ledelsens beslutning.

Tværtimod.

Ledelsen definerer mål og rammer. Matematikken beregner konsekvenserne af de forskellige muligheder.

Beregn ledelsesscenarier i realtid

Styrken ved en live-simulering kommer til udtryk i konkrete ledelsesmæssige spørgsmål.

For eksempel:

Hvad sker der, hvis CAPEX-budgettet falder med 10 procent?

Hvilke projekter ændrer sig i porteføljen?

Hvad får vi for yderligere 5 millioner euro i CAPEX?

Hvilke konsekvenser har det, hvis projekt A skal gennemføres uanset hvad?

Hvad ændrer sig, hvis projekt B udskydes med et år?

Hvilket alternativ opstår der, hvis et planlagt projekt helt udgår?

Hvordan ændrer porteføljen sig ved yderligere ressourcebegrænsninger?

Hvilken projektkombination maksimerer det økonomiske bidrag under de nye betingelser?

I stedet for udelukkende at diskutere de mulige konsekvenser kan forskellige varianter beregnes og sammenlignes med hinanden.

Dermed bliver en sekventiel analyse til en interaktiv beslutningsproces.

CAPEX-porteføljestyring som beslutningsramme

CAPEX-porteføljestyring strukturerer og styrer investeringsprojekter på tværs af hele porteføljen.

Decision Intelligence supplerer dette perspektiv med et yderligere niveau:

Hvilken kombination bør vi vælge under de nuværende forhold?

Eksisterende ERP-, finans-, PPM- eller databasesystemer forbliver relevante.

De leverer data, dokumenterer processer og administrerer investeringer.

StratePlan tager udgangspunkt i beslutningsniveauet.

Ud fra projekter, investeringer, økonomisk nytte, afhængigheder og begrænsninger opstår der et matematisk beregneligt beslutningsrum.

Dermed kan virksomhederne ikke blot se, hvilke projekter der aktuelt er planlagt.

De kan beregne forskellige porteføljebeslutninger og sammenligne dem med hinanden.

Forskellen kan koges ned til tre niveauer:

Rapportering viser, hvordan situationen er.

Simulering viser, hvad der sker, når forudsætningerne ændres.

Optimering beregner, hvilken tilladt kombination der bedst muligt opfylder det definerede mål.

Forbedre investeringsbeslutninger

Hvis man ønsker at forbedre investeringsbeslutningerne, behøver man ikke nødvendigvis flere data.

I mange virksomheder findes de relevante oplysninger allerede.

Investeringsbeløbene fremgår af CAPEX-planen.

Forretningsanalyser indeholder forventede økonomiske bidrag.

ERP- og økonomisystemer leverer driftsdata.

PPM-systemer administrerer projekter og processer.

Det yderligere spørgsmål lyder:

Hvordan omdannes disse data til konkrete beslutningsmuligheder?

Det er netop her, Decision Intelligence kommer ind i billedet.

Eksisterende oplysninger vises ikke blot, men bruges som grundlag for et matematisk beslutningsrum.

Dermed kan alternativer sammenlignes med hinanden under de samme rammebetingelser.

Beregning af den optimale investeringsbeslutning

En optimal investeringsbeslutning er ikke nødvendigvis den beslutning, der vælger det projekt med det højeste afkast (ROI), den højeste nettonutværdi (NPV) eller den højeste strategiske enkeltvurdering.

Det afgørende er målet for hele porteføljen.

Et projekt kan, når det betragtes isoleret, være fremragende og alligevel binde kapital, der i en anden projektkombination kunne skabe et højere samlet bidrag.

Derfor betragter vi ikke investeringsbeslutningen udelukkende på projektniveau.

Vi ser på kombinationen.

Inden for definerede begrænsninger vedrørende budget, ressourcer og afhængigheder kan StratePlan beregne forskellige mulige porteføljer og søge efter den kombination, der bedst muligt opfylder det definerede mål.

Det ændrer det centrale spørgsmål i bestyrelseslokalet.

Fra:

„Hvilket projekt skal vi vælge?“

bliver det:

»Hvilken kombination af vores projekter opfylder bedst vores virksomhedsmål under de nuværende betingelser?«

Fra bestyrelseslokalet til en beslutningsmotor i realtid

Vores mål med StratePlan er ikke at give ledelsen endnu et dashboard.

Vores mål er at gøre selve investeringsbeslutningen forudsigelig.

Ledelsen ændrer en antagelse.

Porteføljen genberegnes.

Konsekvenserne bliver synlige.

Alternativerne sammenlignes med hinanden.

De relevante beslutningstagere kan se konsekvenserne af forskellige muligheder i løbet af samme møde.

Dermed ændrer bestyrelseslokalets rolle sig.

Det er ikke længere udelukkende det sted, hvor forberedte analyser præsenteres.

Det kan blive et sted, hvor nye spørgsmål straks omsættes til nye beregninger.

Gør dit bestyrelseslokale til en realtids-CAPEX-beslutningsmotor.

Det er det, vi forstår ved beslutningsintelligens.

Spørg. Beregn. Sammenlign. Beslut.

Decision Intelligence for alle.

Du behøver ikke tro på os. Beregn det selv.