Оптимизация на проекти и портфейл: Избор на оптималната комбинация от проекти

Оптимизацията на портфолиото от проекти отговаря на въпрос, различен от този при класическото приоритизиране на проекти: не „Кой проект има най-висок резултат?“, а „Коя комбинация от всички налични проекти генерира най-високата възможна обща стойност в рамките на бюджета, ресурсите и другите ограничения?“

Софтуерът за избор на проекти и софтуерът за приоритизиране на проекти осигуряват прозрачност по отношение на отделните проекти. Софтуерът за оптимизация на портфолиото разширява тази перспектива, като обхваща цялото портфолио от проекти.

Това става решаващо, веднага щом има повече атрактивни проекти, отколкото налични бюджетни средства или ресурси.

Например, една компания може да има 100 проекта, които по принцип са смислени. Ако обаче само 60 от тях могат да бъдат финансирани, не е достатъчно всеки проект да се оценява изолирано.

Ръководството трябва да избере комбинация.

И точно тук възниква комбинаторен проблем при вземането на решения.

При 100 независими решения за проекти от типа „да“ или „не“ теоретично съществуват 2^100 възможни комбинации от проекти – около 1,27 × 10^30.

Изборът на портфейл от проекти и оптимизацията на избора на проекти правят това пространство за вземане на решения математически управляемо.

Съдържание

• Какво е софтуер за избор на проекти?
• Какво е софтуер за приоритизиране на проекти?
• Какво е оптимизация на портфейла от проекти?
• Какво е софтуер за оптимизация на портфейла?
• Какво е подбор на портфолио от проекти?
• Какво означава „оптимален подбор на проекти“?
• Какво е вземане на решения за портфолио?
• Какво е оптимизация на подбора на проекти?
• Избор на проекти срещу приоритизиране на проекти
• Класиране на проекти срещу оптимизация на портфолио
• Защо най-доброто класиране не гарантира най-добрия портфейл
• Процесът на подбор на проекти
• Какви данни са необходими за оптимизацията на портфолиото от проекти?
• Отчитане на бюджета, ресурсите и ограниченията
• Отчитане на зависимостите между проектите
• Интегриране на стратегическите критерии в избора на проекти
• Математиката зад оптимизацията на избора на проекти
• Пример: Защо приоритизирането на проектите не е достатъчно
• Пример: 150 проекта и ограничен бюджет
• Сценарии за портфолио и анализ „Какво би станало, ако...“
• Вземане на решения за портфейла на живо в заседателната зала
• Оптимизация на портфолиото от проекти с StratePlan
• Често задавани въпроси относно оптимизацията на проекти и портфейли

Какво представлява софтуерът за подбор на проекти?

Софтуерът за подбор на проекти подпомага предприятията при избора на проектите, които действително трябва да бъдат реализирани, измежду голям брой възможни проекти.

При избора на проекти може да се вземе предвид различна информация:

• Разходи по проекта
• Очаквани приходи
• Нетна настояща стойност
• Възвръщаемост на инвестицията
• Стратегическа полза
• Рискове
• Необходими ресурси
• Продължителност на проекта
• Взаимозависимости
• Бюджетни ограничения

Истинското предизвикателство обаче не се състои в съхранението или представянето на тези данни.

Той се състои в вземането на решение за избор.

Когато няколко проекта се конкурират едновременно за ограничен капитал и ограничени ресурси, софтуерът за избор на проекти трябва да вземе предвид нивото на портфейла.

Важният въпрос не е само дали даден проект е добър. Решаващо е дали той е част от най-добрата комбинация от проекти.

Какво представлява софтуерът за приоритизиране на проекти?

Софтуерът за приоритизиране на проекти оценява проектите въз основа на дефинирани критерии и обикновено ги подрежда по важност.

Например, проектите могат да бъдат приоритизирани според следните показатели:

• ROI
• NPV
• Период на възвръщаемост
• Стратегическа съвместимост
• Риск
• Спешност
• Съответствие
• Оценка на управлението

Резултатът може да изглежда например така:

1. Проект А
2. Проект Б
3. Проект В
4. Проект Г
5. Проект Е

Класирането е полезно, но отговаря на друг въпрос, различен от оптимизацията на портфейла.

