Разбиране на оптимума: Защо организациите зациклят между локалните оптимуми и не успяват да видят глобалния оптимум

Почти на всяка среща на управителния съвет в някакъв момент се произнася изречението "Оптимизирахме" Обикновено това означава, че проектите са приоритизирани, бюджетите са разпределени, програмите са съгласувани и са направени компромиси. Резултатът изглежда структуриран, правдоподобен, разбираем - и все пак често остава едно остатъчно съмнение. Твърде много инициативи, твърде малко въздействие. Твърде много усилия, твърде малко резултати.

Причината за това рядко е в липсата на опит. Причината е по-дълбока - и е математическа: Организациите систематично се движат между локални оптимуми, докато глобалният оптимум остава невидим в пространството за вземане на решения.

В тази статия се обяснява какво всъщност означават оптимумите, защо класическите методи за управление неизбежно завършват с локални максимуми - и защо само изчисляването на цялото пространство за вземане на решения позволява достъп до глобалния оптимум.

Оптимум и оптимум: кратка концептуална рамка

Оптимумът описва най-доброто решение в определена рамка. Множественото число оптимум описва няколко решения, всяко от които е оптимално - но често само при локални условия.

В практиката тази разлика е от решаващо значение:

• Локалните оптимуми са решения, които не изглеждат допълнително подобряеми в рамките на ограничено поле на видимост.
• Глобалният оптимум е най-доброто решение в цялото пространство за вземане на решения - независимо от това колко алтернативи съществуват.

Проблемът на съвременните организации не е в това, че те не постигат оптимуми. Проблемът е, че те не знаят кои оптимуми са постигнали - и кои по-добри решения се намират извън тяхното зрително поле.

Защо управлението почти неизбежно завършва в локална оптима

Хората вземат решения последователно. Комитетите решават итеративно. Организациите решават политически, исторически и ресурсно обусловено. Всичко това е рационално - но то създава структурен ефект:

Решенията се подобряват стъпка по стъпка, а не се изчисляват в цялото пространство.

В теорията на оптимизацията това е класически модел: движите се по "хълм", подобрявате резултата стъпка по стъпка - и накрая спирате на локален максимум. Не защото няма по-добро решение, а защото пътят дотам не е видим.

В организациите това се проявява по следния начин:

• Съществуващите проекти се защитават ("потънали разходи").
• Новите проекти се обсъждат адитивно, а не комбинаторно.
• Тесните места в ресурсите се решават локално, а не се оптимизират глобално.
• Компромисите заместват системното обмисляне.

Резултатът е стабилен, правдоподобен, но не и максимален портфейл. Локален оптимум.

Истинското тясно място: невидимото пространство за вземане на решения

Щом повече от няколко проекта са на разположение за вземане на решение по едно и също време, пространството за вземане на решения се разширява. Това пространство не е линейно, а експоненциално.

При N проекта има не N възможности за решение, а:

^2N възможни комбинации от проекти

Дори при 10 проекта това са 1 024 комбинации. При 20 проекта - над един милион. При 50 проекта - повече от 1,125 квадрилиона.

Това пространство вече не е по силите на хората, Excel и традиционната логика за определяне на приоритети. Ръководството вижда само малък участък - обикновено няколко десетки обсъждани варианта - и смята, че този участък е съответното пространство.

Точно тук възниква грешката в мисленето: Локалните оптимуми не са резултат от лоши решения, а от пространствена слепота.

Защо дискусията не може да замени оптимизацията

Много организации реагират на нарастващата сложност с повече координация: повече срещи, повече шаблони, повече комитети. Това увеличава прозрачността и легитимността - но не и автоматично качеството на решенията.

Дискусиите се провеждат в рамките на видимото пространство. При тях се сравняват варианти, които вече са известни. Те могат да прецизират локалните оптимуми, но не могат да открият глобалния оптимум, ако той се намира извън разглежданата област.

Или казано по друг начин:

Това, което не е изчислено, се предполага.

