Optimalizace projektů a portfolia: Výběr optimální kombinace projektů

Optimalizace projektového portfolia odpovídá na jinou otázku než klasické stanovení priorit projektů: Nejde o to, „který projekt má nejvyšší skóre?“, ale „která kombinace všech dostupných projektů přinese v rámci rozpočtu, zdrojů a dalších omezení nejvyšší dosažitelnou celkovou hodnotu?“

Software pro výběr projektů a software pro stanovení priorit projektů zajišťují přehled o jednotlivých projektech. Software pro optimalizaci portfolia rozšiřuje tento pohled na celé projektové portfolio.

To se stává rozhodujícím faktorem, jakmile je k dispozici více atraktivních projektů, než kolik umožňuje rozpočet nebo zdroje.

Podnik může mít například 100 projektů, které jsou v zásadě smysluplné. Pokud je však možné financovat pouze 60 z nich, nestačí hodnotit každý projekt samostatně.

Vedení musí vybrat určitou kombinaci.

A právě zde vzniká kombinatorický rozhodovací problém.

Při 100 nezávislých rozhodnutích o projektu typu „ano–ne“ existuje teoreticky 2^100 možných kombinací projektů – přibližně 1,27 × 10^30.

Výběr projektového portfolia a optimalizace výběru projektů umožňují tento rozhodovací prostor matematicky zvládnout.

Obsah

• Co je software pro výběr projektů?
• Co je software pro stanovení priorit projektů?
• Co je optimalizace projektového portfolia?
• Co je software pro optimalizaci portfolia?
• Co je výběr projektového portfolia?
• Co znamená optimální výběr projektů?
• Co je rozhodování o portfoliu?
• Co je optimalizace výběru projektů?
• Výběr projektů vs. stanovení priorit projektů
• Hodnocení projektů vs. optimalizace portfolia
• Proč nejlepší žebříček nezaručuje nejlepší portfolio
• Proces výběru projektů
• Jaká data jsou potřebná pro optimalizaci projektového portfolia?
• Zohlednění rozpočtu, zdrojů a omezení
• Zohlednění závislostí mezi projekty
• Začlenění strategických kritérií do výběru projektů
• Matematika optimalizace výběru projektů
• Příklad: Proč nestačí pouze stanovení priorit projektů
• Příklad: 150 projektů a omezený rozpočet
• Scénáře portfolia a analýza „co by, kdyby“
• Rozhodování o portfoliu v reálném čase v zasedací místnosti
• Optimalizace projektového portfolia pomocí StratePlan
• Často kladené otázky týkající se optimalizace projektů a portfolia

Co je to software pro výběr projektů?

Software pro výběr projektů pomáhá firmám vybrat z většího počtu možných projektů ty, které mají být skutečně realizovány.

Při výběru projektů lze zohlednit různé informace:

• Náklady na projekt
• Očekávané výnosy
• Čistá současná hodnota
• Návratnost investic
• Strategický přínos
• Rizika
• Potřeba zdrojů
• Doba trvání projektu
• Závislosti
• Rozpočtová omezení

Skutečná výzva však nespočívá v ukládání nebo zobrazení těchto dat.

Spočívá ve výběrovém rozhodnutí.

Jakmile o omezený kapitál a omezené zdroje soutěží současně více projektů, musí software pro výběr projektů zohlednit úroveň portfolia.

Důležitá není jen otázka, zda je projekt dobrý. Rozhodující je, zda je součástí nejlepší kombinace projektů.

Co je software pro stanovení priorit projektů?

Software pro stanovení priorit projektů hodnotí projekty na základě definovaných kritérií a obvykle je seřadí podle důležitosti.

Projekty lze například upřednostňovat podle následujících veličin:

• ROI
• NPV
• Doba návratnosti
• Strategická vhodnost
• Riziko
• Naléhavost
• Soulad s předpisy
• Hodnocení řízení

Výsledek může vypadat například takto:

1. Projekt A
2. Projekt B
3. Projekt C
4. Projekt D
5. Projekt E

Žebříček je užitečný, ale odpovídá na jinou otázku než optimalizace portfolia.

