Projekt- och portföljoptimering: Att välja den optimala kombinationen av projekt
Projektportföljoptimering besvarar en annan fråga än traditionell projektprioritering: Inte ”Vilket projekt har högst poäng?”, utan ”Vilken kombination av alla tillgängliga projekt ger det högsta möjliga totalvärdet inom ramen för budget, resurser och övriga begränsningar?”
Programvara för projekturval och projektprioritering skapar insyn i enskilda projekt. Programvara för portföljoptimering utvidgar detta perspektiv till att omfatta hela projektportföljen.
Detta blir avgörande så snart det finns fler attraktiva projekt än vad budgeten eller resurserna tillåter.
Ett företag kan till exempel ha 100 projekt som i grunden är meningsfulla. Om endast 60 av dessa kan finansieras räcker det dock inte att utvärdera varje projekt för sig.
Ledningen måste välja en kombination.
Och det är just här som ett kombinatoriskt beslutsproblem uppstår.
Vid 100 oberoende ja-nej-beslut om projekt finns det teoretiskt sett 2^100 möjliga projektkombinationer – cirka 1,27 × 10^30.
Projektportföljval och optimering av projektval gör detta beslutsutrymme matematiskt hanterbart.
Innehållsförteckning
- Vad är programvara för projekturval?
- Vad är programvara för projektprioritering?
- Vad är projektportföljoptimering?
- Vad är programvara för portföljoptimering?
- Vad är projektportföljval?
- Vad innebär optimal projekturval?
- Vad är beslutsfattande för projektportföljer?
- Vad är optimering av projekturval?
- Projekturval kontra projektprioritering
- Projektrankning kontra portföljoptimering
- Varför den bästa rangordningen inte garanterar den bästa portföljen
- Projekturvalsprocessen
- Vilka data behövs för projektportföljoptimering?
- Beakta budget, resurser och begränsningar
- Beakta projektberoenden
- Integrera strategiska kriterier i projekturvalet
- Matematiken bakom optimering av projekturvalet
- Exempel: Varför projektprioritering inte räcker
- Exempel: 150 projekt och en begränsad budget
- Portföljscenarier och vad-händer-om-analys
- Portföljbeslut live i styrelserummet
- Projektportföljoptimering med StratePlan
- Vanliga frågor om projekt- och portföljoptimering
Vad är programvara för projekturval?
Programvara för projekturval hjälper företag att ur ett större antal möjliga projekt välja ut de som faktiskt ska genomföras.
Projekturvalet kan ta hänsyn till olika typer av information:
- Projektkostnader
- Förväntade intäkter
- Netto nuvärde
- Avkastning på investeringen
- Strategiska fördelar
- Risker
- Resursbehov
- Projektets varaktighet
- Beroenden
- Budgetbegränsningar
Den egentliga utmaningen ligger dock inte i lagringen eller presentationen av dessa data.
Den ligger i urvalsbeslutet.
Så snart flera projekt samtidigt konkurrerar om begränsat kapital och begränsade resurser måste programvaran för projekturval ta hänsyn till portföljnivån.
Den relevanta frågan är inte bara om ett projekt är bra. Det avgörande är om det ingår i den bästa projektkombinationen.
Vad är programvara för projektprioritering?
Programvara för projektprioritering utvärderar projekt utifrån definierade kriterier och rangordnar dem vanligtvis.
Projekt kan till exempel prioriteras utifrån följande faktorer:
- ROI
- NPV
- Återbetalningstid
- Strategisk passform
- Risk
- Brådskande
- Efterlevnad
- Ledningsbetyg
Resultatet kan till exempel se ut så här:
- Projekt A
- Projekt B
- Projekt C
- Projekt D
- Projekt E
En rangordning är användbar, men besvarar en annan fråga än portföljoptimering.
Projektprioritering ställer frågan:
”Vilket projekt får högst betyg?”
Projektportföljoptimering ställer frågan:
”Vilken kombination av projekt ger det högsta totalvärdet inom våra begränsningar?”
Denna skillnad är avgörande.
Vad är projektportföljoptimering?
Projektportföljoptimering är den matematiska optimeringen av en projektportfölj utifrån definierade mål och begränsningar.
Här betraktas inte projekten isolerat.
