Miten Microsoft-tiedot muutetaan päätöksentekokelpoisiksi?
Executive Briefing CFO:lle, CIO:lle ja strategiasta vastaaville
Monissa organisaatioissa Microsoft-järjestelmät ovat keskeisessä roolissa talous-, investointi- ja projektitietojen keräämisessä, käsittelyssä ja arvioinnissa. Ratkaisut kuten Microsoft Dynamics 365, Microsoft Project, Microsoft Power BI, Microsoft Azure, Microsoft Fabric ja Microsoft Power Platform tukevat suunnittelua, ennustamista, simulointia ja raportointia jäsennellyllä tavalla.
Transaktiot, budjetit, likviditeetin kehitys, projektien rakenteet, resurssit ja riippuvuudet dokumentoidaan järjestelmällisesti. Näin saadaan käyttöön johdonmukainen ja integroitu tietokanta.
Kun tehdään portfoliopäätöksiä, joissa on useita samanaikaisesti tarkasteltavia projekteja, tämä tietokanta voidaan siirtää muodolliseen päätöksentekomalliin.
1. Microsoft-järjestelmien toiminnallinen luokittelu
Microsoft-järjestelmät hoitavat tyypillisesti tehtäviä seuraavilla aloilla: :
- Transaktioiden kirjaaminen
- Budjetointi
- Kustannus- ja tuloslaskenta
- Ennustaminen ja likviditeetin suunnittelu
- Projektien ja resurssien strukturointi
- Raportointi ja analysointi
Käytetyistä moduuleista ja yksilöllisestä konfiguraatiosta riippuen voidaan toteuttaa erilaisia suunnittelu- ja simulointitoimintoja.
Nämä järjestelmät tarjoavat jäsennellyn perustan strategisille ja operatiivisille päätöksille.
2. Laajennus muodollisilla päätöksentekomalleilla
Useita projekteja koskevia portfoliopäätöksiä varten voidaan määritellä lisämatemaattisia malleja. Niissä otetaan huomioon muun muassa seuraavat elementit :
- Tulot ja menot
Mallinnus perustuu olemassa oleviin tietoihin ja täydentää olemassa olevaa tietorakennetta muodollisesti kuvattavalla päätöksentekologiikalla.
3. Kombinatorinen päätöksentekotila
Jos tarkastellaan useita projekteja samanaikaisesti, syntyy kombinatorinen päätöksentekotila.
Esimerkiksi :
10 projektia → 1 024 mahdollista yhdistelmää
20 projektia → yli miljoona yhdistelmää
50 projektia → 2^50 ≈ 1 125 biljoonaa mahdollista yhdistelmää
Lukumäärä saadaan matemaattisesta rakenteesta, joka
kuvaa
mahdollisia projektien yhdistelmiä määriteltyjen sivuehtojen alla.
4. Relevanttien tietojen jäsentäminen
Päätösmallin siirtämiseen voidaan käyttää muun muassa seuraavia tietopisteitä :
- Investointikustannukset (CapEx)
- Käyttökustannukset (OpEx)
- Maksuprofiilit
- Usean kauden kassavirrat
- Taloudelliset arviointikriteerit (esim. IRR, NPV)
- Resurssien kohdentaminen
- Loogiset projektiriippuvuudet
Näiden tietojen yhdistämällä syntyy johdonmukainen salkun tietokanta, joka voidaan kuvata matemaattisesti.
5. Tavoitteiden määrittely
Päätösmalli perustuu määriteltyihin tavoitteisiin. Mahdollisia tavoitteita voivat olla :
- Taloudellisten tunnuslukujen maksimointi
- Likviditeetin vakauttaminen
- Riskien rajoittaminen
- Strategisten kriteerien täyttäminen
- Moniulotteiset tavoitteiden yhdistelmät
Tavoitteiden määrittely määrää mallin rakenteen ja logiikan.
6. Rajoitusten kuvaaminen
Tyypillisiä rajoituksia voivat olla :
- Vuotuiset budjetit
- Monivuotiset ylärajat
- Resurssien ylärajat
- Strategiset vähimmäisvaatimukset
- Sääntelyvaatimukset
Näiden ehtojen muodollisella kuvaamisella määritellään selkeästi sallittu päätöksentekotila.
7. Arkkitehtoninen tarkastelu
Toiminnallisesti voidaan erottaa eri tasot :
- Operatiivinen tiedonkeruu ja suunnittelu
- Muodollinen päätöksentekomallinnus
Nämä tasot voivat olla integroituja tai modulaarisia, riippuen järjestelmäarkkitehtuurista ja organisaation rakenteesta.
Kuvaus on toiminnallinen eikä se edusta suorituskyvyn tai järjestelmien vertailua.
8. Läpinäkyvyys ja dokumentointi
Muodollisesti määritelty päätöksentekomalli mahdollistaa :
- Rajoitusten jäljitettävyyden
- Vaihtoehtoisten skenaarioiden dokumentoinnin
- Hyväksyttävien salkkujen vertailun
- Eri tulosmuuttujien kvantifioinnin
Tämä voi tukea läpinäkyvyys- ja hallintovaatimuksia.
Tiivistelmä
Microsoft-järjestelmät tarjoavat jäsenneltyjä, yhdenmukaisia ja integroituja suunnittelu- ja talousdataa.
Useita projekteja koskevien portfoliopäätösten osalta tätä tietokantaa voidaan täydentää muodollisilla päätöksentekomalleilla, jotka kuvaavat tavoitteita ja sivuehtoja matemaattisesti.
Operatiivisen tietorakenteen ja muodollisen mallinnuksen yhdistelmä mahdollistaa systemaattisen analyysin mahdollisista projektikombinaatioista määriteltyjen rajoitusten puitteissa.
Oikeudellinen huomautus :
Microsoft, Microsoft Dynamics, Dynamics 365, Azure ja muut mainitut tuotenimet ovat Microsoft Corporationin tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä. Maininta on tarkoitettu yksinomaan kuvailevaksi teknisen ja arkkitehtonisen luokittelun yhteydessä.
Esitetyt toiminnalliset rajat kuvaavat yleisiä järjestelmän rooleja (esim. System of Record, Planning Layer, System of Decision) eivätkä edusta suorituskyvyn, toimintojen tai laadun vertailua vertailevan mainonnan mielessä.
Microsoft-järjestelmien konkreettinen toiminnallisuus riippuu käytetyistä moduuleista, yksilöllisistä konfiguraatioista, asiakaskohtaisista laajennuksista sekä kolmansien osapuolten ratkaisuista ja voi vaihdella tapauskohtaisesti.
Ei väitetä, että olemassa olevat ERP-, suunnittelu- tai analytiikkajärjestelmät olisivat puutteellisia tai huonompia. Kuvattuja optimointimenetelmiä on tarkoitettu täydentäväksi metodologiseksi tarkasteluksi.