Prioritizace projektů se ptá:

„Který projekt je hodnocen lépe?“

Optimalizace projektového portfolia se ptá:

„Která kombinace projektů vytváří v rámci našich omezení nejvyšší celkovou hodnotu?“

Tento rozdíl je zásadní.

Co je optimalizace projektového portfolia?

Optimalizace projektového portfolia je matematická optimalizace projektového portfolia v rámci definovaných cílů a omezení.

Projekty se přitom neposuzují izolovaně.

Místo toho se zkoumá, jak mezi sebou soutěží a jak vzájemně interagují v rámci společného portfolia.

Zjednodušená cílová funkce může znít:

Maximalizuj celkovou hodnotu všech vybraných projektů.

Za podmínky:

celkové výdaje ≤ dostupný rozpočet.

Kromě toho lze zohlednit i další podmínky:

• Omezení zdrojů
• Závislosti projektů
• Povinné projekty
• Minimální rozpočty
• Maximální rozpočty
• Pravidla obchodních jednotek
• Strategické požadavky
• Časové podmínky

Díky tomu se ze seznamu projektů stává matematický rozhodovací prostor.

Co je software pro optimalizaci portfolia?

Software pro optimalizaci portfolia pomáhá firmám vypočítat možné konfigurace portfolia na základě definovaných cílů a omezení.

V projektovém řízení se přitom klade důraz na optimální, respektive nejlepší možnou kombinaci projektů.

Software pro optimalizaci portfolia by proto neměl pouze zobrazovat projekty a počítat skóre.

Měl by zohledňovat vzájemné vztahy mezi výběrem projektů, čerpáním rozpočtu, zdroji a dosažením cílů.

Typické otázky jsou:

• Které projekty by měly být financovány?
• Které projekty by neměly být vybrány?
• Které projekty by měly být odloženy?
• Co se stane v případě nižšího rozpočtu?
• Které projekty se přidají v případě navýšení rozpočtu?
• Která kombinace maximalizuje čistou současnou hodnotu (NPV)?
• Která kombinace maximalizuje strategický přínos?
• Které projekty lze realizovat společně?

Software pro optimalizaci portfolia by neměl pouze spravovat portfolio. Měl by podporovat rozhodování o portfoliu.

Co je výběr projektového portfolia?

Výběr projektového portfolia označuje výběr podskupiny projektů z širšího spektra projektů.

Problém obvykle vzniká tím, že ne všechny navrhované projekty lze realizovat současně.

Důvody mohou být například:

• Omezený rozpočet
• Omezené kapacity zaměstnanců
• Omezené inženýrské zdroje
• Výrobní omezení
• Strategické požadavky
• Závislosti v rámci projektu
• Časová omezení

Výběr projektového portfolia tak určuje, které projekty budou do portfolia zařazeny.

Matematická optimalizace tento proces rozšiřuje o formální cílovou funkci.

Nehledá se pouze libovolný přípustný výběr.

Hledá se výběr, který za daných podmínek co nejlépe splňuje definovanou cílovou veličinu.

Co znamená optimální výběr projektů?

Optimální výběr projektu označuje výběr kombinace projektů, která optimalizuje definovanou cílovou funkci při všech modelovaných omezeních.

Co znamená „optimální“, proto závisí na stanoveném cíli.

Cílem může být například:

• maximovat NPV
• Maximalizovat návratnost investic (ROI) nebo ekonomickou hodnotu
• Maximalizovat strategický přínos
• Maximalizovat snížení rizika
• Optimalizovat kombinaci několika cílů

Optimalizace probíhá současně za reálných podmínek dané společnosti.

Matematicky optimální portfolio založené na nesprávných předpokladech by pro rozhodnutí vedení bylo málo užitečné.

Proto jsou rozhodující jak cílovou funkci, tak i modelovaná omezení.

Optimal Project Selection znamená: nejlepší kombinaci projektů v rámci definovaného rozhodovacího modelu.

Co je to rozhodování o portfoliu?

Rozhodování o portfoliu označuje rozhodnutí o celém projektovém portfoliu namísto izolovaných rozhodnutí o jednotlivých projektech.

Vedení se přitom nezaměřuje pouze na otázku:

„Má být projekt A realizován?“

ale také:

„Co znamená projekt A pro všechny ostatní projekty, které o stejný kapitál a stejné zdroje soutěží?“

Tím se zviditelní oportunitní náklady.