Istället undersöks hur de konkurrerar och interagerar med varandra inom en gemensam portfölj.
En förenklad målfunktion kan lyda:
Maximera det totala värdet av alla utvalda projekt.
Under förutsättning att:
Totala utgifter ≤ tillgänglig budget.
Dessutom kan ytterligare villkor beaktas:
- Resursbegränsningar
- Projektberoenden
- Obligatoriska projekt
- Minimibudgetar
- Maxbudgetar
- Regler för affärsenheter
- Strategiska krav
- Tidsmässiga villkor
På så sätt förvandlas en projektlista till ett matematiskt beslutsutrymme.
Vad är programvara för portföljoptimering?
Programvara för portföljoptimering hjälper företag att beräkna möjliga portföljkonfigurationer utifrån definierade mål och begränsningar.
Inom projektledning ligger fokus på den optimala eller bästa möjliga kombinationen av projekt.
En programvara för portföljoptimering bör därför inte bara visa projekt och beräkna poäng.
Den bör ta hänsyn till samspelet mellan projektval, budgetanvändning, resurser och måluppfyllelse.
Typiska frågor är:
- Vilka projekt bör finansieras?
- Vilka projekt bör inte väljas ut?
- Vilka projekt bör skjutas upp?
- Vad händer om budgeten minskar?
- Vilka projekt läggs till vid en ökad budget?
- Vilken kombination maximerar nettonuvärdet (NPV)?
- Vilken kombination maximerar det strategiska värdet?
- Vilka projekt kan genomföras tillsammans?
Programvara för portföljoptimering bör inte bara hantera portföljen. Den bör stödja beslut om portföljen.
Vad är projektportföljval?
Projektportföljurval avser urvalet av en delmängd av projekt ur en större projektmängd.
Problemet uppstår vanligtvis genom att inte alla föreslagna projekt kan genomföras samtidigt.
Orsakerna till detta kan till exempel vara:
- Begränsad budget
- Begränsad personalresurs
- Begränsade tekniska resurser
- Produktionsbegränsningar
- Strategiska riktlinjer
- Projektberoenden
- Tidsbegränsningar
Projektportföljvalet avgör därmed vilka projekt som ska ingå i portföljen.
Matematisk optimering utökar denna process med en formell målfunktion.
Man söker inte efter vilket godtagbart urval som helst.
Man söker efter ett urval som på bästa möjliga sätt uppfyller den definierade målvärdet under de givna förutsättningarna.
Vad innebär optimal projekturval?
Optimal projekturval avser valet av en projektkombination som optimerar en definierad målfunktion under alla modellerade begränsningar.
Vad ”optimal” innebär beror därför på målsättningen.
Målet kan till exempel vara:
- Att maximera NPV
- Maximera avkastningen på investeringen (ROI) eller det ekonomiska värdet
- Maximera den strategiska nyttan
- Maximera riskminskningen
- Optimera flera mål samtidigt
Optimeringen sker samtidigt under företagets verkliga förhållanden.
En matematiskt optimal portfölj baserad på felaktiga antaganden skulle vara till liten hjälp för ledningens beslut.
Därför är både målfunktionen och de modellerade begränsningarna avgörande.
Optimal projektval innebär: den bästa projektkombinationen inom den definierade beslutsmodellen.
Vad är portföljbeslutsfattande?
Portföljbeslut avser beslut om hela projektportföljen istället för isolerade beslut om enskilda projekt.
Ledningen överväger då inte bara:
”Ska projekt A genomföras?”
Utan:
”Vad innebär projekt A för alla andra projekt som konkurrerar om samma kapital och resurser?”
Därigenom blir alternativkostnaderna synliga.
Om projekt A kräver 50 miljoner euro, finns dessa 50 miljoner euro inte längre tillgängliga för projekt B, C eller D.
Ett portföljbeslut tar därför hänsyn till värdet av de alternativ som utesluts genom beslutet.
Detta gör portföljbeslutsfattande särskilt relevant för:
- styrelser
- Ekonomichefer
- Investeringskommittéer
- Portföljförvaltare
- Företagsstrategi
- Controlling
- PMO- och PPM-ansvariga
Vad är projekturvalsoptimering?
Projekturvalsoptimering kombinerar projekturval med matematisk optimering.
Därvid definieras beslutsvariabler för projekten.