Приоритизирането на проектите задава въпроса:

„Кой проект получава по-висока оценка?“

Оптимизацията на портфолиото от проекти задава въпроса:

„Коя комбинация от проекти генерира най-високата обща стойност в рамките на нашите ограничения?“

Тази разлика е решаваща.

Какво представлява оптимизацията на портфейла от проекти?

Оптимизацията на портфейла от проекти е математическата оптимизация на портфейл от проекти при определени цели и ограничения.

При това проектите не се разглеждат изолирано.

Вместо това се проучва как те се конкурират и взаимодействат помежду си в рамките на едно общо портфолио.

Опростена целева функция може да бъде:

Максимизирай общата стойност на всички избрани проекти.

При условие, че:

Общи разходи ≤ наличен бюджет.

Освен това могат да се вземат предвид и други условия:

• Ограничения на ресурсите
• Зависимости между проектите
• Задължителни проекти
• Минимални бюджети
• Максимални бюджети
• Правила за бизнес единиците
• Стратегически изисквания
• Временни условия

По този начин списъкът с проекти се превръща в математическо пространство за вземане на решения.

Какво представлява софтуерът за оптимизация на портфейла?

Софтуерът за оптимизация на портфейла подпомага предприятията при изчисляването на възможни конфигурации на портфейла въз основа на дефинирани цели и ограничения.

В управлението на проекти акцентът се поставя върху оптималната или най-добрата възможна комбинация от проекти.

Затова софтуерът за оптимизация на портфолио не трябва само да показва проекти и да изчислява оценки.

Тя трябва да отчита взаимодействията между избора на проекти, изразходването на бюджета, ресурсите и постигането на целите.

Типични въпроси са:

• Кои проекти трябва да бъдат финансирани?
• Кои проекти не трябва да бъдат избрани?
• Кои проекти трябва да бъдат отложени?
• Какво се случва при по-нисък бюджет?
• Кои проекти се добавят при допълнителен бюджет?
• Коя комбинация максимизира нетната настояща стойност (NPV)?
• Коя комбинация максимизира стратегическата полза?
• Кои проекти могат да бъдат реализирани едновременно?

Софтуерът за оптимизация на портфейла не трябва само да управлява портфейла. Той трябва да подпомага вземането на решения относно портфейла.

Какво представлява изборът на портфейл от проекти?

Под „подбор на портфейл от проекти“ се разбира изборът на подмножество от проекти от по-голям набор от проекти.

Проблемът обикновено възниква поради факта, че не всички предложени проекти могат да бъдат реализирани едновременно.

Причините за това са например:

• Ограничен бюджет
• Ограничени капацитети на персонала
• Ограничени инженерни ресурси
• Ограничения в производството
• Стратегически изисквания
• Зависимости между проектите
• Временни ограничения

Изборът на портфолио от проекти определя кои проекти да бъдат включени в портфолиото.

Математическата оптимизация разширява този процес с формална целева функция.

Не се търси просто някакъв допустим избор.

Търси се избор, който най-добре отговаря на дефинираната целева величина при дадените условия.

Какво означава „оптимален подбор на проекти“?

Оптималният подбор на проекти означава избор на комбинация от проекти, която оптимизира дефинираната целева функция при всички моделирани ограничения.

Затова значението на „оптимален“ зависи от поставената цел.

Целта може да бъде, например:

• максимизиране на NPV
• Максимизиране на възвръщаемостта на инвестициите (ROI) или икономическата стойност
• Максимизиране на стратегическата полза
• Максимизиране на намаляването на риска
• Оптимизиране на комбинация от няколко цели

Оптимизацията се извършва едновременно в реалните условия на предприятието.

Математически оптимален портфейл, изготвен въз основа на погрешни предположения, би бил малко полезен за вземането на управленски решения.

Ето защо както целевата функция, така и моделираните ограничения са от решаващо значение.

„Оптимален избор на проекти“ означава: най-добрата комбинация от проекти в рамките на дефинирания модел за вземане на решения.

Какво е вземане на решения за портфейла?

Вземането на решения за портфейла означава вземане на решение относно целия портфейл от проекти, а не изолирани решения за отделни проекти.