Pokud projekt A vyžaduje 50 milionů eur, těchto 50 milionů eur již není k dispozici pro projekty B, C nebo D.

Rozhodování o portfoliu proto zohledňuje hodnotu alternativ, které jsou daným rozhodnutím vyloučeny.

To činí rozhodování o portfoliu obzvláště relevantním pro:

• členy představenstva
• finanční ředitelé
• investiční výbory
• portfoliové manažery
• korporátní strategii
• Controlling
• Vedoucí PMO a PPM

Co je optimalizace výběru projektů?

Optimalizace výběru projektů spojuje výběr projektů s matematickou optimalizací.

Při tom se definují rozhodovací proměnné pro projekty.

Zjednodušeně lze pro každý projekt říci:

1 = projekt vybrat

0 = projekt nevybrat

Optimalizace následně zkoumá možné kombinace těchto rozhodnutí za definovaných podmínek.

Například:

Maximalizujte celkovou čistou současnou hodnotu (NPV) vybraných projektů.

Za předpokladu, že:

celkové náklady ≤ 500 mil. €

a:

• Projekt B pouze v případě, že je vybrán projekt A
• Projekt C nebo projekt D, ale ne oba
• Projekt E je povinný
• Obchodní jednotka A obdrží minimálně 50 mil. €
• Nesmí být překročeny inženýrské zdroje

Díky tomu lze komplexní reálná pravidla výběru formálně integrovat do systému Project Selection.

Výběr projektů vs. stanovení priorit projektů

Stanovení priorit a výběr lze propojit.

Neměly by se však zaměňovat.

Hodnocení projektů vs. optimalizace portfolia

Žebříček může být důležitým zdrojem informací.

Neřeší však automaticky kombinatorický problém výběru.

Proč nejlepší žebříček nezaručuje nejlepší portfolio

Důvodem jsou rozdílné náklady na projekty.

Předpokládejme, že čtyři projekty soutěží o rozpočet ve výši 100 milionů eur.

Projekt A má nejvyšší jednotlivou hodnotu.

Pokud bude vybrán, bude vyčerpán celý rozpočet.

Hodnota portfolia činí 150 milionů eur.

Alternativně lze společně realizovat projekty B, C a D.

Celkové náklady:

50 + 30 + 20 = 100 mil. €

Celková hodnota:

90 + 55 + 40 = 185 mil. €

Obě varianty vyžadují přesně stejný rozpočet.

Kombinace B + C + D však přináší o 35 milionů eur vyšší očekávanou celkovou hodnotu.

Nejlepší jednotlivý projekt nemusí být automaticky nejlepším portfoliem.

Proces výběru projektů

Strukturovaný proces výběru projektů může zahrnovat následující kroky:

1. Zmapování projektového vesmíru: Shromáždění všech relevantních návrhů projektů.
2. Standardizovat projektová data: Zajistit srovnatelnost nákladů, přínosů a dalších informací.
3. Definice cíle: Stanovení toho, co má být pomocí portfolia maximalizováno nebo optimalizováno.
4. Stanovení rozpočtu: Definovat dostupné finanční prostředky.
5. Zmapování zdrojů: Zohlednění kapacitních omezení.
6. Modelování závislostí: Definovat závislosti mezi projekty.
7. Doplnit strategická kritéria: Zahrnout firemní cíle.
8. Optimalizovat portfolio: Vypočítat kombinace projektů.
9. Porovnání scénářů: Prozkoumat alternativní podmínky.
10. Rozhodnutí o portfoliu: přijmout rozhodnutí vedení.
11. Přepočítat: Aktualizovat portfolio v případě změn podmínek.

Jaká data jsou potřebná pro optimalizaci projektového portfolia?

Začátek optimalizace projektového portfolia nemusí nutně začínat komplexním datovým modelem.

Jednoduchá základní struktura může sestávat již ze tří klíčových informací:

• ID projektu
• Výdaje, resp. investiční potřeby
• Očekávané výnosy, NPV nebo jiná cílová veličina

V závislosti na rozhodnutí lze doplnit další informace:

• Obchodní jednotka
• Lokalita
• Kategorie projektu
• Strategická kritéria
• Potřeba zdrojů
• Doba trvání projektu
• Závislosti
• Stav povinného projektu
• Riziko
• Roční výdaje

Datová struktura by měla vycházet z rozhodnutí – nikoli rozhodnutí z datové struktury.