Förenklat kan följande gälla för varje projekt:
1 = Välj projekt
0 = Välj inte projektet
Optimeringen undersöker därefter möjliga kombinationer av dessa beslut under de definierade villkoren.
Till exempel:
Maximera det totala nettonuvärdet (NPV) för de valda projekten.
Under:
Totalkostnad ≤ 500 miljoner €
och:
- Projekt B endast om projekt A väljs
- Projekt C eller projekt D, men inte båda
- Projekt E är obligatoriskt
- Affärsenhet A tilldelas minst 50 miljoner euro
- Tekniska resurser får inte överskridas
På så sätt kan komplexa verkliga urvalsregler formellt integreras i projekturvalet.
Projekturval kontra projektprioritering
| Projektprioritering | Projekturval |
|---|---|
| Utvärderar projekt | Beslutar om införande i portföljen |
| Skapar ofta en rangordning | Gör ett projekturval |
| Fokus på relativ prioritet | Fokus på portföljens sammansättning |
| Projekt A kan placeras före projekt B | A kan väljas eller inte väljas |
| Budgeten behöver inte ingå i rankningen | Budgeten kan utgöra en strikt urvalsbegränsning |
| Svar på frågan: ”Vad är viktigast?” | Besvarat: ”Vad genomför vi faktiskt?” |
Prioritering och urval kan kopplas samman.
De bör dock inte förväxlas.
Projektrankning kontra portföljoptimering
| Projektrankning | Portföljoptimering |
|---|---|
| Betraktar projekt främst var för sig | Betraktar kombinationer av projekt |
| Skapar en rangordning | Skapar en portföljkonfiguration |
| Ett betyg per projekt | Portföljens sammanlagda värde |
| Alternativkostnader syns endast i begränsad utsträckning | Alternativkostnaderna beaktas genom urvalet |
| Komplexa beroenden är svåra att hantera | Beroenden kan modelleras |
| Fokus på prioritet | Fokus på totalprestanda |
En rangordning kan vara en viktig informationskälla.
Den ger dock inte automatiskt svar på det kombinatoriska urvalsproblemet.
Varför den bästa rankningen inte garanterar den bästa portföljen
Anledningen ligger i olika projektkostnader.
Anta att fyra projekt konkurrerar om en budget på 100 miljoner euro.
| Projekt | Kostnader | Förväntat värde |
|---|---|---|
| Projekt A | 100 miljoner euro | 150 miljoner euro |
| Projekt B | 50 miljoner € | 90 miljoner euro |
| Projekt C | 30 miljoner euro | 55 miljoner euro |
| Projekt D | 20 miljoner euro | 40 miljoner euro |
Projekt A har det högsta enskilda värdet.
Om det väljs ut kommer hela budgeten att förbrukas.
Portföljvärdet uppgår till 150 miljoner euro.
Alternativt kan B, C och D genomföras gemensamt.
Totalkostnad:
50 + 30 + 20 = 100 miljoner euro
Totalt värde:
90 + 55 + 40 = 185 miljoner euro
Båda alternativen kräver exakt samma budget.
Kombinationen B + C + D ger dock ett förväntat totalvärde som är 35 miljoner euro högre.
Det bästa enskilda projektet är inte automatiskt den bästa portföljen.
Projekturvalsprocessen
En strukturerad projekturvalsprocess kan omfatta följande steg:
- Kartlägga projektuniversumet: Sammanställa alla relevanta projektförslag.
- Standardisera projektdata: Göra kostnader, nytta och övrig information jämförbar.
- Definiera målet: Fastställa vad som ska maximeras eller optimeras med portföljen.
- Fastställa budget: Definiera tillgängliga finansiella medel.
- Kartlägga resurser: Beakta kapacitetsbegränsningar.
- Modellera beroendeförhållanden: Definiera beroenden mellan projekt.
- Komplettera med strategiska kriterier: Integrera företagets mål.
- Optimera portföljen: Beräkna projektkombinationer.
- Jämföra scenarier: Undersöka alternativa förutsättningar.
- Besluta om portföljen: Fatta ett ledningsbeslut.
- Beräkna på nytt: Uppdatera portföljen vid förändrade förutsättningar.
Vilka data behövs för projektportföljoptimering?
