Projektisalkun hallinnan optimointi: projektien optimaalinen valinta budjetti-, resurssi- ja riippuvuusrajoitusten puitteissa
Projektisalkun hallinnan optimointi yhdistää perinteisen projektisalkun hallinnan matemaattiseen salkun optimointiin. Sen sijaan, että projektit vain kirjattaisiin, arvioitaisiin ja priorisoitaisiin, lasketaan, mikä projektien yhdistelmä tuottaa suurimman mahdollisen kokonaisarvon rajoitetun budjetin, projektien riippuvuuksien, pakollisten projektien ja muiden salkun rajoitusten puitteissa.
Juuri tässä piilee suurten projektisalkkujen keskeinen haaste:
Yrityksellä on enemmän järkeviä projekteja kuin budjettia ja resursseja.
Samalla projekteja ei voida valita toisistaan riippumatta.
Projekti B voi edellyttää projektia A. Projekti C voi olla pakollinen. Projektit D ja E voivat tarvita samoja resursseja. Kaksi projektia voi sulkea toisensa pois. Yksittäisille liiketoimintayksiköille voi olla asetettu vähimmäis- tai enimmäisbudjetit.
Tämän vuoksi projektien priorisointi muuttuu rajoitteiden optimointiongelmaksi.
Ratkaiseva kysymys ei ole enää:
”Mitkä projektit ovat tärkeimpiä?”
Vaan:
”Mikä sallittu yhdistelmä kaikista projekteista tuottaa todellisissa olosuhteissamme suurimman kokonaisarvon?”
Sisällysluettelo
- Mitä on projektisalkun hallinnan optimointi?
- Mitä on salkun optimointi?
- Mitä ovat projektien riippuvuudet?
- Mitä ovat pakolliset projektit?
- Mitä ovat salkun rajoitukset?
- Kuinka priorisoida projekteja, kun budjetti on rajallinen
- Kuinka valita paras projektien yhdistelmä
- Kuinka optimoida projektisalkku rajoitusten puitteissa
- Kuinka mallintaa projektien riippuvuussuhteet
- Kuinka sisällyttää pakolliset projektit salkun optimointiin
- Millaisia salkun rajoituksia on olemassa?
- Miksi projektien järjestys ei riitä rajoitusten ollessa voimassa
- Matemaattinen salkkumalli
- Tyypillisiä riippuvuussääntöjä
- Kuinka pakolliset projektit muuttavat päätöksentekotilaa
- Esimerkki: Projektien valinta rajallisella budjetilla
- Esimerkki: Projektien riippuvuussuhteet muuttavat optimaalista salkkua
- Esimerkki: Pakollinen projekti salkussa
- Useiden rajoitusten samanaikainen optimointi
- Salkun rajoitusten testaaminen what-if-analyysillä
- Rajoitusten optimointi reaaliaikaisesti johtoryhmän kokouksessa
- Projektisalkun hallinnan optimointi StratePlanilla
- Usein kysyttyjä kysymyksiä salkun optimoinnista ja rajoitteista
Mitä on projektisalkun hallinnan optimointi?
Projektisalkun hallinnan optimointi laajentaa perinteistä projektisalkun hallintaa matemaattisella päätöksentekotasolla.
Perinteinen PPM luo tyypillisesti läpinäkyvyyttä seuraaviin asioihin:
- projektit
- budjetit
- Tila
- resurssit
- Välitavoitteet
- Riskit
- Prioriteetit
- Projektin eteneminen
Nämä tiedot ovat tärkeitä salkunhallinnan kannalta.
Ne eivät kuitenkaan automaattisesti anna vastausta kysymykseen, mitkä projektit koko projektikokonaisuudesta tulisi tosiasiassa valita.
Siksi projektisalkun hallinnan optimointi täydentää matemaattista valintaprosessia.
Tässä yhteydessä projekteja, tavoitearvoja ja rajoituksia tarkastellaan yhteisen päätöksentekomallin puitteissa.
PPM näyttää, mitä salkussa on. Salkun optimointi laskee, mikä yhdistelmä tulisi valita määriteltyjen ehtojen mukaisesti.
Mitä on salkun optimointi?
