Decision Intelligence för den offentliga sektorn – realtidsbudgetering för ministerier, kommuner och städer

Maximal effekt. Inom ramen för den tillgängliga budgeten.

När budget, bidrag, lagstadgade krav eller prioriteringar ändras beräknar StratePlan den bästa kombinationen av åtgärder på nytt – i realtid, på ett överskådligt sätt och på några sekunder.

En budget förblir aldrig oförändrad

Budgetförslaget är bara utgångspunkten. Beslut om bidrag kommer in senare. Byggkostnaderna stiger. Nya obligatoriska uppgifter tillkommer. En översvämning, en skolstängning eller ett lagstadgat krav förändrar prioriteringarna omedelbart.

Då inleds en ny cykel i många förvaltningar: uppdatera listor, samordna alternativ, förbereda utskott och vänta i veckor på tillförlitliga svar. Den avgörande frågan är dock inte: Vilket enskilt projekt är viktigt?

Den lyder: Vilken kombination av alla åtgärder ger den största totala effekten under de nu gällande förhållandena?

Från budgetändring till hållbar variant

StratePlan förvandlar en förändring till ett beräkningsbart beslut. Budgetdata och åtgärder sammanförs i en tydlig struktur. Systemet tar hänsyn till budgetgränser, nytto-kriterier, obligatoriska åtgärder, beroendeförhållanden, tidsramar, resurser och strategiska minimimål.

Om en parameter ändras är det inte bara en lista som justeras. Hela åtgärdsportföljen optimeras på nytt.

Ändra parametrar. Beräkna den totala budgeten på nytt. Jämför alternativ. Fatta ett välgrundat beslut.

De frågor som omedelbart kan besvaras i beslutsorganet

• Vad blir möjligt om ytterligare 10 miljoner euro i bidrag blir tillgängliga?
• Vilka åtgärder måste skjutas upp om det saknas 8 miljoner euro i budgeten?
• Hur förändras den totala effekten om en åtgärd måste genomföras?
• Vilken kombination skyddar utbildning, infrastruktur, klimat och samhällstjänster på det mest effektiva sättet?
• Vilka projekt hör hemma i nästa budgetår – och vilka hör strategiskt sett hemma i de följande åren?

StratePlan levererar inte bara en prioriteringslista. Det visar alternativa, fullständigt beräknade varianter och synliggör respektive avvägningar.

Effekt istället för avkastning: beslut utifrån offentliga mål

Offentliga budgetar styrs inte enbart av finansiell avkastning. Därför kan StratePlan, utöver utgifter och investeringar, arbeta med nyttokriterier: fackmässigt definierade kriterier för effekten av en åtgärd.

Beroende på nivå och uppgift kan det till exempel handla om:

• Utbildningskvalitet och rättvisa möjligheter
• Funktionsduglighet hos kritisk infrastruktur
• Klimatpåverkan och motståndskraft
• Säkerhet och efterlevnad av lagstiftning
• Platsens kvalitet, livskvalitet och social delaktighet
• Följdkostnader, genomföranderisk och tidsmässig brådska

Viktningen kommer inte från en svart låda. Den fastställs där expertisen finns: hos fackavdelningarna, de ansvariga och de politiska målen.

Exempel: nedskärning, beviljat stöd eller obligatorisk åtgärd

En stad har 50 åtgärder med ett sammanlagt behov på 220 miljoner euro. I den aktuella budgeten finns 100 miljoner euro tillgängliga. Skolor, vägar, digitalisering, klimatskydd och social infrastruktur konkurrerar om samma medel.

Om ett bidragsbeslut tillkommer kan StratePlan omedelbart beräkna vilka ytterligare åtgärder som ger den största totala effekten. Om en del av budgeten försvinner visar simuleringen vilken kombination som bäst skyddar de strategiska minimimålen. Om ett projekt blir obligatoriskt beräknar StratePlan den bästa kvarvarande portföljvarianten.

Detta ersätter inte det politiska beslutet. Det ger istället en fullständig, transparent och jämförbar beräkningsgrund.

Live i förvaltningsstyrelsen, kommunfullmäktige och utskottet

Traditionellt sett krävs ofta flera samrådsrundor mellan en ny fråga och ett tillförlitligt svar. StratePlan samlar fråga, beräkning, jämförelse och beslut i ett gemensamt beslutsrum.

Detta ger tre konkreta fördelar:

1. Snabbhet: Nya scenarier blir synliga på några sekunder istället för veckor.
2. Transparens: Antaganden, kriterier och konsekvenser för varje variant är spårbara.
3. Styrning: Besluten kan belägga vilka alternativ som har prövats under samma förutsättningar.

Strategisk styrning av budgetar över flera år

Ett bra beslut för det innevarande året kan vara ett dåligt beslut för de kommande fem åren. StratePlan optimerar därför inte bara enskilda budgetår, utan även fleråriga åtgärds- och investeringsstrategier.