Man behöver inte börja med en komplex datamodell när man sätter igång med projektportföljoptimering.
En enkel grundstruktur kan redan bestå av tre centrala uppgifter:
- Projekt-ID
- Utgifter respektive investeringsbehov
- Förväntade intäkter, NPV eller ett annat mått
Beroende på beslutet kan ytterligare information läggas till:
- Affärsenhet
- Plats
- Projektkategori
- Strategiska kriterier
- Resursbehov
- Projektets varaktighet
- Beroenden
- Obligatorisk projektstatus
- Risk
- Årliga utgifter
Datastrukturen bör följa beslutet – inte beslutet följa datastrukturen.
Beakta budget, resurser och begränsningar
En realistisk projektportfölj har flera begränsningar samtidigt.
Till exempel:
- Totalbudget ≤ 500 miljoner euro
- Affärsenhet A ≤ 150 miljoner €
- Affärsenhet B ≥ 50 miljoner euro
- Högst 20 parallella projekt
- Begränsad ingenjörskapacitet
- Vissa compliance-projekt är obligatoriska
- Strategiska minimimål måste uppnås
Dessa villkor begränsar det tillåtna beslutsutrymmet.
Projektportföljoptimering söker sedan inom detta utrymme efter den portföljkonfiguration som bäst uppfyller den definierade målfunktionen.
Beakta projektberoenden
Projekt är ofta inte oberoende av varandra.
Typiska projektberoenden är:
Projekt B kräver projekt A.
Projekt C och projekt D måste genomföras tillsammans.
Projekt E och projekt F utesluter varandra.
Projekt G får inte starta förrän projekt H har avslutats.
Projekt I är endast meningsfullt om projekt J också genomförs.
Sådana beroendeförhållanden kan väsentligt förändra den optimala projektkombinationen.
En ren rangordningsmetod har svårt att återge dessa relationer.
I en matematisk beslutsmodell kan de formuleras som begränsningar.
Integrera strategiska kriterier i projekturvalet
Företag väljer inte projekt enbart utifrån finansiella nyckeltal.
Strategiska kriterier kan till exempel vara:
- Tillväxt
- Innovation
- Strategisk passform
- Digitalisering
- Motståndskraft
- Hållbarhet
- Riskminimering
- Kundnytta
- Marknadstillträde
Dessa kriterier kan definieras och viktas explicit.
Därigenom blir det tydligt hur olika strategiska prioriteringar påverkar det optimala projektvalet.
Ledningen kan till exempel jämföra:
Portfölj A: Maximering av det finansiella värdet
Portfölj B: Större vikt vid tillväxt
Portfölj C: Större vikt vid motståndskraft
På så sätt blir effekterna av strategiska beslut på portföljens sammansättning kvantitativt jämförbara.
Matematiken bakom projekturvalsoptimering
Den kombinatoriska komplexiteten är en av de centrala orsakerna till matematisk portföljoptimering.
Vid N oberoende ja-nej-projekt kan det teoretiskt uppstå upp till 2^N kombinationer.
| Antal projekt | Teoretiskt möjliga kombinationer |
|---|---|
| 20 | 2^20 = 1 048 576 |
| 50 | 2^50 ≈ 1,13 × 10^15 |
| 100 | 2^100 ≈ 1,27 × 10^30 |
| 200 | 2²⁰⁰ ≈ 1,61 × 10⁶⁰ |
Detta teoretiska beslutsutrymme begränsas av villkor, men förblir ofta mycket komplext när det gäller verkliga portföljer.
Ett team av mänskliga beslutsfattare kan inte manuellt jämföra miljoner eller miljarder möjliga portföljer.
Matematisk optimering sköter därför den kombinatoriska sökningen inom den definierade modellen.
Ledningen fastställer mål och regler. Matematiken beräknar konsekvenserna.
Exempel: Varför projektprioritering inte räcker
Ett företag utvärderar 40 projekt utifrån ett strategiskt poängsystem.
Därefter sorteras projekten från högsta till lägsta poäng.
Företaget börjar högst upp på listan och väljer projekt tills budgeten är förbrukad.
Detta tillvägagångssätt verkar logiskt.
Den har dock en strukturell nackdel:
Den undersöker inte systematiskt om en annan kombination av lägre rankade projekt utnyttjar budgeten mer effektivt.
