Mitä tietoja tarvitaan CAPEX-optimointiin? StratePlan-asetukset selitettynä yksinkertaisesti
Yleinen kysymys ennen Decision Intelligence -ratkaisun käyttöönottoa on:
”Ovatko tietomme ylipäätään valmiita matemaattiseen CAPEX-optimointiin?”
Vastaus on usein yksinkertaisempi kuin odotetaan.
StratePlanin käyttöönottoon yritys ei tarvitse uutta ERP-järjestelmää eikä vuosia kestävää tietoprojektia.
Yksinkertaisimmassa tapauksessa riittää aluksi kolme tietoa:
Liiketoiminta:
Projektitunnus → Menot → Tulot
Kaupungit ja kunnat:
Projektitunnus → Menot → Utc (painotus)
Tämän pohjalta päätöksentekomallia voidaan laajentaa vaiheittain.
Ratkaisevaa ei ole kerätä mahdollisimman paljon tietoa.
Ratkaisevaa on yhdistää investointipäätöksen kannalta merkitykselliset tiedot toisiinsa.
Sisällysluettelo
- 1. Vähimmäistietojoukko
- 2. Projektitunnus yhdistävänä tekijänä
- 3. Olemassa olevien tietosilojen yhdistäminen
- 4. Mitä muita tietoja voidaan ottaa huomioon?
- 5. Riippuvuudet ja rajoitukset
- 6. Menestyskriteerien määrittely
- 7. StratePlan-asennus viidessä vaiheessa
- Miksi aloittamisen tulisi olla tarkoituksellisesti suppea
1. Liiketoiminnan vähimmäistietojoukko
Ensimmäistä optimointia varten tietorakenteen ei tarvitse olla monimutkainen.
Yksinkertaisimmassa mallissa StratePlan tarvitsee aluksi jokaisesta investointihankkeesta seuraavat tiedot:
Projektitunnus – Menot – Tulot
Esimerkiksi:
Projekti 4711 – Investointi / Menot: 10 miljoonaa euroa – Odotettu taloudellinen hyöty (tulot): 15 miljoonaa euroa
Tästä syntyy jo perustavanlaatuinen matemaattinen kysymys:
Mikä olemassa olevien hankkeiden yhdistelmä tuottaa käytettävissä olevan budjetin puitteissa suurimman määritellyn sijoitetun pääoman tuoton (ROI) / hyödyn?
Tämä on lähtökohta.
Muita tietoja lisätään vasta silloin, kun ne ovat merkityksellisiä konkreettisen päätöksen kannalta.
2. Projektitunnus yhdistävänä tekijänä
Käytännössä merkitykselliset tiedot ovat usein jo yrityksen hallussa.
Ongelmana on,
ne sijaitsevat eri järjestelmissä ja organisaation siiloissa.
CAPEX-luettelossa on esimerkiksi projekti ja investointisumma / menot.
Talousosastolla on käytettävissään tulosvaikutukset, kassavirrat tai nettonykyarvo (NPV).
Operatiivinen osasto tuntee resurssitarpeet ja tekniset riippuvuudet.
Liiketoimintayksiköillä on käytössään markkina-, liikevaihto- tai kapasiteettioletukset.
Johto määrittelee strategiset tavoitteet.
Näitä tietoja ei välttämättä tarvitse siirtää kokonaan uuteen järjestelmään.
Ensin tarvitaan yhteinen linkki.
Tämä yhteys on projektitunnus (Project ID).
3. Olemassa olevien tietosilojen yhdistäminen
Perustietomalli voidaan siksi esittää hyvin yksinkertaisesti:
CAPEX / PPM + taloushallinto / controlling + myynti / liiketoimintayksikkö + operatiivinen toiminta + strategia / johto → projektitunnus → StratePlan
Olemassa olevat ERP-, taloushallinto-, PPM-, Excel- tai tietokantarakenteet voivat säilyä ennallaan.
StratePlan toimii päätöksentekotasolla näiden yläpuolella.
Ratkaisevaa on, että projektiin liittyvät tiedot voidaan yhdistää toisiinsa yksilöllisen tunnisteen avulla.
Näin hajallaan olevista yritystiedoista muodostuu yhteinen päätöksentekotila.
Tietojen ei tarvitse syntyä samassa paikassa. Ne on kuitenkin voitava kohdistaa yksiselitteisesti samaan projektiin.