При това мениджмънтът не разглежда само въпроса:

„Да се реализира ли проект А?“

а:

„Какво означава проект А за всички останали проекти, които се конкурират за същия капитал и същите ресурси?“

По този начин стават видими алтернативните разходи.

Ако проект А се нуждае от 50 милиона евро, тези 50 милиона евро вече не са на разположение за проекти Б, В или Г.

Ето защо едно решение за портфейла отчита стойността на алтернативите, които се изключват в резултат на това решение.

Това прави вземането на решения относно портфейла особено важно за:

• членовете на управителните съвети
• Финансови директори
• Инвестиционни комитети
• Портфейлни мениджъри
• Корпоративна стратегия
• Контролинг
• Отговорници за PMO и PPM

Какво представлява оптимизацията на избора на проекти?

Оптимизацията на избора на проекти съчетава избора на проекти с математическа оптимизация.

При това се дефинират променливи за вземане на решения за проектите.

Опростено казано, за всеки проект може да важи следното:

1 = избор на проекта

0 = Не избирам проекта

След това оптимизацията проучва възможните комбинации от тези решения при определените условия.

Например:

Максимизирайте общата нетна настояща стойност (NPV) на избраните проекти.

При:

Общи разходи ≤ 500 млн. евро

и:

• Проект Б само ако бъде избран проект А
• Проект В или проект Г, но не и двата
• Проект Е е задължителен
• Бизнес единица А получава най-малко 50 млн. евро
• Ресурсите за инженеринг не трябва да бъдат надвишавани

По този начин сложни реални правила за избор могат да бъдат формално интегрирани в избора на проекти.

Избор на проекти срещу приоритизиране на проекти

Приоритизирането и изборът могат да бъдат свързани помежду си.

Те обаче не трябва да се бъркат.

Класиране на проектите срещу оптимизация на портфейла

Класацията може да бъде важен източник на информация.

То обаче не решава автоматично проблема с комбинаторния избор.

Защо най-добрата класация не гарантира най-добрия портфейл

Причината се крие в различните разходи по проектите.

Да приемем, че четири проекта се състезават за бюджет от 100 милиона евро.

Проект А има най-високата единична стойност.

Ако бъде избран, целият бюджет ще бъде изчерпан.

Стойността на портфейла възлиза на 150 милиона евро.

Алтернативно, проекти Б, В и Г могат да бъдат реализирани заедно.

Общи разходи:

50 + 30 + 20 = 100 млн. евро

Обща стойност:

90 + 55 + 40 = 185 млн. евро

И двата варианта изискват точно същия бюджет.

Комбинацията Б + В + Г обаче генерира очаквана обща стойност, която е с 35 милиона евро по-висока.

Най-добрият единичен проект не е автоматично най-добрият портфейл.

Процесът на подбор на проекти

Един структуриран процес на подбор на проекти може да включва следните стъпки:

1. Определяне на обхвата на проектите: събиране на всички релевантни предложения за проекти.
2. Стандартизиране на данните за проектите: Осигуряване на съпоставимост на разходите, ползите и друга информация.
3. Определяне на целта: Определяне на това, което трябва да бъде максимизирано или оптимизирано с портфолиото.
4. Определяне на бюджета: Определяне на наличните финансови средства.
5. Определяне на ресурсите: Отчитане на ограниченията на капацитета.
6. Моделиране на зависимостите: Определяне на взаимозависимостите между проектите.
7. Допълване на стратегическите критерии: Интегриране на корпоративните цели.
8. Оптимизиране на портфолиото: Изчисляване на комбинации от проекти.
9. Сравняване на сценарии: Проучване на алтернативни условия.
10. Вземане на решение за портфолиото: Вземане на управленско решение.
11. Преизчисляване: Актуализиране на портфолиото при променени условия.

Какви данни са необходими за оптимизацията на портфолиото от проекти?

Започването на оптимизацията на портфолиото от проекти не е задължително да започва с комплексен модел на данни.

