Miten IFS-tiedot muutetaan päätöksentekokelpoisiksi?

Executive Briefing CFO:lle, CIO:lle ja strategiasta vastaaville

Monissa organisaatioissa IFS-järjestelmät ovat keskeisessä roolissa rahoitus-, investointi- ja projektitietojen keräämisessä, käsittelyssä ja arvioinnissa. Ratkaisut kuten IFS Cloud, IFS Applications, IFS Financials ja IFS Enterprise Operational Intelligence tukevat suunnittelua, ennustamista, simulointia ja raportointia jäsennellyllä tavalla.

Transaktiot, budjetit, likviditeetin kehitys, projektien rakenteet, resurssit ja riippuvuudet dokumentoidaan järjestelmällisesti. Näin saadaan käyttöön johdonmukainen ja integroitu tietokanta.

Kun tehdään portfoliopäätöksiä, joissa on useita samanaikaisesti tarkasteltavia projekteja, tämä tietokanta voidaan siirtää muodolliseen päätöksentekomalliin.

1. IFS-järjestelmien toiminnallinen luokittelu

IFS-järjestelmät hoitavat tyypillisesti tehtäviä seuraavilla alueilla: :

• Transaktioiden kirjaaminen
• Budjetointi
• Kustannus- ja tuloslaskenta
• Ennustaminen ja likviditeetin suunnittelu
• Projektien ja resurssien strukturointi
• Raportointi ja analysointi

Käytetyistä moduuleista ja yksilöllisestä konfiguraatiosta riippuen voidaan toteuttaa erilaisia suunnittelu- ja simulointitoimintoja.

Nämä järjestelmät tarjoavat jäsennellyn perustan strategisille ja operatiivisille päätöksille.

2. Laajennus muodollisilla päätöksentekomalleilla

Useita projekteja koskevia portfoliopäätöksiä varten voidaan määritellä lisämatemaattisia malleja. Niissä otetaan huomioon muun muassa seuraavat elementit :

• Tulot ja menot

Mallinnus perustuu olemassa oleviin tietoihin ja täydentää olemassa olevaa tietorakennetta muodollisesti kuvattavalla päätöksentekologiikalla.

3. Kombinatorinen päätöksentekotila

Jos tarkastellaan useita projekteja samanaikaisesti, syntyy kombinatorinen päätöksentekotila.

Esimerkiksi :

10 projektia → 1 024 mahdollista yhdistelmää
20 projektia → yli miljoona yhdistelmää
50 projektia → 2^50 ≈ 1 125 biljoonaa mahdollista yhdistelmää

Lukumäärä saadaan matemaattisesta rakenteesta, joka

kuvaa

mahdollisia projektien yhdistelmiä määriteltyjen sivuehtojen alla.

4. Relevanttien tietojen jäsentäminen

Päätösmallin siirtämiseen voidaan käyttää muun muassa seuraavia tietopisteitä :

• Investointikustannukset (CapEx)
• Käyttökustannukset (OpEx)
• Maksuprofiilit
• Usean kauden kassavirrat
• Taloudelliset arviointikriteerit (esim. IRR, NPV)
• Resurssien kohdentaminen
• Loogiset projektiriippuvuudet

Näiden tietojen yhdistämällä syntyy johdonmukainen salkun tietokanta, joka voidaan kuvata matemaattisesti.

5. Tavoitteiden määrittely

Päätösmalli perustuu määriteltyihin tavoitteisiin. Mahdollisia tavoitteita voivat olla :

• Taloudellisten tunnuslukujen maksimointi
• Likviditeetin vakauttaminen
• Riskien rajoittaminen
• Strategisten kriteerien täyttäminen
• Moniulotteiset tavoitteiden yhdistelmät

Tavoitteiden määrittely määrää mallin rakenteen ja logiikan.

6. Rajoitusten kuvaaminen

Tyypillisiä rajoituksia voivat olla :

• Vuotuiset budjetit
• Monivuotiset ylärajat
• Resurssien ylärajat
• Strategiset vähimmäisvaatimukset
• Sääntelyvaatimukset

Näiden ehtojen muodollisella kuvaamisella määritellään selkeästi sallittu päätöksentekotila.

7. Arkkitehtoninen tarkastelu

Toiminnallisesti voidaan erottaa eri tasot :

• Operatiivinen tiedonkeruu ja suunnittelu
• Muodollinen päätöksentekomallinnus

Nämä tasot voivat olla integroituja tai modulaarisia, riippuen järjestelmäarkkitehtuurista ja organisaation rakenteesta.

Kuvaus on toiminnallinen eikä se edusta suorituskyvyn tai järjestelmien vertailua.

8. Läpinäkyvyys ja dokumentointi

Muodollisesti määritelty päätöksentekomalli mahdollistaa :

• Rajoitusten jäljitettävyyden
• Vaihtoehtoisten skenaarioiden dokumentoinnin
• Hyväksyttävien salkkujen vertailun
• Eri tulosmuuttujien kvantifioinnin

Tämä voi tukea läpinäkyvyys- ja hallintovaatimuksia.

Tiivistelmä

IFS-järjestelmät tarjoavat jäsenneltyjä, johdonmukaisia ja integroituja suunnittelu- ja talousdataa.

Useita projekteja koskevien portfoliopäätösten osalta tätä tietokantaa voidaan täydentää muodollisilla päätöksentekomalleilla, jotka kuvaavat tavoitteita ja sivuehtoja matemaattisesti.

Operatiivisen tietorakenteen ja muodollisen mallinnuksen yhdistelmä mahdollistaa systemaattisen analyysin mahdollisista projektikombinaatioista määriteltyjen rajoitusten puitteissa.

Varaa nyt konsultointiaika

Oikeudellinen huomautus :

IFS, IFS Cloud ja muut mainitut tuotenimet ovat IFS AB:n tai sen tytäryhtiöiden tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä. Maininta on tarkoitettu yksinomaan kuvailevaksi teknisen ja arkkitehtonisen luokittelun yhteydessä .

Esitetyt toiminnalliset rajat kuvaavat yleisiä järjestelmärooleja (esim. System of Record, Planning Layer, System of Decision) eivätkä ne ole suorituskyvyn, toimivuuden tai laadun vertailu vertailukampanjan mielessä.

IFS-järjestelmien konkreettinen toiminnallisuus riippuu käytetyistä moduuleista, yksilöllisistä konfiguraatioista, asiakaskohtaisista laajennuksista sekä kolmansien osapuolten ratkaisuista ja voi vaihdella tapauskohtaisesti.

Ei väitetä, että olemassa olevat ERP-, projekti- tai omaisuudenhallintajärjestelmät olisivat puutteellisia tai huonompia. Kuvailtuja optimointimenetelmiä on tarkoitettu täydentäväksi metodologiseksi tarkasteluksi.