При малък брой варианти отгатването не е от решаващо значение. При 50 проекта отгатването е скъпо.

Сравнението на размерите: защо интуицията ни се проваля

Хората не са създадени, за да разбират интуитивно експоненциални пространства. Големите числа бързо губят значението си. Ето защо сравнението на размерите помага да се направят измеренията на проблема осезаеми.

Изводът от това е ясен: Ако пространството за вземане на решения е по-голямо от всичко, което можем да схванем интуитивно, тогава само опитът вече не е достатъчен. Тогава оптимизацията се превръща в математическа задача.

Защо класическите портфейлни анализи трябва да се провалят

Моделите за точкуване, списъците за класиране, системите на светофара и матриците за приоритизиране имат една обща черта: те оценяват проектите поотделно. Дори и да се обсъждат взаимодействията, те обикновено остават качествени.

Най-добрият индивидуален проект обаче не е непременно част от най-доброто портфолио. Един проект може да е отличен сам по себе си - и въпреки това да е вреден в портфолиото, защото блокира ресурси, натрупва рискове или забавя други проекти.

Глобалният оптимум винаги е свойство на комбинацията, а не на индивидуалното решение.

От локални оптимуми към глобален оптимум: методологически пробив

Необходима е фундаментална промяна на гледната точка, за да се премине от локалния оптимум:

• Не се приоритизират проекти, а се оптимизират комбинации.
• Не обсъждане на варианти, а изчисляване на пространства.
• Не заместване на интуицията, а количествено определяне на последиците от решенията.

Това е моментът, в който свършват традиционните методи за управление и започва компютърно подпомаганата интелигентност при вземането на решения.

StratePlan: изчисление вместо интуиция

StratePlan е насочен точно към тази празнина. Подходът не е да се предоставят по-добри аргументи, а изрично да се изчисли пространството за вземане на решения.

Всички проекти се моделират с разходи, въздействие, изисквания за ресурси, зависимости и ограничения. Това води до формално пространство за вземане на решения, което може да се търси алгоритмично.

Не няколко десетки варианта - а цялото пространство.

StratePlan изчислява цялото пространство за вземане на решенияи намира от него:

Една комбинация от проекти, която генерира максимална обща полза.

Какво наистина означава "глобален оптимум" в контекста на изпълнителната власт

Глобалният оптимум не е теоретичен идеал. Той е конкретна референция:

• Той показва коя комбинация от проекти носи максимална полза при определените цели и ограничения.
• Той визуализира къде се намират локалните оптимуми и колко далеч са те от глобалния оптимум.
• Тя определя количествено разходите за всяко умишлено отклонение.

Това прави управлението по-прецизно. Решенията остават политически и стратегически, но вече не се вземат на сляпо.

Истинската добавена стойност: прозрачни компромиси

На практика най-голямата полза не е в това, че съществува "единственото най-добро решение". Най-голямата полза е, че алтернативите стават сравними.

Ако дадена комисия иска да поеме даден проект по политически или стратегически причини, StratePlan показва колко ще струва той: Какво въздействие се губи, какви рискове се увеличават, какви проекти се изместват.

Това променя из основи дискусията. Мненията се превръщат в осъзнати решения.

Защо Оптима е правилният модел на мислене за вземащите решения

Терминът "оптимум" не е академична подробност. Той точно описва реалността на съвременните организации:

• Съществуват много добри решения.
• Има няколко много добри решения.
• Съществува точно една комбинация, която е най-добра в дадената рамка.

Без изчисления организациите са заклещени между добрите решения. С изчисленията става ясно кои от тях са действително оптимални.

Извод за ръководителите

Организациите не се провалят заради лоши решения. Те се провалят, защото не виждат пространството за вземане на решения.

Локалните оптимуми са правилни. Глобалният оптимум обикновено е невидим.

StratePlan прави това пространство видимо - и изчислимо.

Това превръща оптимизацията от дискусионен процес в стратегическа способност.

Виждате ли локалните си оптимуми - или познавате глобалния оптимум на портфейла си?