Една проста основна структура може да се състои само от три основни елемента:

• Идентификационен номер на проекта
• Разходи или инвестиционни нужди
• Очаквани приходи, NPV или друг целеви показател

В зависимост от решението може да се добави допълнителна информация:

• Бизнес единица
• Местоположение
• Категория на проекта
• Стратегически критерии
• Необходими ресурси
• Продължителност на проекта
• Зависимости
• Статус на задължителния проект
• Риск
• Разходи на година

Структурата на данните трябва да следва решението – а не решението да следва структурата на данните.

Отчитане на бюджета, ресурсите и ограниченията

Едно реалистично портфолио от проекти има няколко ограничения едновременно.

Например:

• Общ бюджет ≤ 500 млн. евро
• Бизнес единица А ≤ 150 млн. евро
• Бизнес единица Б ≥ 50 млн. евро
• Максимум 20 паралелни проекта
• Ограничен инженерен капацитет
• Определени проекти за съответствие са задължителни
• Трябва да бъдат постигнати минималните стратегически цели

Тези условия ограничават допустимото пространство за вземане на решения.

Оптимизацията на портфейла от проекти след това търси в рамките на това пространство конфигурацията на портфейла, която най-добре отговаря на дефинираната целева функция.

Отчитане на зависимостите между проектите

Проектите често не са независими един от друг.

Типични зависимости между проектите са:

Проект Б се нуждае от проект А.

Проект В и проект Г трябва да бъдат реализирани заедно.

Проект Е и проект F се изключват взаимно.

Проект Г може да започне едва след проект Х.

Проект I има смисъл само ако проект J също бъде реализиран.

Такива зависимости могат значително да променят оптималната комбинация от проекти.

Чистото класиране е метод, който трудно може да отрази тези взаимоотношения.

В математически модел за вземане на решения те могат да бъдат формулирани като ограничения.

Интегриране на стратегически критерии в избора на проекти

Предприятията не избират проектите си единствено въз основа на финансови показатели.

Стратегическите критерии могат да бъдат например:

• Растеж
• Иновации
• Стратегическа съвместимост
• Дигитализация
• Устойчивост
• Устойчивост
• Намаляване на риска
• Ползи за клиентите
• Достъп до пазара

Тези критерии могат да бъдат изрично дефинирани и претеглени.

По този начин става ясно как различните стратегически приоритети се отразяват върху оптималния избор на проекти.

Ръководството може например да сравни:

Портфейл А: Максимизиране на финансовата стойност

Портфейл Б: По-голяма тежест на растежа

Портфейл В: По-голяма тежест на устойчивостта

По този начин въздействието на стратегическите решения върху състава на портфейла става количествено съпоставимо.

Математиката зад оптимизацията на избора на проекти

Комбинаторната сложност е една от основните причини за математическата оптимизация на портфейла.

При N независими проекта от типа „да-не“ теоретично могат да възникнат до 2^N комбинации.

Това теоретично пространство за вземане на решения е ограничено от ограничения, но при реалните портфейли често остава изключително сложно.

Екип от хора, вземащи решения, не може ръчно да сравни милиони или милиарди възможни портфейли.

Затова математическата оптимизация поема комбинаторното търсене в рамките на дефинирания модел.

Ръководството определя целите и правилата. Математиката изчислява последствията.

Пример: Защо приоритизирането на проектите не е достатъчно

Дадена компания оценява 40 проекта въз основа на стратегическа оценка.

След това проектите се сортират от най-високата към най-ниската оценка.

Предприятието започва от върха на списъка и избира проекти, докато не се изчерпи бюджетът.

Този подход изглежда логичен.

Тя обаче има един структурен недостатък:

тя не проучва систематично дали друга комбинация от проекти с по-нисък рейтинг би използвала бюджета по-ефективно.

Например, един проект с висока оценка може да струва 80 милиона евро.

Три проекта с малко по-ниска оценка биха могли заедно също да струват 80 милиона евро, но да генерират по-висока обща стойност.

Ето защо оптимизацията на портфейла не проверява само подредбата.

Тя разглежда комбинацията.

Пример: 150 проекта и ограничен бюджет

Едно промишлено предприятие разполага с 150 предложени проекта.

Общата инвестиционна нужда възлиза на 1,8 милиарда евро.

Наличният бюджет възлиза на 1,1 милиарда евро.