4. Mitä muita tietoja voidaan ottaa huomioon?
Minimum Dataset -mallin pohjalta mallia voidaan laajentaa vastaamaan yrityksen todellista tilannetta.
Tähän voivat kuulua esimerkiksi:
Kustannukset
Voitto
Kassavirta
NPV
Liikevaihto
Tuotanto
Kesto
Resurssitarve
Kapasiteetit
Toimipaikat
Liiketoiminta-alueet
Projektiluokat
Kaikki yritykset eivät tarvitse kaikkia näitä tietoja.
Eikä jokainen investointipäätös vaadi samaa tietorakennetta.
Siksi tietojen valmistelun tulisi lähteä päätöksentekokysymyksestä.
Mitkä tiedot todella vaikuttavat päätökseen?
Vain nämä tiedot on sisällytettävä kyseiseen malliin.
5. Riippuvuudet ja rajoitukset
Todellisissa sijoitussalkkuissa projekteja voidaan harvoin tarkastella täysin toisistaan riippumattomina.
Siksi voidaan määritellä lisäksi riippuvuuksia ja rajoituksia.
Esimerkiksi:
Projekti B voidaan toteuttaa vain, jos projekti A toteutetaan.
Projekti C ja projekti D sulkevat toisensa pois.
Projekti E on ehdottomasti toteutettava.
Tietylle toimipaikalle on käytettävissä vain rajallinen budjetti.
Tiettyä resurssia on saatavilla vain rajoitetusti.
Yksi liiketoiminta-alue on otettava huomioon määritellyllä vähimmäismäärällä.
Nämä ehdot kuvaavat matemaattisesti yrityksen todellisuutta.
StratePlan ei siis etsi pelkästään teoreettisesti suurinta tuottoa.
Se etsii parasta sallittua projektikombinaatiota määriteltyjen ehtojen puitteissa.
6. Menestyskriteerien määrittely (julkinen sektori)
Ennen optimointia on oltava selvillä, mitä ”parempi” tarkoittaa kyseisen päätöksen kannalta.
Siksi kaupunki, kunta tai ministeriö määrittelee asiaankuuluvat menestyskriteerit ja painotukset alan asiantuntijan, osastopäällikön tai tiimin avulla.
Käyttötapauksesta riippuen tämä voi olla esimerkiksi:
taloudellisen panoksen maksimointi
NPV:n maksimointi
Kassavirran maksimointi
Tuotoksen maksimointi
Strategisten tavoitteiden optimointi
Teknologia ei itse päätä, mikä on yritykselle tärkeää.
Johto määrittelee tavoitteen. StratePlan laskee projektikombinaatiot annettujen ehtojen puitteissa.
Näin strateginen päätösvalta säilyy johdolla.
7. StratePlanin käyttöönotto neljässä vaiheessa
Perusasetukset voidaan näin tiivistää viiteen vaiheeseen:
Vaihe 1: Projektien tunnistaminen
Mitkä investointiprojektit tulisi ottaa huomioon päätöksenteossa?
Vaihe 2: Projektitunnisteiden yhtenäistäminen
Jokaiselle projektille annetaan yksilöllinen tunniste, jonka avulla eri tietolähteistä peräisin olevat tiedot voidaan yhdistää.
Vaihe 3: Investointien (menot) ja tulojen (liiketoiminta tai hyöty) kohdistaminen
Jokaiselle hankkeelle tallennetaan vähintään investoinnit/menot tai odotettu taloudellinen hyöty, tulot/tuotto tai julkisen sektorin tapauksessa määritelty hyöty (0,01–0,99 tai 1–15).
Vaihe 4: Lisää merkitykselliset rajoitukset ja riippuvuudet
Määritellään budjetti, resurssit, riippuvuudet ja muut todelliset olosuhteet.
Tämän jälkeen laskennan perustana oleva perusrakente on valmis.
Miksi aloituksen tulisi olla tarkoituksellisesti suppea
Päätöksentekoälyä ei pitäisi aloittaa kysymyksellä:
”Kuinka saamme kaikki yritystiedot uuteen järjestelmään?”
Vaan kysymyksellä:
”Mitä tietoja tarvitsemme, jotta voimme laskea tämän konkreettisen päätöksen paremmin?”
Tämä on perustavanlaatuinen ero.
Yrityksen ei tarvitse ensin muuttaa koko tietojärjestelmäänsä voidakseen aloittaa matemaattisen optimoinnin.