Ett högt rankat projekt kan till exempel kosta 80 miljoner euro.
Tre något lägre rankade projekt skulle tillsammans också kunna kosta 80 miljoner euro, men skapa ett högre totalt värde.
Portföljoptimering granskar därför inte bara rangordningen.
Den beaktar kombinationen.
Exempel: 150 projekt och en begränsad budget
Ett industriföretag har 150 föreslagna projekt.
Det totala investeringsbehovet uppgår till 1,8 miljarder euro.
Den tillgängliga budgeten uppgår till 1,1 miljarder euro.
Dessutom gäller följande villkor:
- 250 miljoner euro i obligatoriska investeringar
- Fem affärsenheter
- Sex produktionsanläggningar
- Begränsade tekniska resurser
- Flera projektberoenden
- Strategiska tillväxtmål
Frågan är inte:
”Vilka 150 projekt är bra?”
Frågan är:
”Vilken tillåten kombination av dessa 150 projekt ger det högsta definierade totalvärdet inom ramen för 1,1 miljarder euro?”
Det är just denna fråga som Project Portfolio Optimization avbildar matematiskt.
Portföljscenarier och vad-händer-om-analys
Ett optimalt portföljbeslut beror på de underliggande antagandena.
Om dessa ändras bör portföljen omvärderas.
Typiska ”vad händer om”-frågor är:
”Vad händer om budgeten minskas med 10 procent?”
”Vilka projekt faller bort om budgeten minskas med 20 procent?”
”Vad får vi för ytterligare 50 miljoner euro?”
”Vad händer om projekt A blir obligatoriskt?”
”Hur förändras portföljen om ingenjörskapaciteten minskar?”
”Vad händer om tillväxt ges större vikt?”
För varje scenario kan en ny portföljoptimering genomföras.
Därmed ändras inte bara enskilda parametrar.
Hela projekturvalet beräknas på nytt utifrån de nya förutsättningarna.
Portföljbeslut live i styrelserummet
De mest intressanta portföljfrågorna uppstår ofta under själva ledningsbeslutet.
En CFO minskar till exempel den tillgängliga budgeten.
En VD vill införa ett strategiskt initiativ som obligatoriskt.
En COO påpekar en ny resursbegränsning.
Styrelsen vill veta vilka projekt som därmed faller bort från portföljen.
I traditionella processer kan detta leda till en ny analys, vars resultat först blir tillgängligt flera dagar senare.
Med CAPEX Live Boardroom-simuleringen från StratePlan kan förberedda portföljmodeller beräknas på nytt med ändrade villkor.
Därmed kan man till exempel direkt jämföra följande med varandra:
- Nuvarande portfölj
- Optimerad portfölj
- Portfölj med reducerad budget
- Tillväxtportfölj
- Strategisk portfölj
- Alternativa begränsningsscenarier
Portföljbeslutsfattandet blir därmed interaktivt.
Fråga. Beräkning. Jämförelse. Beslut.
Optimering av projektportföljen med StratePlan
StratePlan kombinerar projekturval, beslutsfattande kring portföljen och matematisk optimering av projektportföljen i en gemensam beslutsmodell.
Projekt, investeringar, förväntade resultat, strategiska kriterier och begränsningar kan betraktas tillsammans.
Detta gör det möjligt att bland annat beräkna följande frågor:
- Vilka projekt bör väljas ut?
- Vilka projekt bör inte finansieras?
- Vilken kombination ger det högsta möjliga portföljvärdet?
- Hur förändras urvalet vid en lägre budget?
- Vilka projekt ska läggas till vid en ökad budget?
- Vilka projekt bör skjutas upp?
- Hur påverkar projektberoenden portföljen?
- Hur påverkar resursbegränsningarna?
- Hur påverkar strategiska kriterier projekturvalet?
- Hur skiljer sig den nuvarande portföljen från den optimerade portföljen?
- Hur påverkar alternativa scenarier den optimala projektkombinationen?
Därmed förvandlas projekturvalet från en statisk prioritering till ett beräkningsbart beslutsproblem för portföljen.
Samma projekt. Olika kombinationer. Bättre resultat.
Nöj dig inte med att bara rangordna projekt. Beräkna portföljen.
Vanliga frågor om projekt- och portföljoptimering
Vad är programvara för projekturval?