Освен това са налице следните условия:

• 250 милиона евро задължителни инвестиции
• Пет бизнес единици
• Шест производствени обекта
• Ограничени инженерни ресурси
• Няколко взаимозависимости между проектите
• Стратегически цели за растеж

Въпросът не е:

„Кои 150 проекта са добри?“

Въпросът е:

„Коя допустима комбинация от тези 150 проекта генерира най-високата дефинирана обща стойност в рамките на 1,1 милиарда евро?“

Именно този въпрос се моделира математически чрез оптимизацията на проектното портфолио.

Сценарии на портфейла и „What-if“ анализ

Оптималното решение за портфейла зависи от основните предположения.

Ако те се променят, портфейлът трябва да бъде преоценен.

Типични въпроси от типа „Какво ще стане, ако...“ са:

„Какво ще се случи, ако бюджетът се намали с 10 процента?“

„Кои проекти ще отпаднат при 20 процента по-малък бюджет?“

„Какво ще получим за допълнителните 50 милиона евро?“

„Какво ще се случи, ако проект А стане задължителен?“

„Как ще се промени портфолиото при по-малък инженерен капацитет?“

„Какво ще се случи, ако растежът получи по-голяма тежест?“

За всеки сценарий може да се извърши нова оптимизация на портфолиото.

По този начин не се променят само отделни параметри.

Цялостният процес на избор на проекти се преизчислява според новите условия.

Вземане на решения относно портфейла на живо в заседателната зала

Най-интересните въпроси, свързани с портфейла, често възникват по време на самото вземане на управленско решение.

Например, финансовият директор намалява наличния бюджет.

Изпълнителният директор иска задължително да включи дадена стратегическа инициатива.

Оперативният директор (COO) посочва ново ограничение на ресурсите.

Управителният съвет иска да знае кои проекти ще бъдат изключени от портфолиото в резултат на това.

При класическите процеси това може да доведе до нов анализ, чиито резултати са готови едва след няколко дни.

С симулацията CAPEX Live Boardroom на StratePlan предварително подготвените модели на портфейла могат да бъдат преизчислени при променени условия.

По този начин например могат да се сравняват директно:

• Текущ портфейл
• Оптимизирано портфолио
• Портфейл с намален бюджет
• Портфейл за растеж
• Стратегически портфейл
• Алтернативни сценарии с ограничения

Вземането на решения относно портфейла става интерактивно.

Въпрос. Изчисление. Сравнение. Решение.

Оптимизация на портфейла от проекти с StratePlan

StratePlan обединява избора на проекти, вземането на решения за портфейла и математическата оптимизация на портфейла от проекти в рамките на един общ модел за вземане на решения.

Проектите, инвестициите, очакваните резултати, стратегическите критерии и ограниченията могат да се разглеждат в комплексна перспектива.

По този начин могат да се изчислят, наред с другото, следните въпроси:

• Кои проекти трябва да бъдат избрани?
• Кои проекти не трябва да бъдат финансирани?
• Коя комбинация генерира най-високата възможна стойност на портфейла?
• Как се променя изборът при по-нисък бюджет?
• Кои проекти се добавят при допълнителен бюджет?
• Кои проекти трябва да бъдат отложени?
• Как проектните зависимости влияят върху портфейла?
• Как се отразяват ограниченията на ресурсите?
• Как стратегическите критерии променят избора на проекти?
• Как се различават текущото портфолио и оптимизираното портфолио?
• Как алтернативните сценарии променят оптималната комбинация от проекти?

По този начин изборът на проекти се превръща от статично определяне на приоритети в изчислима задача за вземане на решения относно портфолиото.

Едни и същи проекти. Различни комбинации. По-добри резултати.

Не се ограничавайте само с класифициране на проектите. Изчислете портфейла.

Често задавани въпроси относно оптимизацията на проекти и портфейли

Какво представлява софтуерът за избор на проекти?

Софтуерът за подбор на проекти подпомага предприятията при избора на проекти от по-голям брой възможни инициативи. Съвременните подходи могат да отчитат не само оценките на проектите, но и бюджетните ограничения, ресурсите, зависимостите и други ограничения.

Какво представлява софтуерът за приоритизиране на проекти?

