3 sekunnin kysymys johtokunnan kokouksessa

Entä jos jokainen johtokunnan esittämä uusi kysymys voisi välittömästi laukaista uuden vastauksen CAPEX-salkusta?

JOHTOKUNNAN KOKOUKSEN KYSYMYKSET
Kysymykset, joihin salkkusi pitäisi pystyä vastaamaan.

500 miljoonaa euroa CAPEX-investointeja.

200 projektia.

Useita liiketoimintayksiköitä.

Useita vuosia.

Rajoitetut resurssit.

Riippuvuudet.

Strategiset prioriteetit.

Johtokunnalla on edessään salkku.

Sitten toimitusjohtaja esittää yhden ainoan kysymyksen:

”Mitä tapahtuu, jos vähennämme CAPEX:ää 12 %?”

Yleensä tässä vaiheessa työ alkaa.

Uudet Excel-tiedostot.

Uudet sovittelut.

Uudet priorisoinnit.

Uudet laskelmat.

Uudet esitykset.

Ehkä vielä yksi kokous.

Mutta entä jos vastaus ei olisi viikkojen, päivien tai tuntien päässä?

Entä jos salkku voisi vastata sekunneissa?

3 sekunnin kokouskysymys.

Todellinen innovaatio ei ole kysymys.

Johtokunnat esittävät tällaisia kysymyksiä jatkuvasti.

Mitä tapahtuu, jos budjetti pienenee?

Mitä tapahtuu, jos budjetti kasvaa?

Mitä tapahtuu, jos kasvusta tulee tärkeämpää?

Mitä tapahtuu, jos likviditeettiä on suojattava entistä paremmin?

Mitä tapahtuu, jos jokin resurssi katoaa?

Mitä tapahtuu, jos suuri projekti siirretään myöhemmäksi?

Mitä tapahtuu, jos strategia muuttuu?

Ratkaiseva muutos on siinä, kuinka nopeasti seuraukset voidaan laskea koko salkun osalta.

Yksi kysymys muuttuu. Koko salkku vastaa.

Suurin osa johtoryhmän kysymyksistä koskee koko

salkkua

Toimitusjohtaja kysyy harvoin vain yhdestä yksittäisestä projektista.

Hän muuttaa yleistä toimintaympäristöä.

Ja tällä muutoksella voi olla vaikutuksia moniin projekteihin samanaikaisesti.

Budjettia leikataan.

Strategisen tavoitteen painoarvoa korotetaan.

Resurssi käy vähiin.

Investointi tulee pakolliseksi.

Projektia lykätään.

Riippuvuus muuttuu.

Ongelma:

Yksi ainoa muutos voi muuttaa koko projektisalkun.

Yksi kysymys. 200 projektia.

Oletetaan, että yrityksellä on:

500 miljoonan euron CAPEX.

200 investointihanketta.

Toimitusjohtaja kysyy:

”Mitä tapahtuu, jos summa on 440 miljoonaa euroa?”

Aluksi tämä kuulostaa yksinkertaiselta budjettikysymykseltä.

Mutta oikea vastaus ei ole:

”Leikkaamme jokaisen hankkeen budjettia 12 %.”

Oikea kysymys on:

”Mikä yhdistelmä 200 projektistamme tuottaa parhaan tuloksen määriteltyjen tavoitteidemme ja rajoitustemme puitteissa 440 miljoonan euron CAPEX-rajan puitteissa?”

Tämä on täysin erilainen kysymys.

Miksi yksinkertainen muutos voi muuttua monimutkaiseksi

Projekti A vaatii 40 miljoonaa euroa.

Projekti B vaatii 25 miljoonaa.

Projekti C vaatii 70 miljoonaa.

Projekti D toimii vain yhdessä projektin E kanssa.

Projekti F vaatii samat suunnitteluresurssit kuin projekti G.

Projekti H on pakollinen.

Projektilla I on suuri odotettu taloudellinen vaikutus.

Projekti J tukee voimakkaasti yhtä strategista prioriteettia.

Nyt toimitusjohtaja muuttaa vain yhtä lukua:

500 → 440 miljoonaa euroa.

Mutta tämä saattaa muuttaa useita projektipäätöksiä samanaikaisesti.

Yksi luku muuttuu. Päätöksentekotila muuttuu.

Salkun tulisi pystyä vastaamaan

Mitkä projektit jäävät pois?

Mitkä jäävät?

Mitä uusia yhdistelmiä syntyy?

Miten odotettu salkun arvo muuttuu?

Mitkä strategiset tavoitteet vaikuttavat asiaan?

Mitkä resurssit vapautuvat?