Zohlednit rozpočet, zdroje a omezení

Realistické projektové portfolio má současně několik omezení.

Například:

• Celkový rozpočet ≤ 500 mil. €
• Obchodní jednotka A ≤ 150 mil. €
• Obchodní jednotka B ≥ 50 mil. €
• Maximálně 20 souběžných projektů
• Omezená kapacita inženýrských služeb
• Určité projekty v oblasti dodržování předpisů jsou povinné
• Je nutné dosáhnout strategických minimálních cílů

Tyto podmínky omezují povolený rozhodovací prostor.

Optimalizace projektového portfolia následně v rámci tohoto prostoru hledá takovou konfiguraci portfolia, která co nejlépe splňuje definovanou cílovou funkci.

Zohlednění závislostí mezi projekty

Projekty často nejsou navzájem nezávislé.

Typickými projektovými závislostmi jsou:

Projekt B vyžaduje projekt A.

Projekt C a projekt D musí být realizovány společně.

Projekt E a projekt F se vzájemně vylučují.

Projekt G smí být zahájen až po projektu H.

Projekt I má smysl pouze tehdy, pokud bude realizován také projekt J.

Takové závislosti mohou výrazně ovlivnit optimální kombinaci projektů.

Čistě žebříčková metoda dokáže tyto vztahy zachytit jen obtížně.

V matematickém rozhodovacím modelu je lze formulovat jako omezení.

Začlenění strategických kritérií do výběru projektů

Podniky nevybírají projekty výhradně na základě finančních ukazatelů.

Strategickými kritérii mohou být například:

• růst
• Inovace
• Strategická kompatibilita
• Digitalizace
• Odolnost
• Udržitelnost
• Snižování rizik
• Přínos pro zákazníky
• Přístup na trh

Tato kritéria lze explicitně definovat a vážit.

Díky tomu je zřejmé, jak se různé strategické priority promítají do optimálního výběru projektů.

Vedení může například porovnat:

Portfolio A: Maximalizace finanční hodnoty

Portfolio B: Vyšší důraz na růst

Portfolio C: Vyšší váha odolnosti

Díky tomu lze kvantitativně porovnat dopady strategických rozhodnutí na složení portfolia.

Matematika stojící za optimalizací výběru projektů

Kombinatorická složitost je jedním z hlavních důvodů pro matematickou optimalizaci portfolia.

Při N nezávislých projektech typu „ano–ne“ může teoreticky vzniknout až 2^N kombinací.

Tento teoretický rozhodovací prostor je omezen různými omezeními, avšak u reálných portfolií zůstává často velmi komplexní.

Lidský rozhodovací tým není schopen ručně porovnat miliony či miliardy možných portfolií.

Matematická optimalizace proto přebírá kombinatorické prohledávání v rámci definovaného modelu.

Management definuje cíle a pravidla. Matematika vypočítá důsledky.

Příklad: Proč nestačí pouze stanovení priorit projektů

Společnost hodnotí 40 projektů na základě strategického skóre.

Následně jsou projekty seřazeny od nejvyššího po nejnižší skóre.

Společnost začíná na začátku seznamu a vybírá projekty, dokud není vyčerpán rozpočet.

Tento postup se jeví jako logický.

Má však jednu strukturální nevýhodu:

Nezkoumá systematicky, zda by jiná kombinace projektů s nižším hodnocením nevyužila rozpočet efektivněji.

Například projekt s vysokým hodnocením může stát 80 milionů eur.

Tři projekty s o něco nižším hodnocením by dohromady mohly rovněž stát 80 milionů eur, ale vytvořit vyšší celkovou hodnotu.

Optimalizace portfolia proto nezkoumá pouze pořadí.

Zohledňuje také kombinaci.

Příklad: 150 projektů a omezený rozpočet

Průmyslový podnik má 150 navrhovaných projektů.

Celková investiční potřeba činí 1,8 miliardy eur.

Dostupný rozpočet činí 1,1 miliardy eur.