Portfolion optimointi tarkoittaa projektien tai investointien yhdistelmän matemaattista optimointia määriteltyjen tavoitteiden ja rajoitusten puitteissa.
Yksinkertaistettu tavoitefunktio voi olla:
Maksimoi kaikkien valittujen projektien kokonaisarvo.
Ehdolla:
Kokonaismenot ≤ käytettävissä oleva budjetti.
Todellisissa yrityksissä tähän lisätään vielä muita ehtoja.
Esimerkiksi:
- Projekti A on pakollinen
- Projekti B voidaan toteuttaa vain yhdessä projektin C kanssa
- Projekti D edellyttää projektia E
- Projekti F ja projekti G sulkevat toisensa pois
- Liiketoimintayksikkö A tarvitsee vähimmäisbudjetin
- Liiketoimintayksikkö B:llä on enimmäisbudjetti
- Suunnittelukapasiteetti on rajallinen
- Samanaikaisesti saa toteuttaa enintään 25 projektia
Portfolion optimointi ottaa nämä ehdot huomioon projektien valinnassa.
Tarkoituksena ei siis ole löytää salkkua, jolla on suurin teoreettinen arvo ilman rajoituksia.
Tavoitteena on löytää salkku, jolla on suurin saavutettavissa oleva arvo todellisten päätöksentekorajoitusten puitteissa.
Mitä ovat projektiriippuvuudet?
Projektiriippuvuudet ovat projektien välisiä riippuvuussuhteita, joiden vuoksi yhden tai useamman projektin valinta tai toteutus riippuu yhdestä tai useammasta muusta projektista.
Yksinkertainen esimerkki:
Uusi tuotanto-ohjelmisto voidaan ottaa käyttöön vasta, kun tekninen infrastruktuuri on ensin modernisoitu.
Täten projekti B riippuu projektista A.
Muita projektiriippuvuuksien muotoja voivat olla:
- Projekti A on edellytys projektille B
- Projekti A ja projekti B on valittava yhdessä
- Projekti A:ta ja projekti B:tä ei saa valita samanaikaisesti
- Projekti B saa alkaa vasta projektin A päätyttyä
- Projekti C on taloudellisesti järkevä vain, jos myös projekti D toteutetaan
- Useat projektit kilpailevat samasta resurssista
Riippuvuussuhteet muuttavat sallittua päätöksentekotilaa.
Projektikombinaatio voi vaikuttaa taloudellisesti houkuttelevalta, mutta olla silti kielletty, jos se rikkoo välttämätöntä riippuvuussuhdetta.
Mitä ovat pakolliset projektit?
Pakolliset projektit ovat projekteja, joiden on oltava osa salkkua riippumatta niiden suhteellisesta taloudellisesta houkuttelevuudesta.
Syitä tähän voivat olla esimerkiksi:
- Lakisääteiset vaatimukset
- Säännösten noudattaminen
- Työturvallisuus
- Kyberturvallisuus
- Sopimusvelvoitteet
- Sääntelyvaatimukset
- Kriittinen kunnossapito
- Jo tehdyt sitoumukset
- Strategiset johtopäätökset
Portfolion optimoinnissa pakollista projektia ei käsitellä samalla tavalla kuin vapaasti valittavaa projektia.
Se otetaan mukaan päätöksentekoprosessiin kiinteänä ehtona.
Kaikkien muiden projektien käytettävissä oleva budjetti pienenee vastaavasti.
Optimointi ei tällöin päätä, toteutetaanko pakollinen projekti. Se laskee tämän ehdon puitteissa parhaan jäljellä olevan salkkupäätöksen.
Mitä ovat salkun rajoitukset?
Salkun rajoitukset ovat ehtoja, jotka sallitun projektikombinaation on täytettävä.
Ne kuvaavat todellisia taloudellisia, operatiivisia, strategisia ja organisatorisia rajoituksia matemaattisen salkkumallin sisällä.
Salkkurajoitus voi olla esimerkiksi seuraava:
Kokonaistalousarvio ≤ 500 miljoonaa euroa
tai:
Suunnittelutyö ≤ 20 000 tuntia
tai:
Projekti A on valittava.
tai:
Jos projekti B valitaan, myös projekti C on valittava.