Mitkä riippuvuussuhteet vaikuttavat valintaan?

Mitä vaihtoehtokustannuksia syntyy?

Ja mikä projektikombinaatio on uusissa olosuhteissa optimaalinen?

Tämä on vastaus, jota johtoryhmä tarvitsee.

Toinen kysymys tulee heti perässä

Talousjohtaja tarkastelee tulosta.

Sitten hän kysyy:

”Mitä tapahtuu, jos summa on 450 miljoonaa 440 miljoonan sijaan?”

Uusi budjettiraja.

Uusi laskelma.

Toimitusjohtaja kysyy:

”Entä jos kasvu samalla tulee tärkeämmäksi?”

Uusi oletus.

Uusi laskelma.

Operatiivinen johtaja sanoo:

”Tekniikkaosasto voi kuitenkin ensi vuonna tarjota vain 80 % suunnitellusta kapasiteetista.”

Uusi rajoitus.

Uusi laskelma.

Strategiaosasto kysyy:

„Mitä tapahtuu, jos painotamme resilienssiä enemmän?”

Uusi painotus.

Uusi laskelma.

Nyt alkaa varsinainen johtokunnan simulaatio.

Kysy. Laske. Vertaa. Päätä.

Klassinen päätöksentekologiikka on usein peräkkäistä.

KYSYMYS

Johtokunta esittää uuden kysymyksen.

ANALYYSI

Talous-, kontrolli- tai muut osastot analysoivat vaikutuksia.

UUDELLEENLASKENTA

Malleja ja liiketoimintatapauksia mukautetaan.

YHDISTÄMINEN

Tulokset kootaan yhteen.

ESITTELY

Uusi päätöksentekopohja syntyy.

SEURAAVA KOKOUS

Johto keskustelee uudelleen.

Ja mahdollisesti seuraava kysymys nousee esiin heti.

Analyysi alkaa alusta.

Mitä tapahtuu, kun laskelma ja keskustelu yhdistyvät?

Silloin päätöksentekoprosessi muuttuu.

KYSYMYS → LASKENTA → VERTAILU → PÄÄTÖS.

Kysymys nousee esiin johtoryhmän kokouksessa.

Asiaankuuluvaa oletusta muutetaan.

Salkku lasketaan uudelleen.

Tulosta verrataan lähtöskenaarioon.

Seurauksia käsitellään.

Seuraava kysymys tulee esiin.

Laskelma otetaan osaksi johdon keskustelua.

Päätöksenteko ei kestä 3 sekuntia

Tämä on ratkaiseva ero.

Johtokunta ei tee monimutkaista investointipäätöstä kolmessa sekunnissa.

Eikä sen pitäisikään.

Ihmisten on tulkittava tuloksia.

Kyseenalaistettava oletuksia.

Keskusteltava riskeistä.

Otettava huomioon

laadulliset tekijät.

Otettava vastuu.

Kolme sekuntia viittaa määritellyn salkun matemaattiseen uudelleenlaskentaan – ei johtopäätöksen tekemiseen kuluvaan aikaan.

Juuri siinä on ero.

Laskenta nopeutuu. Päätösvalta säilyy ihmisellä.

Kolmen sekunnin kysymys muuttaa päätöksenteon nopeutta

Jos jokainen uusi kysymys laukaisee manuaalisen analyysin, järkevästi tarkasteltavien skenaarioiden määrä on rajallinen.

Ei välttämättä johdon älykkyyden vuoksi.

Vaan ajan vuoksi.

Resurssien vuoksi.

Sovittelun vuoksi.

Laskentatyön avulla.

Päätöksentekoprosessin nopeuden avulla.

Jos matemaattinen uudelleenlaskenta sen sijaan voidaan suorittaa välittömästi, samassa kokouksessa voidaan tutkia useampia merkityksellisiä vaihtoehtoja.

Tämä ei automaattisesti paranna jokaisen päätöksen laatua.

Mutta se laajentaa niiden vaihtoehtojen joukkoa, joita johto voi tosiasiallisesti vertailla.

Ensimmäinen 3 sekunnin kysymys

”Mitä tapahtuu, jos vähennämme CAPEX-investointeja 12 %?”

Muuta budjettia.

Laske salkku uudelleen.

Vertaa.

Toinen 3

sekunnin kysymys

”Mitkä projektit muuttuvat tämän seurauksena?”

Vertaa alkuperäistä salkkua ja uutta salkkua.

Uudet projektit.

Peruuntuneet projektit.

Muutettu pääoman kohdentaminen.

Kolmas 3

sekunnin kysymys

”Mitä tämä leikkaus maksaa meille taloudellisesti?”