Kromě toho platí následující podmínky:

• 250 milionů eur povinných investic
• Pět obchodních jednotek
• Šest výrobních závodů
• Omezené inženýrské zdroje
• Několik vzájemných závislostí mezi projekty
• Strategické cíle růstu

Otázka nezní:

„Kterých 150 projektů je dobrých?“

Otázka zní:

„Která přípustná kombinace těchto 150 projektů vytvoří v rámci rozpočtu 1,1 miliardy eur nejvyšší definovanou celkovou hodnotu?“

Právě tuto otázku matematicky modeluje optimalizace projektového portfolia.

Portfoliové scénáře a analýza „co by, kdyby“

Optimální rozhodnutí ohledně portfolia závisí na základních předpokladech.

Pokud se tyto předpoklady změní, mělo by být portfolio znovu vyhodnoceno.

Typické otázky typu „co by se stalo, kdyby“ jsou:

„Co se stane, když se rozpočet sníží o 10 procent?“

„Které projekty budou vyřazeny, pokud se rozpočet sníží o 20 procent?“

„Co získáme za dalších 50 milionů eur?“

„Co se stane, pokud se projekt A stane povinným?“

„Jak se změní portfolio při nižší inženýrské kapacitě?“

„Co se stane, když se větší důraz klade na růst?“

Pro každý scénář lze provést novou optimalizaci portfolia.

Tím se nemění pouze jednotlivé parametry.

Celý proces výběru projektů se podle nových podmínek přepočítá.

Rozhodování o portfoliu živě v zasedací místnosti

Nejzajímavější otázky týkající se portfolia často vyvstávají během samotného rozhodování vedení.

Například finanční ředitel (CFO) sníží dostupný rozpočet.

Generální ředitel chce zavést povinnou strategickou iniciativu.

Provozní ředitel upozorní na nové omezení zdrojů.

Představenstvo chce vědět, které projekty tím pádem vypadnou z portfolia.

V klasických procesech z toho může vyplynout nová analýza, jejíž výsledek bude k dispozici až o několik dní později.

Díky simulaci CAPEX Live Boardroom od společnosti StratePlan lze předem připravené modely portfolia přepočítat s ohledem na změněné podmínky.

Díky tomu lze například přímo porovnat:

• Aktuální portfolio
• Optimalizované portfolio
• Portfolio se sníženým rozpočtem
• Růstové portfolio
• Strategické portfolio
• Alternativní scénáře s omezeními

Rozhodování o portfoliu se tak stává interaktivním.

Otázka. Výpočet. Porovnání. Rozhodnutí.

Optimalizace projektového portfolia pomocí StratePlan

StratePlan spojuje výběr projektů, rozhodování o portfoliu a matematickou optimalizaci projektového portfolia v rámci společného rozhodovacího modelu.

Projekty, investice, očekávané výsledky, strategická kritéria a omezení lze posuzovat společně.

To umožňuje mimo jiné vypočítat odpovědi na následující otázky:

• Které projekty by měly být vybrány?
• Které projekty by neměly být financovány?
• Která kombinace přináší nejvyšší dosažitelnou hodnotu portfolia?
• Jak se výběr změní při nižším rozpočtu?
• Které projekty se přidají v případě navýšení rozpočtu?
• Které projekty by měly být odloženy?
• Jak ovlivňují projektové závislosti portfolio?
• Jaký dopad mají omezení zdrojů?
• Jak strategická kritéria mění výběr projektů?
• Jak se liší současné portfolio od optimalizovaného portfolia?
• Jak alternativní scénáře mění optimální kombinaci projektů?

Díky tomu se výběr projektů mění ze statického stanovení priorit na vypočitatelný problém rozhodování o portfoliu.

Stejné projekty. Různé kombinace. Lepší výsledky.

Neomezujte se pouze na hodnocení projektů. Vypočítejte portfolio.

Často kladené otázky k optimalizaci projektů a portfolia

Co je to software pro výběr projektů?

Software pro výběr projektů pomáhá firmám vybírat projekty z většího množství možných záměrů. Moderní přístupy mohou kromě hodnocení projektů zohledňovat také rozpočtová omezení, zdroje, závislosti a další omezení.

Co je software pro stanovení priorit projektů?

