Miten SAP-tiedot muutetaan päätöksentekokelpoisiksi?
Executive Briefing CFO:lle, CIO:lle ja strategiasta vastaaville
Monissa organisaatioissa SAP-järjestelmät ovat keskeisessä roolissa talous-, investointi- ja projektitietojen keräämisessä, käsittelyssä ja arvioinnissa. Ratkaisut kuten SAP S/4HANA, SAP PPM, SAP PS, CO, FI, BW ja SAP Analytics tukevat suunnittelua, ennustamista, simulointia ja raportointia jäsennellyllä tavalla.
Transaktiot, budjetit, likviditeetin kehitys, projektien rakenteet, resurssit ja riippuvuudet dokumentoidaan järjestelmällisesti. Näin saadaan käyttöön johdonmukainen ja integroitu tietokanta.
Kun tehdään portfoliopäätöksiä, joissa on useita samanaikaisesti tarkasteltavia projekteja, tämä tietokanta voidaan siirtää muodolliseen päätöksentekomalliin.
1. SAP-järjestelmien toiminnallinen luokittelu
SAP-järjestelmät hoitavat tyypillisesti tehtäviä seuraavilla aloilla: :
- Transaktioiden kirjaaminen
- Budjetointi
- Kustannus- ja tuloslaskenta
- Ennustaminen ja likviditeetin suunnittelu
- Projektien ja resurssien strukturointi
- Raportointi ja analysointi
Käytetyistä moduuleista ja yksilöllisestä konfiguraatiosta riippuen suunnittelu- ja simulointitoiminnot voivat olla toteutettu eri tavoin.
Nämä järjestelmät tarjoavat jäsennellyn perustan strategisille ja operatiivisille päätöksille.
2. Laajennus muodollisilla päätöksentekomalleilla
Useita projekteja koskevia portfoliopäätöksiä varten voidaan määritellä lisämatemaattisia malleja. Tässä otetaan huomioon muun muassa seuraavat elementit :
- Tulot ja menot
Mallinnus perustuu olemassa oleviin tietoihin ja täydentää olemassa olevaa tietorakennetta muodollisesti kuvattavalla päätöksentekologiikalla.
3. Kombinatorinen päätöksentekotila
Jos tarkastellaan useita projekteja samanaikaisesti, syntyy kombinatorinen päätöksentekotila.
Esimerkiksi :
10 projektia → 1 024 mahdollista yhdistelmää
20 projektia → yli miljoona yhdistelmää
50 projektia → 2^50 ≈ 1 125 biljoonaa mahdollista yhdistelmää
Luku saadaan matemaattisesta rakenteesta, joka kuvaa mahdollisia projektien yhdistelmiä määriteltyjen sivuehtojen alla.
4. Relevanttien tietojen jäsentäminen
Päätösmallin siirtämiseen voidaan käyttää muun muassa seuraavia tietopisteitä :
- Investointikustannukset (CapEx)
- Juoksevat käyttökustannukset (OpEx)
- Maksuprofiilit
- Monikauden kassavirrat
- Taloudelliset arviointikriteerit (esim. IRR, NPV)
- Resurssien kohdentaminen
- Loogiset projektiriippuvuudet
Näiden tietojen yhdistämällä syntyy johdonmukainen, matemaattisesti kuvattava portfoliodata.
5. Tavoitteiden määrittely
Päätöksentekomalli perustuu määriteltyihin tavoitteisiin. Mahdollisia tavoitteita voivat olla :
- Taloudellisten tunnuslukujen maksimointi
- Likviditeetin vakauttaminen
- Riskien rajoittaminen
- Strategisten kriteerien täyttäminen
- Moniulotteiset tavoitteiden yhdistelmät
Tavoitteiden määrittely määrittää mallin rakenteen ja logiikan.
6. Rajoitusten kuvaaminen
Tyypillisiä rajoituksia voivat olla :
- Vuosibudjetit
- Monivuotiset katot
- Resurssien ylärajat
- Strategiset vähimmäisvaatimukset
- Sääntelyvaatimukset
Näiden ehtojen muodollisella kuvaamisella määritellään selkeästi sallittu päätöksentekotila.
7. Arkkitehtoninen tarkastelu
Toiminnallisesti voidaan erottaa eri tasot :
- Operatiivinen tiedonkeruu ja suunnittelu
- Muodollinen päätöksentekomallinnus
Nämä tasot voivat olla integroituja tai modulaarisia, riippuen järjestelmäarkkitehtuurista ja organisaation rakenteesta.
Kuvaus on toiminnallinen eikä se edusta suorituskyvyn tai järjestelmien vertailua.
8. Läpinäkyvyys ja dokumentointi
Muodollisesti määritelty päätöksentekomalli mahdollistaa :
- Rajoitusten jäljitettävyyden
- Vaihtoehtoisten skenaarioiden dokumentoinnin
- Sallittujen salkkujen vertailun
- Eri tulosmuuttujien kvantifioinnin
Tämä voi tukea läpinäkyvyys- ja hallintovaatimuksia.
Tiivistelmä
SAP-järjestelmät tarjoavat jäsenneltyjä, johdonmukaisia ja integroituja suunnittelu- ja talousdataa.
Useita projekteja koskevien salkkujen päätösten osalta tätä tietokantaa voidaan täydentää muodollisilla päätöksentekomalleilla, jotka kuvaavat tavoitteita ja sivuehtoja matemaattisesti.
Operatiivisen tietorakenteen ja muodollisen mallinnuksen yhdistelmä mahdollistaa systemaattisen analyysin mahdollisista projektikombinaatioista määriteltyjen rajoitusten puitteissa.
Oikeudellinen huomautus :
SAP on SAP SE:n tai sen tytäryhtiön rekisteröity tavaramerkki. Maininta on tarkoitettu yksinomaan kuvailevaksi teknisen ja arkkitehtonisen luokittelun yhteydessä.
Esitetyt toiminnalliset rajat ovat yleinen kuvaus eri järjestelmärooleista (esim. System of Record, Planning Layer, System of Decision). Ne eivät ole suorituskyvyn, toimintojen tai laadun vertailu vertailevan mainonnan mielessä.
SAP-järjestelmien todellinen toiminnallisuus riippuu käytetyistä moduuleista, yksilöllisistä konfiguraatioista, asiakaskohtaisista laajennuksista sekä kolmansien osapuolten ratkaisuista ja voi vaihdella tapauskohtaisesti.
Ei väitetä, että olemassa olevat ERP- tai suunnittelujärjestelmät olisivat puutteellisia tai huonompia. Kuvatut optimointimenetelmät ovat täydentävä metodologinen tarkastelu.