Tarkastellaan odotetun salkun arvon muutosta.

Tuodaan kompromissi esiin.

Neljäs 3

sekunnin kysymys

”Mitä hyötyä meille olisi 20 miljoonasta eurosta lisää?”

Lisätään budjettia.

Laskea salkku uudelleen.

Tarkastella lisäinvestointien rajakäyttöä.

Viides 3

sekunnin kysymys

”Mitä tapahtuu, jos kasvu tulee tärkeämmäksi?”

Muuttaa strategista painotusta.

Laskea salkku uudelleen.

Tarkastella strategista kompromissia.

Kuudes 3 sekunnin kysymys

„Mitä tapahtuu, jos tämä projekti on ehdottomasti toteutettava?“

Ota projekti huomioon määriteltynä ehtona.

Laske salkku uudelleen.

Tuo esiin syrjäytetyt vaihtoehdot.

Seitsemäs 3 sekunnin kysymys

„Mitä tapahtuu, jos tästä resurssista tulee pullonkaula?“

Muuta resurssirajaa.

Laske salkku uudelleen.

Harkitse uutta projektikombinaatiota.

Kahdeksas 3 sekunnin kysymys

”Mitä tapahtuu, jos liiketoimintayksiköiden budjetit poistetaan?”

Muuta organisaation budjettirajoja.

Laske yrityssalkku uudelleen.

Tee pääoman siirrot näkyviksi.

Yhdeksäs 3 sekunnin kysymys

”Mihin strategiaan meillä on varaa 400 miljoonalla eurolla?”

Määritä uusi pääomaraja.

Ota huomioon strategiset kriteerit.

Laske salkku uudelleen.

Kymmenes 3

sekunnin

kysymys

”Missä seuraava CAPEX-euro tuottaa suurimman lisäarvon?”

Muuta pääomarajaa vaiheittain.

Vertaa optimoituja salkkuja.

Tee CAPEX:n marginaalinen arvo näkyväksi.

Uusi kategoria johtoryhmän kysymyksiä

Nämä kysymykset eivät ole uusia.

Uutta on mahdollisuus tutkia niiden mitattavissa olevia vaikutuksia salkkuun välittömästi.

Tämä luo uudenlaisen johdon keskustelun.

Ei:

”Voisitteko laskea tämän seuraavaan kokoukseen mennessä?”

Vaan:

”Lasketaanpa se nyt.”

Staattisista dioista dynaamiseen päätöksentekotilaan

Esitys kuvaa valmiiksi valmisteltua tilannetta.

Staattinen laskentataulukko kuvaa valmiiksi laadittua mallia.

Mutta johtoryhmän kokoushuone on dynaaminen.

Ihmiset esittävät kysymyksiä.

He esittävät vastalauseita.

He muuttavat oletuksia.

He haluavat nähdä vaihtoehtoja.

He kysyvät:

”Mitä jos?”

Juuri siksi päätöksentekomallin tulisi myös pystyä reagoimaan dynaamisesti.

Hallitus ajattelee kysymysten kautta. Salkun tulisi pystyä vastaamaan skenaarioiden avulla.

Todellinen arvo ei piile kolmessa sekunnissa

Kolme sekuntia on vaikuttavaa.

Mutta nopeus sinänsä ei ole ratkaiseva tekijä.

Todellinen arvo syntyy siitä, että uusi johtamiseen liittyvä kysymys ei välttämättä laukaise automaattisesti uutta analyysikierrosta johtoryhmän kokoushuoneen ulkopuolella.

Tämän

ansiosta samassa päätöksentekotilanteessa voidaan tarkastella useampia vaihtoehtoja.

Kompromissit tulevat näkyviin aikaisemmin.

Uudet kysymykset voivat perustua suoraan aiempiin vastauksiin.

Keskustelu pysyy päätöksentekoprosessin virrassa.

Päätöksentekokustannukset muuttuvat myös

Jokainen manuaalinen uudelleenlaskenta vaatii resursseja.

Rahoitus.

Taloushallinto.

Strategia.

Liiketoimintayksiköt.

Operatiivinen

toiminta.

Johtaminen.

Ehkä ulkoiset konsultit.

Kun uusi johtamiskysymys laukaisee useita analysointi- ja sovittelukierroksia, syntyy päätöksentekokustannuksia.

CAPEX-päätöksen kustannukset eivät koostu pelkästään sijoitetusta pääomasta.

Niitä syntyy myös päätökseen johtavasta prosessista.

Nopeus ilman hallintoa olisi vaarallista

Mitä nopeammin skenaarioita voidaan laskea, sitä tärkeämpiä selkeät säännöt ovat.

Kuka saa muuttaa budjettia?