Софтуерът за приоритизиране на проекти оценява проектите въз основа на определени критерии и обикновено създава класация. Критериите могат да бъдат например възвръщаемост на инвестициите (ROI), нетната настояща стойност (NPV), стратегическа съвместимост, риск или спешност.

Какво представлява оптимизацията на портфолиото от проекти?

Оптимизацията на портфейла от проекти използва математическа оптимизация, за да определи комбинация от проекти от наличните проекти в рамките на определени цели и ограничения. За разлика от класирането, тук се разглеждат комбинации от проекти.

Какво е софтуер за оптимизация на портфейл?

Софтуерът за оптимизация на портфейл подпомага математическия подбор и комбинирането на проекти или инвестиции в рамките на определени ограничения по отношение на бюджет, ресурси и други фактори.

Какво е подбор на портфейл от проекти?

Подборът на портфейл от проекти означава избор на подмножество от проекти от по-голям набор от проекти. Целта е да се формира реализуем портфейл, който да отговаря възможно най-добре на определените корпоративни цели.

Какво означава „оптимален подбор на проекти“?

Оптимален подбор на проекти означава избор на комбинация от проекти, която в рамките на определен математически модел оптимизира зададената целева функция, като спазва всички моделирани ограничения.

Какво е вземане на решения относно портфейла?

Вземането на решения за портфолио разглежда решенията на ниво цялостно проектно портфолио. При това се вземат предвид алтернативните разходи, бюджетите, ресурсите, стратегическите цели и взаимодействията между проектите.

Какво е оптимизация на избора на проекти?

Оптимизацията на избора на проекти съчетава избора на проекти с математическа оптимизация. При нея се изчислява коя комбинация от проекти при определените условия най-добре отговаря на избраната целева величина.

Каква е разликата между приоритизиране на проекти и оптимизация на портфолио от проекти?

Приоритизирането на проекти оценява проектите и често създава класация. Оптимизацията на портфейла от проекти, от друга страна, разглежда възможните комбинации от проекти и взема предвид ограниченията по отношение на бюджета, ресурсите и други фактори при избора на портфейла.

Защо проектът с най-висок приоритет не води автоматично до най-добрия портфейл?

Проектите имат различни разходи и изразходват различни ресурси. Няколко проекта с по-ниска приоритетност могат заедно да изискват същия бюджетен размер като един-единствен проект с висока приоритетност, но при това да генерират по-висока обща стойност.

Може ли оптимизацията на портфолиото да отчита зависимостите между проектите?

Да. Зависимостите могат да бъдат моделирани като математически ограничения. Например може да се определи, че един проект е предварително условие за друг, че два проекта трябва да бъдат реализирани едновременно или че два проекта се изключват взаимно.

Може ли оптимизацията на портфолиото от проекти да отчита стратегически критерии?

Да. Стратегическите критерии могат да бъдат интегрирани в модела за вземане на решения като целеви величини, претеглени критерии за полезност или допълнителни условия.

Колко комбинации има при 100 проекта?

При 100 независими бинарни решения за проекти теоретично съществуват 2^100 възможни комбинации. Това съответства на приблизително 1,27 × 10^30 възможни портфейли.

Може ли портфейлът от проекти да бъде оптимизиран наново при промяна на бюджета?

Да. Ако наличният бюджет се промени, цялото портфолио може да бъде преизчислено в рамките на новия капиталов лимит. По този начин става ясно кои проекти отпадат, кои се добавят или кои се заменят с други комбинации.

Какви данни са необходими за оптимизацията на портфейла от проекти?

За прост модел могат да бъдат достатъчни само идентификационният номер на проекта, разходите и целева величина като приходи, NPV или полезност. В зависимост от конкретния случай могат да бъдат добавени ресурси, стратегически критерии, зависимости, срокове, бизнес единици и други ограничения.

Каква е ползата от оптимизацията на портфейла в сравнение с ръчния подбор на проекти?

Математическата оптимизация на портфейла може систематично да анализира много голямо комбинаторно пространство за вземане на решения, като същевременно отчита няколко ограничения едновременно. По този начин мениджмънтът може да сравнява алтернативни портфейли въз основа на ясна логика за вземане на решения.