Rajoitukset eivät siis häiritse optimointia.
Ne määrittelevät todellisen päätöksentekotilan, jonka puitteissa optimointi tapahtuu.
Kuinka priorisoida projekteja, kun budjetti on rajallinen
Kun budjetti on rajallinen, perinteinen lähestymistapa on usein priorisoida projektit ja sitten käsitellä ne järjestyksessä ylhäältä alas, kunnes budjetti on käytetty loppuun.
Tämä menetelmä voi vaikuttaa järkevältä, mutta sillä on yksi ratkaiseva haittapuoli:
Siinä hankkeita tarkastellaan ensisijaisesti yksittäin.
Oletetaan, että käytettävissä oleva budjetti on 100 miljoonaa euroa.
| Projekti | Kustannukset | Odotettu arvo |
|---|---|---|
| Hanke A | 100 miljoonaa euroa | 150 miljoonaa euroa |
| Hanke B | 60 miljoonaa euroa | 100 miljoonaa euroa |
| Hanke C | 40 miljoonaa euroa | 80 miljoonaa euroa |
Hankkeella A on suurin yksittäinen arvo.
Jos se valitaan, salkun arvo on 150 miljoonaa euroa.
Projekti B ja projekti C voidaan kuitenkin toteuttaa yhdessä.
Niiden toteuttamiseen tarvitaan myös tarkalleen 100 miljoonaa euroa.
Niiden yhteinen odotettu arvo on 180 miljoonaa euroa.
Rajoitetun budjetin vuoksi ei siis pidä tarkastella pelkästään yksittäisten projektien prioriteettia. Ratkaisevaa on se yhdistelmä, joka hyödyntää käytettävissä olevaa budjettia tehokkaimmin.
Kuinka valita paras projektien yhdistelmä
Paras projektien yhdistelmä voidaan määrittää vasta, kun ensin määritellään, mitä ”paras” tarkoittaa.
Mahdollisia tavoitteita ovat:
- NPV:n maksimointi
- Odotettujen tulojen maksimointi
- Salkun ROI:n maksimointi
- Strategisen hyödyn maksimointi
- Riskien vähentämisen maksimointi
- Useiden tavoitteiden yhdistetty optimointi
Tämän jälkeen määritellään todelliset rajoitukset.
Esimerkiksi:
- Budjetti
- Resurssit
- Projektien riippuvuudet
- Pakolliset projektit
- Liiketoimintayksiköiden rajat
- Toimipaikkasäännöt
- Aikarajoitukset
Optimointimalli etsii tämän jälkeen sallitun päätöksentekoalueen sisältä projektikombinaation, joka täyttää määritellyn tavoitefunktion parhaalla mahdollisella tavalla.
Paras yhdistelmä ei siis ole parhaiden yksittäisten projektien summa. Se on paras salkku määriteltyjen ehtojen puitteissa.
Kuinka optimoida projektisalkku rajoitusten puitteissa
Rajoitusten alainen projektisalkku optimoidaan kuvaamalla tavoitearvot ja rajoitukset yhdessä matemaattisessa päätöksentekomallissa.
Prosessi voidaan toteuttaa kuudessa vaiheessa:
- Määritellään projektikokonaisuus: Kartoitetaan kaikki mahdolliset projektit.
- Tavoitearvon määrittäminen: Esimerkiksi NPV, tulot tai strateginen hyöty.
- Määritä budjetti: Määritä käytettävissä olevat taloudelliset resurssit.
- Rajoitusten mallintaminen: Lisätään resurssit, riippuvuudet, pakolliset projektit ja muut ehdot.
- Portfolion optimointi: Laske sallitut projektikombinaatiot matemaattisesti.
- Vertaa skenaarioita: Testaa vaihtoehtoisia oletuksia ja rajoituksia.
Tällä tavoin ei synny teoreettista optimointia, joka olisi irrallaan yrityksen todellisuudesta.
Todelliset olosuhteet tulevat itse osaksi matemaattista mallia.
Kuinka mallintaa projektiriippuvuuksia
Projektiriippuvuudet voidaan muotoilla loogisiksi ehdoiksi optimointimallin sisällä.