Se voi aloittaa selkeästi määritellyllä päätöksellä ja suppealla tietojoukolla.
Projektitunnus → Menot → Tulot
Sen jälkeen lisätään vain ne tiedot, riippuvuudet ja rajoitukset, joita todellisen päätöksen tekemiseen tarvitaan.
Näin olemassa olevista yritystiedoista syntyy askel askeleelta matemaattisesti laskettava päätöksentekotila.
Ja juuri siksi pääsy päätöksentekoälyyn voi olla huomattavasti kevyempää kuin monet yritykset aluksi odottavat.
Aloita päätöksestä. Älä järjestelmästä.
Päätöksentekoäly kaikille.
Älä luota meihin. Laske se itse.
Liiketoiminta: Perustiedot globaalin optimin saavuttamiseksi
StratePlanin lähtötiedot voivat olla hyvin suppeat. Perustason salkun optimointia varten StratePlan tarvitsee aluksi vain kolme keskeistä tietoa projektia kohden:
Projektitunnus → Kustannukset → Tulot
Näistä perustiedoista muodostuu matemaattinen päätöksentekotila.
Kun projekteja on N, teoreettisesti on olemassa jopa 2^N mahdollista projektikombinaatiota. Jo 20 projektin kohdalla mahdollisia yhdistelmiä on yli miljoona.
Siksi StratePlan ei tarkastele pelkästään yksittäisiä projekteja tai perinteistä prioriteettiluetteloa, vaan analysoi mahdollisia projektikombinaatioita annetun budjetin ja määriteltyjen ehtojen puitteissa.
Keskeinen kysymys on:
Mikä käytettävissä olevien projektien yhdistelmä saavuttaa määriteltyjen ehtojen puitteissa kokonaisoptimin?
Jo yksinkertainen perusrakenne, joka koostuu projektitunnuksesta, kuluista ja tuloista, voi riittää erilaisten salkkukoostumusten matemaattiseen vertailuun.
Lisätietoja, kuten resurssit, projektien riippuvuudet, kestoajat, strategiset ohjeet tai muut rajoitukset, voidaan lisätä myöhemmin, jos ne ovat merkityksellisiä todellisen investointipäätöksen kannalta.
Matemaattisen CAPEX-optimoinnin aloittaminen ei välttämättä vaadi monimutkaista tietoprojektia, vaan riittää selkeä perusrakenne:
Projektitunnus. Menot. Tulot.
Muutamasta päätöksenteon kannalta merkityksellisestä tiedosta muodostuu matemaattisesti laskettava päätöksentekotila. StratePlan tutkii tätä päätöksentekotilaa määrittääkseen määriteltyjen ehtojen puitteissa globaalisti optimaalisen sallitun projektikombinaation.
Julkinen sektori: Vaikutuksen optimointi voiton sijaan
Julkisella sektorilla keskipisteenä ei ole voiton maksimointi, vaan julkisten investointien mahdollisimman suuri vaikutus.
Tätä varten StratePlan voi käyttää painotettuja hyötykriteerejä (UTC).
Perustietorakenne on tarkoituksella pidetty yksinkertaisena:
Projektitunnus → Investointi → Hyötykriteerit / Painotus
Painotus kuvaa projektin määriteltyä yhteiskunnallista, infrastruktuurista, ekologista tai strategista hyötyä.
Kun hankkeita on N, teoriassa syntyy jopa 2^N mahdollista hankekombinaatiota. StratePlan laskee näistä käytettävissä olevan budjetin huomioon ottaen optimaalisen sallitun yhdistelmän.
Keskeinen kysymys on:
Mikä investointien yhdistelmä tuottaa käytettävissä olevalla julkisella budjetilla suurimman määritellyn vaikutuksen?
Roolijako pysyy tässä selkeänä:
Ihminen määrittelee kriteerit ja painotukset. StratePlan laskee optimaalisen yhdistelmän.
Muita vaatimuksia, kuten pakolliset projektit, alueellinen jakautuminen, resurssit tai riippuvuudet, voidaan lisätä rajoitteiksi.
Projektitunnus. Investointi. Hyötykriteerit.
Näin yksinkertaisesta projektiluettelosta muodostuu matemaattisesti laskettava päätöksentekotila, jonka avulla julkisia varoja voidaan kohdentaa vaikutuskeskeisesti.