Software pro stanovení priorit projektů hodnotí projekty na základě definovaných kritérií a obvykle vytváří žebříček. Kritérii mohou být například návratnost investic (ROI), čistá současná hodnota (NPV), strategická vhodnost, riziko nebo naléhavost.

Co je optimalizace projektového portfolia?

Optimalizace projektového portfolia využívá matematickou optimalizaci k určení kombinace projektů z dostupných projektů v rámci definovaných cílů a omezení. Na rozdíl od žebříčku se zde zvažují kombinace projektů.

Co je software pro optimalizaci portfolia?

Software pro optimalizaci portfolia podporuje matematický výběr a kombinaci projektů nebo investic v rámci definovaných rozpočtových, zdrojových a dalších omezení.

Co je výběr projektového portfolia?

Výběr projektového portfolia označuje výběr podmnožiny projektů z širšího spektra projektů. Cílem je vytvořit realizovatelné portfolio, které co nejlépe splňuje definované firemní cíle.

Co znamená optimální výběr projektu?

Optimální výběr projektů označuje výběr kombinace projektů, která v rámci definovaného matematického modelu optimalizuje stanovenou cílovou funkci při dodržení všech modelovaných omezení.

Co je rozhodování o projektovém portfoliu?

Rozhodování o portfoliu se zabývá rozhodnutími na úrovni celého projektového portfolia. Zohledňuje přitom oportunitní náklady, rozpočty, zdroje, strategické cíle a vzájemné vztahy mezi projekty.

Co je optimalizace výběru projektů?

Optimalizace výběru projektů spojuje výběr projektů s matematickou optimalizací. Při tom se vypočítává, která kombinace projektů za daných podmínek nejlépe splňuje zvolenou cílovou veličinu.

Jaký je rozdíl mezi stanovováním priorit projektů a optimalizací projektového portfolia?

Stanovení priorit projektů hodnotí projekty a často vytváří žebříček. Optimalizace projektového portfolia naproti tomu zvažuje možné kombinace projektů a při výběru portfolia bere v úvahu rozpočtová, zdrojová a další omezení.

Proč projekt s nejvyšší prioritou nevede automaticky k nejlepšímu portfoliu?

Projekty mají různé náklady a spotřebovávají různé zdroje. Několik projektů s nižší prioritou může společně vyžadovat stejnou částku rozpočtu jako jeden projekt s vysokou prioritou, ale přitom vytvořit vyšší celkovou hodnotu.

Může optimalizace portfolia zohlednit závislosti mezi projekty?

Ano. Závislosti lze modelovat jako matematická omezení. Lze například definovat, že jeden projekt předpokládá realizaci jiného, že dva projekty musí být realizovány společně nebo že se dva projekty vzájemně vylučují.

Může optimalizace projektového portfolia zohlednit strategická kritéria?

Ano. Strategická kritéria lze do rozhodovacího modelu integrovat jako cílové veličiny, vážená užitková kritéria nebo dodatečné podmínky.

Kolik kombinací existuje u 100 projektů?

Při 100 nezávislých binárních rozhodnutích o projektech existuje teoreticky 2^100 možných kombinací. To odpovídá přibližně 1,27 × 10^30 možných portfolií.

Lze projektové portfolio znovu optimalizovat v případě změny rozpočtu?

Ano. Dojde-li ke změně dostupného rozpočtu, lze celé portfolio znovu vypočítat v rámci nového kapitálového limitu. Tím se ukáže, které projekty z portfolia vypadnou, které se přidají nebo které budou nahrazeny jinými kombinacemi.

Jaká data potřebuje optimalizace projektového portfolia?

Pro jednoduchý model mohou stačit již ID projektu, výdaje a cílová veličina, jako jsou příjmy, NPV nebo užitek. V závislosti na konkrétním použití lze doplnit zdroje, strategická kritéria, závislosti, doby trvání, obchodní jednotky a další omezení.

Jaká je výhoda optimalizace portfolia oproti ručnímu výběru projektů?

Matematická optimalizace portfolia dokáže systematicky analyzovat velmi rozsáhlý kombinatorický rozhodovací prostor a přitom zohlednit několik omezení současně. Vedení tak může porovnávat alternativní portfolia na základě explicitní rozhodovací logiky.