Jokaiselle projektille voidaan esimerkiksi käyttää binääristä päätösmuuttujaa:
1 = projekti valitaan
0 = projektia ei valita
Jos projekti B voidaan toteuttaa vain, jos myös projekti A toteutetaan, looginen suhde voidaan yksinkertaistettuna ilmaista seuraavasti:
B ≤ A
Jos B valitaan, myös A:n arvon on oltava 1.
Muita riippuvuussuhteita voidaan mallintaa samalla tavalla.
Jos A ja B voidaan toteuttaa vain yhdessä:
A = B
Jos A ja B sulkevat toisensa pois:
A + B ≤ 1
Jos vähintään toinen näistä projekteista on valittava:
A + B ≥ 1
Näin organisaation projektisäännöt muuttuvat matemaattisiksi rajoitteiksi.
Kuinka sisällyttää pakolliset projektit salkun optimointiin
Pakolliset projektit voidaan sisällyttää suoraan salkkumalliin kiinteinä päätösehtoina.
Jos projekti M on pakollinen, määritellään:
M = 1
Tällöin projekti on osa jokaista sallittua salkkukonfiguraatiota.
Oletetaan, että:
Kokonaistalousarvio = 500 miljoonaa euroa
Pakollinen projekti = 80 miljoonaa €
Tällöin jäljelle jää tosiasiallisesti 420 miljoonaa euroa muiden projektien optimointia varten.
Laskelmissa otetaan edelleen huomioon kaikki riippuvuussuhteet ja muut rajoitukset.
Pakollisia projekteja ei käsitellä optimoinnin ulkopuolella. Ne integroidaan optimointiin kiinteinä puite-ehdoina.
Mitä erilaisia salkun rajoituksia on olemassa?
Salkkurajoitukset voivat kuvastaa erilaisia yritystoiminnan realiteetteja.
Budjettirajoitukset
Koko salkun arvo ei saa ylittää määriteltyä pääomarajaa.
Resurssirajoitukset
Projektit eivät saa yhteensä vaatia enemmän resursseja kuin on käytettävissä.
Pakolliset rajoitukset
Tietyt projektit on sisällytettävä salkkuun.
Riippuvuusrajoitukset
Projektit edellyttävät muiden projektien toteutumista tai niitä on toteutettava yhdessä.
Keskinäisen poissulkemisen rajoitukset
Tiettyjä projekteja ei saa valita samanaikaisesti.
Liiketoimintayksikkörajoitukset
Liiketoimintayksiköille voi olla asetettu vähimmäis- tai enimmäisbudjetteja.
Tehdasrajoitukset
Toimipaikoilla voi olla omat pääoma- tai resurssiehtonsa.
Strategiset rajoitukset
Salkun on täytettävä määritellyt strategiset vähimmäisvaatimukset.
Aikarajoitukset
Projektit on käynnistettävä tai saatettava päätökseen tiettyjen aikajaksojen kuluessa.
Todellisissa salkuissa monia näistä rajoitustyypeistä voi esiintyä samanaikaisesti.
Miksi projektien järjestäminen paremmuusjärjestykseen ei riitä rajoitteiden ollessa kyseessä
Järjestys asettaa projektit tiettyyn järjestykseen.
Monimutkaiset rajoitukset voivat kuitenkin tehdä tästä järjestyksestä käyttökelvottoman.
Oletetaan, että
Projektilla A on korkein pisteet.
Projektilla B on toiseksi korkein pisteet.
Projektilla C on kolmanneksi korkein pisteet.
Jos projekti B kuitenkin edellyttää projektia D ja B + D yhdessä ylittävät käytettävissä olevan budjetin, projektia B ei voida valita pelkästään sen sijoitusta rankingissa perusteella.
Tai projekti A ja projekti C sulkevat toisensa pois.
Silloin yksinkertainen ylhäältä alas -valinta ei myöskään ole mahdollista.
Mitä enemmän rajoitteita salkussa on, sitä vähemmän pelkkä sijoitusjärjestys on merkityksellinen lopullisen salkkupäätöksen kannalta.
Matemaattinen salkkumalli
Yksinkertaistettu salkkumalli voi koostua tavoitefunktiosta ja useista rajoitteista.