På så sätt blir tidsberoenden, ansökningsperioder, byggfaser, följdkostnader, kapaciteter och strategiska målbanor gemensamt beräkningsbara. Årlig prioritering blir en konsekvent flerårig strategi.

Decision Intelligence 4 All: Koncernnivå utan koncernens kostnader

Det som hittills endast stora koncerner med omfattande planeringsavdelningar, specialiserade datavetenskapsteam, komplexa PPM-system och stora IT-budgetar har kunnat genomföra i viss utsträckning gör StratePlan nu tillgängligt för ministerier, kommuner och städer.

Decision Intelligence 4 All innebär: tillgång till matematisk portföljoptimering och realtidssimulering – utan fleråriga transformationsprojekt, utan ny storskalig IT-arkitektur och utan att behöva bygga upp egna specialistteam.

De befintliga uppgifterna om åtgärder, budget och verksamhetsområden utgör utgångspunkten. StratePlan kompletterar dessa uppgifter med en beslutslogik som beräknar alla relevanta kombinationer inom ramen för verkliga begränsningar vad gäller budget, nytta, tid och beroendeförhållanden.

På så sätt skapas, med minimala kostnader och minimal implementeringsinsats, en beslutsnivå som hittills främst varit förbehållen stora organisationer med betydande personal- och IT-resurser:

• fullständiga beräkningar istället för begränsade Excel-varianter,
• scenarier i realtid istället för tidskrävande efterberäkningar,
• tydliga avvägningar istället för samordning utifrån enskilda intressen,
• genomskinliga beslutsgrunder istället för rena antaganden.

StratePlan ersätter varken förvaltningens fackkompetens eller det politiska beslutet. Det tillför något avgörande till båda: möjligheten att beräkna den bästa möjliga kombinationen av åtgärder innan beslutet fattas.

Kom igång enkelt – med befintliga data

För en första budgetsimulering behövs inget nytt stort system. Man börjar med en strukturerad åtgärdslista: ID, utgifter respektive investeringar, nyttokriterier samt, vid behov, beroendeförhållanden, obligatoriska åtgärder och tidsbegränsningar.

StratePlan kompletterar befintliga budget-, finans- och fackliga förfaranden. Era system förblir datakällor. StratePlan omvandlar den befintliga informationen till en beräkningsbar beslutsgrund.

Beräkna det bästa budgetalternativet innan du fattar ett beslut

FAQ: Live-budget simulering med StratePlan

Ersätter StratePlan budgetprogramvara eller fackliga rutiner?

Nej. StratePlan ersätter inga befintliga budget-, finans- eller fackprocedurer. Dessa system förblir de primära datakällorna. StratePlan kompletterar dem med matematiska beräkningar av åtgärdskombinationer, scenarier och deras samlade effekt.

Vem definierar nyttokriterierna?

Nyttokriterierna definieras av de ansvariga fackavdelningarna, beslutsfattarna och de politiska målen. StratePlan fattar inga fackliga eller politiska värdebedömningar. Det beräknar den bästa möjliga kombinationen utifrån de angivna målen, viktningarna och begränsningarna.

Kan en åtgärd anges som obligatorisk?

Ja. Lagstadgade skyldigheter, redan beslutade åtgärder, villkor för bidrag eller politiskt icke-förhandlingsbara projekt kan definieras som fasta begränsningar. StratePlan optimerar därefter den bästa möjliga återstående kombinationen av åtgärder inom ramen för dessa ramar.

Fungerar simuleringen även för flera budgetår?

Ja. StratePlan kan optimera åtgärds- och investeringsportföljer över två, tre, fem eller tio år. Därvid kan tidsfönster, byggfaser, stödperioder, resurser, beroenden och följdkostnader beaktas.

Hur snabbt kan ett första pilotprojekt startas?

Ett första pilotprojekt kan inledas med en avgränsad åtgärdslista. Redan 15 till 50 åtgärder räcker för att synliggöra effekten av en fullständig portföljberäkning. Inledningsvis krävs projekt- eller åtgärds-ID, utgifter respektive investeringar och definierade nytto-kriterier; ytterligare begränsningar kan läggas till vid behov.

Ligger det politiska beslutet kvar hos beslutsorganet?

Ja, utan förbehåll. StratePlan ersätter varken politiska beslut eller demokratisk legitimitet. Beslutsorganet fastställer mål, prioriteringar och icke-förhandlingsbara riktlinjer. StratePlan tydliggör vilka konsekvenser dessa beslut får och vilken kombination av åtgärder som ger den största totala effekten under de givna förutsättningarna.

Upplev hur nedskärningar, stödmedel, nya riktlinjer och prioriteringar påverkar hela er åtgärdsportfölj – i realtid och på ett överskådligt sätt.