Programvara för projekturval hjälper företag att välja ut projekt ur en större mängd möjliga projekt. Moderna metoder kan, förutom projektbedömningar, även ta hänsyn till budgetbegränsningar, resurser, beroenden och andra restriktioner.
Vad är programvara för projektprioritering?
Programvara för projektprioritering utvärderar projekt utifrån definierade kriterier och skapar vanligtvis en rangordning. Kriterierna kan till exempel vara avkastning på investeringen (ROI), nettonuvärde (NPV), strategisk passform, risk eller brådskande behov.
Vad är projektportföljoptimering?
Projektportföljoptimering använder matematisk optimering för att ur tillgängliga projekt fastställa en portföljkombination utifrån definierade mål och begränsningar. Till skillnad från en rangordning beaktas här projektkombinationer.
Vad är programvara för portföljoptimering?
Programvara för portföljoptimering stödjer det matematiska urvalet och kombinationen av projekt eller investeringar inom definierade budget-, resurs- och andra begränsningar.
Vad är projektportföljurval?
Projektportföljval avser urvalet av en delmängd av projekt ur en större projektpool. Målet är att skapa en genomförbar portfölj som uppfyller de definierade företagsmålen så väl som möjligt.
Vad innebär optimal projekturval?
Optimal projekturval avser urvalet av en projektkombination som inom ramen för en definierad matematisk modell optimerar den fastställda målfunktionen samtidigt som alla modellerade begränsningar uppfylls.
Vad är portföljbeslutsfattande?
Portföljbeslutsfattande betraktar beslut på nivån för hela projektportföljen. Här beaktas alternativkostnader, budgetar, resurser, strategiska mål och interaktioner mellan projekt.
Vad är optimering av projekturval?
Projekturvalsoptimering kombinerar urvalet av projekt med matematisk optimering. Man beräknar vilken projektkombination som under de definierade förutsättningarna bäst uppfyller den valda målvärdet.
Vad är skillnaden mellan projektprioritering och projektportföljoptimering?
Projektprioritering utvärderar projekt och resulterar ofta i en rangordning. Projektportföljoptimering betraktar däremot möjliga kombinationer av projekt och tar hänsyn till budget-, resurs- och andra begränsningar vid valet av portfölj.
Varför leder inte det högst prioriterade projektet automatiskt till den bästa portföljen?
Projekt har olika kostnader och förbrukar olika resurser. Flera projekt med lägre prioritet kan tillsammans kräva samma budgetbelopp som ett enda högprioriterat projekt, men samtidigt skapa ett högre totalt värde.
Kan portföljoptimering ta hänsyn till projektberoenden?
Ja. Beroenden kan modelleras som matematiska begränsningar. Man kan till exempel definiera att ett projekt förutsätter ett annat, att två projekt måste genomföras samtidigt eller att två projekt utesluter varandra.
Kan projektportföljoptimering ta hänsyn till strategiska kriterier?
Ja. Strategiska kriterier kan integreras i beslutsmodellen som målvärden, viktade nyttokriterier eller ytterligare villkor.
Hur många kombinationer finns det vid 100 projekt?
Vid 100 oberoende binära projektbeslut finns det teoretiskt sett 2^100 möjliga kombinationer. Det motsvarar ungefär 1,27 × 10^30 möjliga portföljer.
Kan en projektportfölj optimeras på nytt om budgeten ändras?
Ja. Om den tillgängliga budgeten ändras kan hela portföljen beräknas på nytt utifrån den nya kapitalgränsen. På så sätt blir det tydligt vilka projekt som faller bort, läggs till eller ersätts av andra kombinationer.
Vilka data krävs för projektportföljoptimering?
För en enkel modell kan projekt-ID, utgifter och ett mått såsom intäkter, NPV eller nytta räcka. Beroende på användningsfallet kan resurser, strategiska kriterier, beroenden, löptider, affärsenheter och ytterligare begränsningar läggas till.
Vilka är fördelarna med portföljoptimering jämfört med manuell projekturval?
Matematisk portföljoptimering kan systematiskt analysera ett mycket stort kombinatoriskt beslutsutrymme och samtidigt ta hänsyn till flera begränsningar. Ledningen kan därmed jämföra alternativa portföljer utifrån en explicit beslutslogik.