Jokaiselle projektille i määritellään päätösmuuttuja xᵢ:
xᵢ = 1, jos projekti i valitaan
xᵢ = 0, jos projektia i ei valita
Yksinkertaistettu tavoitefunktio voi olla:
Maksimoi Σ arvoᵢ × xᵢ
budjettirajoituksen puitteissa:
Σ kustannusᵢ × xᵢ ≤ budjetti
Lisäksi voidaan lisätä riippuvuus-, resurssi-, pakollisuus- ja muita rajoituksia.
Tämä muodostaa muodollisen mallin todellisesta salkkupäätöksestä.
Tyypillisiä riippuvuussääntöjä
| Liiketoimintasääntö | Yksinkertaistettu mallilogiikka |
|---|---|
| B tarvitsee A:ta | B ≤ A |
| A ja B vain yhdessä | A = B |
| A tai B, mutta ei molempia | A + B ≤ 1 |
| Vähintään A tai B | A + B ≥ 1 |
| A on pakollinen | A = 1 |
| Enintään kaksi seuraavista: A, B ja C | A + B + C ≤ 2 |
Tällä tavoin myös monimutkaisemmat projektisäännöt voidaan kuvata jäsennellysti.
Miten pakolliset projektit muuttavat päätöksentekotilaa
Pakolliset projektit kuluttavat budjettia ja resursseja ennen kuin vapaasti valittavien projektien välillä tehdään valinta.
Tämä voi muuttaa merkittävästi jäljellä olevan portfolion optimaalista koostumusta.
Esimerkiksi arvokas projekti voi jäädä pois portfoliosta, koska uusi sääntelyyn perustuva pakollinen projekti sitoo osan budjetista.
Siksi on tärkeää, ettei uuden pakollisen vaatimuksen jälkeen poisteta sattumanvaraisesti mitään olemassa olevaa projektia.
Koko jäljellä oleva projektikanta tulisi optimoida uudelleen uusien olosuhteiden mukaisesti.
Uudet pakolliset hankkeet eivät muuta pelkästään käytettävissä olevaa budjettia. Ne voivat muuttaa myös kaikkien muiden hankkeiden optimaalista yhdistelmää.
Esimerkki: Projektien valinta rajallisella budjetilla
Yrityksellä on 80 mahdollista projektia.
Kokonaispääomatarve on 750 miljoonaa euroa.
Käytettävissä oleva budjetti on 500 miljoonaa euroa.
Kaikki projektit on jo arvioitu, ja niillä on positiiviset liiketoimintamallit.
Ongelmana ei siis ole huonojen hankkeiden tunnistaminen.
Ongelmana on parhaan yhdistelmän valinta 500 miljoonan euron puitteissa.
Siksi salkun optimoinnissa kaikkia hankkeita tarkastellaan yhdessä.
Laskelmassa otetaan huomioon:
- Hankekustannukset
- Odotetut arvot
- Budjetti
- Resurssit
- Riippuvuudet
- Pakolliset projektit
Tuloksena on sallittu projektikombinaatio, joka täyttää määritellyn tavoitearvon parhaalla mahdollisella tavalla näissä olosuhteissa.
Esimerkki: Projektiriippuvuudet muuttavat optimaalista salkkua
Oletetaan, että projektilla B on korkea odotettu arvo.
Projekti B voidaan kuitenkin toteuttaa vain, jos samanaikaisesti rahoitetaan projekti A.
| Projekti | Kustannukset | Odotettu arvo | Riippuvuus |
|---|---|---|---|
| A | 30 miljoonaa euroa | 20 miljoonaa euroa | Edellytys B:lle |
| B | 70 miljoonaa euroa | 140 miljoonaa euroa | Tarvitaan A |
| C | 90 miljoonaa euroa | 145 miljoonaa euroa | Ei |
Hanke B maksaa erikseen 70 miljoonaa euroa.
Riippuvuussuhteen vuoksi päätöksen B todellinen pääomatarve on kuitenkin 100 miljoonaa euroa, koska myös A tarvitaan.
Tämä muuttaa vertailua projektien B ja C välillä.