Kuka muuttaa strategisia painotuksia?

Mikä tietoversio on voimassa?

Mitkä rajoitukset ovat sitovia?

Mitä oletuksia on muutettu?

Mikä skenaario on hyväksytty?

Päätöksenteon nopeus vaatii päätöksenteon hallintaa.

Matematiikka vastaa vain siihen kysymykseen, joka on esitetty

Jos johto määrittelee 440 miljoonaa euroa uudeksi budjettirajaksi, malli voi optimoida tämän ehdon puitteissa.

Se ei kuitenkaan päätä, onko 440 miljoonaa euroa strategisesti oikea summa.

Jos kasvulle annetaan suurempi painoarvo, salkku voidaan laskea tämän uuden painotuksen perusteella.

Malli ei kuitenkaan ratkaise, pitäisikö kasvun todellakin olla tärkeämpää.

Laskelman laatu ei korvaa johtamiskysymyksen laatua.

Päinvastoin.

Mitä tehokkaammaksi laskelma muuttuu, sitä tärkeämpiä hyvät kysymykset ovat.

The 3-Second Boardroom Question -kysymys muuttuu formaatiksi

Jokainen numero alkaa täsmälleen yhdellä kysymyksellä.

Ei pitkiä teorioita.

Ei tuote-esittelyjä.

Konkreettinen johtopäätös.

Esimerkiksi:

THE 3-SECOND BOARDROOM QUESTION #01
Mitä tapahtuu, jos vähennämme CAPEX:ää 12 %?

THE 3-SECOND BOARDROOM QUESTION #02
Mitä hyötyä saamme 20 miljoonan euron lisäinvestoinnista?

3 SEKUNNIN KYSYMYS HALLITUKSESSA #03
Mitkä projektit muuttuvat, kun kasvu nousee tärkeämmäksi?

3 SEKUNNIN KYSYMYS HALLITUKSESSA #04
Mitä korkeampi vähimmäislikviditeetti meille maksaa?

3 SEKUNNIN KYSYMYS HALLITUKSELLE #05
Mitä tapahtuu, jos suurin projektimme siirretään myöhemmäksi?

3 SEKUNNIN KYSYMYS HALLITUKSELLE #06
Mikä liiketoimintayksikkö hyödyntäisi lisäinvestoinnit parhaiten?

3 SEKUNNIN KYSYMYS HALLITUKSELLE #07
Mitkä projektit menetämme, jos suunnittelukapasiteettia vähennetään 10 %?

3 SEKUNNIN

KYSYMYS HALLITUKSELLE #08
Mihin strategiaan meillä on todellisuudessa varaa nykyisillä investoinneillamme?

Yksi kysymys. Yksi muutettu oletus. Uudelleen laskettu salkku.

StratePlan: Salkku antaa

vastauksen

StratePlan on kehitetty optimoimaan matemaattisesti monimutkaisia salkkupäätöksiä määriteltyjen budjettien, resurssien, riippuvuuksien, strategisten kriteerien ja muiden rajoitteiden puitteissa.

Jos johto muuttaa jotakin olennaista oletusta, salkku voidaan laskea uudelleen uusien olosuhteiden mukaisesti.

Sopivan mallin ja tietomäärän avulla tämä uudelleenlaskenta voidaan suorittaa muutamassa sekunnissa.

Näin matemaattinen salkun optimointi on suoraan käytettävissä johtoryhmän kokouksessa.

Toimitusjohtaja esittää kysymyksen.

Oletusta muutetaan.

StratePlan laskee salkun uudelleen.

Johtoryhmä vertailee seurauksia.

Johto tekee päätöksen.

3 sekunnin johtokunnan kysymys.

Ratkaiseva kysymys ei ole:

”Voiko yrityksemme tuottaa vielä enemmän analyyseja?”

Vaan:

”Pystyykö päätöksentekomallimme pysymään johdon kysymysten vauhdissa?”

Kun toimitusjohtaja muuttaa oletusta, salkun tulisi pystyä reagoimaan siihen.

Kun talousjohtaja asettaa uuden pääomarajan, salkun tulisi pystyä reagoimaan siihen.

Kun operatiivinen johtaja muuttaa resurssirajoitusta, salkun tulisi pystyä reagoimaan siihen.

Kun strategiaosasto muuttaa prioriteettia, salkun tulisi pystyä reagoimaan siihen.

Kysymys.

Uusi laskelma.

Näkyvä kompromissi.

Parempi perusta seuraavalle johtopäätökselle.

KYSY. LASKE. VERTAA. PÄÄTÄ.

ÄLÄ LUOTA MEIHIN. LASKE ITSE.