Projektien riippuvuussuhteet muuttavat projektivalinnan taloudellista logiikkaa, ja siksi ne on otettava huomioon ennen salkkupäätöstä.
Esimerkki: Pakollinen projekti salkussa
Yrityksellä on 400 miljoonan euron salkkubudjetti.
Uusi sääntelyyn liittyvä projekti, jonka kustannukset ovat 75 miljoonaa euroa, tulee pakolliseksi.
Tällöin kaikille muille projekteille jää 325 miljoonaa euroa.
Yksinkertainen tapa olisi poistaa nykyisestä portfoliosta 75 miljoonan euron arvosta projekteja.
Tämä ei kuitenkaan välttämättä johda parhaaseen uuteen salkkukokoonpanoon.
Muuttuneen budjettirajan vuoksi muut projektikombinaatiot voivat tulla houkuttelevammiksi.
Siksi pakollinen projekti otetaan mukaan kiinteänä ehtona ja koko salkku optimoidaan uudelleen.
Useiden rajoitteiden samanaikainen optimointi
Todellisten salkkujen todellinen monimutkaisuus johtuu erilaisten rajoitusten yhdistelmästä.
Salkulla voi esimerkiksi olla samanaikaisesti seuraavat ehdot:
- Kokonaistalousarvio enintään 800 miljoonaa euroa
- Liiketoimintayksikkö A vähintään 100 miljoonaa euroa
- Liiketoimintayksikkö B enintään 250 miljoonaa euroa
- Projekti 17 on pakollinen
- Projekti 22 edellyttää projektia 9
- Projekti 31 ja projekti 32 sulkevat toisensa pois
- Enintään 30 samanaikaista projektia
- Suunnittelukapasiteetti enintään 25 000 tuntia
- Strategisen kasvupisteet vähintään 70
Jokainen lisäehto muuttaa sallittua päätöksentekotilaa.
Juuri tässä piilee matemaattisen salkunoptimoinnin vahvuus.
Budjettia, resursseja, riippuvuussuhteita, pakollisia projekteja ja strategisia tavoitteita ei tarkastella peräkkäin. Ne muodostavat yhdessä osan samasta päätöksentekomallista.
Salkun rajoitusten testaaminen what-if-analyysillä
Rajoitukset eivät aina ole muuttumattomia.
Johto voi siksi tutkia, miten vaihtoehtoiset ehdot vaikuttavat salkkuun.
Esimerkiksi:
”Mitä tapahtuu, jos budjetti pienenee 15 prosenttia?”
”Mitä tapahtuu, jos tästä projektista tulee pakollinen?”
”Mitä tapahtuu, jos käytettävissämme on 5 000 tuntia lisää suunnittelutyötä?”
”Mitä vaikutuksia suuremmalla vähimmäisinvestoinnilla liiketoimintayksikköön A on?”
”Mitä tapahtuu, jos projekti B ei enää ole riippuvainen projektista A?”
Portfolio voidaan laskea uudelleen jokaisen muutoksen yhteydessä.
Tämän avulla nähdään, mitä taloudellisia kustannuksia yksittäiset rajoitukset aiheuttavat ja mitä uusia mahdollisuuksia niiden muuttaminen tuo mukanaan.
Rajoitteiden optimointi reaaliaikaisesti johtoryhmän kokouksessa
Salkun rajoituksia muutetaan usein juuri siellä, missä lopullinen päätös tehdään: johtoryhmän kokouksessa.
Talousjohtaja leikkaa budjettia.
Operatiivinen johtaja ilmoittaa resurssirajoituksesta.
Compliance-osasto määrittelee uuden projektin pakolliseksi.
Toimitusjohtaja muuttaa strategista prioriteettia.
Tämän seurauksena aiempi salkkuanalyysi voi vanhentua muutamassa minuutissa.
StratePlanin CAPEX Live Boardroom -simulaation avulla valmiit salkkumallit voidaan laskea uudelleen muuttuneissa olosuhteissa.
Johto voi esimerkiksi kysyä suoraan:
”Määritä tämä projekti pakolliseksi.”
”Pienennä budjettia 100 miljoonalla eurolla.”
”Korota liiketoimintayksikön A vähimmäisbudjettia.”
”Mitkä projektit jäävät nyt pois?”
”Kuinka paljon menetämme salkun arvosta?”
”Onko olemassa parempaa yhdistelmää?”
Päätöksentekomalli lasketaan uudelleen, ja vaihtoehtoisia salkkukokoonpanoja voidaan verrata keskenään.
Kysy. Muuta rajoitusta. Laske uudelleen. Vertaa. Päätä.
Projektisalkun hallinnan optimointi StratePlanin avulla
StratePlan yhdistää projektisalkun hallinnan optimoinnin, projektien valinnan ja matemaattisen rajoiteoptimoinnin yhteiseen päätöksentekomalliin.
Yritykset voivat tarkastella projekteja, kustannuksia, odotettuja tuloksia, strategisia kriteerejä ja todellisia salkun rajoitteita yhdessä.
Näitä ovat muun muassa:
- Budjettirajoitukset
- Resurssirajoitukset
- Projektien riippuvuudet
- Pakolliset projektit
- Toisiaan poissulkevat hankkeet
- Liiketoimintayksikön rajoitukset
- Laitoksen rajoitukset
- Strategiset kriteerit
- Monivuotiset rajoitukset
Tämän avulla voidaan laskea muun muassa seuraavia johtamiseen liittyviä kysymyksiä:
- Mitkä projektit tulisi valita rajallisen budjetin puitteissa?
- Mikä yhdistelmä tuottaa suurimman saavutettavissa olevan kokonaisarvon?
- Miten projektien riippuvuudet vaikuttavat optimaaliseen projektivalintaan?
- Miten pakolliset projektit voidaan ottaa huomioon?
- Mitkä projektit jäävät pois, kun uusi pakollinen projekti otetaan mukaan?
- Miten resurssirajoitukset vaikuttavat?
- Mitä tietty rajoitus maksaa salkun arvon kannalta?
- Mitä vaikutuksia liiketoimintayksiköiden budjettirajoilla on?
- Miten salkku muuttuu uusien strategisten ohjeiden myötä?
- Mikä salkkukonfiguraatio on sallittu kaikkien määriteltyjen rajoitusten puitteissa ja maksimoi arvon?
Tämän avulla priorisoidusta projektiluettelosta muodostuu matemaattisesti määritelty päätöksentekotila.
Älä tyydy pelkästään priorisoimaan projekteja. Optimoi salkku todellisten rajoitusten puitteissa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä salkun optimoinnista ja rajoituksista
Mitä on projektisalkun hallinnan optimointi?
Projektisalkun hallinnan optimointi laajentaa perinteistä projektisalkun hallintaa matemaattisella optimoinnilla. Siinä lasketaan, mikä projektien yhdistelmä täyttää määritellyn tavoitearvon parhaiten budjetti-, resurssi- ja muiden rajoitusten puitteissa.
Mitä on salkun optimointi?
Portfolion optimointi on projektien tai investointien matemaattinen valinta ja yhdistely määriteltyjen tavoitteiden ja rajoitusten puitteissa. Tavoitteena voi olla esimerkiksi nettonykyarvon (NPV), tulojen tai strategisen hyödyn maksimointi.
Mitä ovat projektiriippuvuudet?
Projektiriippuvuudet ovat projektien välisiä riippuvuussuhteita. Yksi projekti voi esimerkiksi edellyttää toisen projektin toteuttamista, sen on toteutettava yhdessä toisen projektin kanssa tai se voi olla keskenään ristiriidassa toisen projektin kanssa.
Mitä ovat pakolliset projektit?
Pakolliset projektit ovat projekteja, joiden on oltava osa jokaista sallittua salkkukokoonpanoa. Syitä voivat olla esimerkiksi sääntely, vaatimustenmukaisuus, turvallisuus tai strategiset vaatimukset.
Mitä ovat salkun rajoitukset?
Portfolion rajoitukset ovat ehtoja, jotka sallitun portfolion on täytettävä. Niihin kuuluvat esimerkiksi budjettirajat, resurssirajat, projektiriippuvuudet, pakolliset projektit, liiketoimintayksiköiden säännöt ja strategiset vähimmäisvaatimukset.
Kuinka priorisoida projekteja, kun budjetti on rajallinen?
Rajoitetun budjetin ollessa kyseessä projekteja ei tulisi priorisoida yksinomaan yksittäin. Lisäksi tulisi selvittää, mikä käytettävissä olevien projektien yhdistelmä hyödyntää budjettia tehokkaimmin ja tuottaa suurimman kokonaisarvon kaikkien asiaankuuluvien rajoitusten puitteissa.
Kuinka valita paras projektien yhdistelmä?
Ensin määritellään tavoitearvo ja salkun rajoitukset. Sen jälkeen voidaan käyttää matemaattista optimointia määrittämään sallitun päätöksentekotilan sisällä se projektien yhdistelmä, joka täyttää määritellyn tavoitearvon parhaalla mahdollisella tavalla.
Kuinka optimoida projektisalkku rajoitusten puitteissa?
Projektit, tavoitearvot ja rajoitukset kuvataan yhteisessä matemaattisessa mallissa. Optimointi etsii sitten sallitun projektikombinaation, joka esimerkiksi maksimoi kokonais-NPV:n, odotetut tulot tai strategisen hyödyn.
Kuinka mallintaa projektien riippuvuussuhteet?
Projektien riippuvuudet voidaan mallintaa loogisina matemaattisina ehdoina. Jos esimerkiksi projekti B edellyttää projektia A, suhde voidaan binääristen päätösmuuttujien tapauksessa yksinkertaistaa muotoon B ≤ A.
Kuinka sisällyttää pakolliset projektit salkun optimointiin?
Pakollinen projekti mallinnetaan kiinteänä valintaehdona. Binäärisen päätösmuuttujan tapauksessa projektille annetaan arvo 1, jolloin se on osa jokaista sallittua salkkukonfiguraatiota.
Miksi projektien priorisointi ei riitä monimutkaisissa salkuissa?
Priorisointi tuottaa yksittäisten projektien järjestysjärjestyksen. Se ei kuitenkaan ota automaattisesti huomioon, mikä projektikombinaatio tuottaa suurimman kokonaisarvon budjetti-, resurssi-, riippuvuus- ja muiden rajoitusten puitteissa.
Kuinka toisiaan poissulkevat projektit mallinnetaan?
Jos kahdesta projektista voidaan valita vain yksi, voidaan binäärimuuttujien tapauksessa käyttää esimerkiksi ehtoa A + B ≤ 1.
Voidaanko useita salkun rajoitteita ottaa huomioon samanaikaisesti?
Kyllä. Budjettirajat, resurssirajat, pakolliset projektit, riippuvuudet, liiketoimintayksikön säännöt ja muut ehdot voidaan sisällyttää optimointimalliin samanaikaisesti.
Mitä tapahtuu, kun uusi pakollinen projekti lisätään?
Uusi pakollinen projekti sisällytetään salkkuun kiinteänä ehdona. Sen jälkeen jäljellä oleva salkku tulisi optimoida uudelleen supistuneen budjetin ja muiden rajoitusten puitteissa, koska muiden projektien paras yhdistelmä voi muuttua.
Voiko salkun optimointi osoittaa, kuinka paljon tietty rajoitus maksaa?
Vaihtoehtoisia skenaarioita, joissa tietty rajoitus on mukana tai ei, voidaan verrata keskenään. Kunkin optimaalisen portfolion arvojen välinen ero voi osoittaa, miten rajoitus vaikuttaa tavoitearvoon käytetyssä mallissa.
Kuinka monta mahdollista salkkua syntyy, kun projekteja on 100?
Kun on kyse 100 riippumattomasta binäärisestä projektipäätöksestä, teoriassa on olemassa 2^100 mahdollista yhdistelmää. Tämä vastaa noin 1,27 × 10^30 salkkua, ennen kuin lisärajoitukset kaventavat sallittua päätöksentekotilaa.
Mikä on ero salkun rajoituksen ja projektiriippuvuuden välillä?
Salkkurajoitus on yleistermi ehdoille, jotka salkun on täytettävä. Projektiriippuvuus on erityinen rajoituksen muoto, joka kuvaa kahden tai useamman projektin välistä loogista tai ajallista suhdetta.
