Het investeringsbudget optimaliseren: hoe bedrijven met hetzelfde budget meer kunnen bereiken
Een van de belangrijkste vragen op het gebied van CAPEX-beheer komt vaak pas aan de orde wanneer de daadwerkelijke planning al is afgerond.
In de directiekamer.
De investeringsprojecten zijn beoordeeld. De financiële afdeling heeft de cijfers geconsolideerd. De portefeuille is voorbereid. Het beschikbare budget staat vast.
Dan stelt iemand een nieuwe vraag:
„Wat gebeurt er als we het CAPEX-budget met 10 procent verlagen?“
Of:
„Welke extra projecten zouden we moeten uitvoeren als er nog eens 10 miljoen euro beschikbaar zou zijn?“
In klassieke besluitvormingsprocessen kan precies op dit punt een nieuwe analyseronde beginnen.
Aannames worden aangepast. De afdeling Finance of Controlling berekent nieuwe varianten. De portefeuille wordt opnieuw afgestemd. De resultaten worden vervolgens weer aan het management voorgelegd.
Uit een vraag in de directiekamer ontstaat een nieuw analyseproces.
Maar wat als het antwoord direct berekend zou kunnen worden?
Vraag → Berekening → Vergelijking → Beslissing.
Tijdens dezelfde vergadering.
Dat is precies het idee achter de CAPEX Live Boardroom-simulatie.
Inhoudsopgave
- Het besluitvormingsprobleem bij CAPEX-beheer
- Waarom statische besluitvormingsdocumenten hun grenzen bereiken
- Wat houdt de CAPEX Live Boardroom-simulatie in?
- Wiskundige CAPEX-optimalisatie in de boardroom
- Managementscenario's live berekenen
- CAPEX-portfoliomanagement als beslissingsruimte
- Investeringsbeslissingen verbeteren
- De optimale investeringsbeslissing berekenen
- Van de directiekamer naar de realtime beslissingsengine
Het besluitvormingsprobleem bij CAPEX-beheer
De kwaliteit van een investeringsbeslissing hangt niet alleen af van de kwaliteit van de voorbereide gegevens.
Ze hangt ook af van hoe snel het management kan reageren op nieuwe informatie en gewijzigde aannames.
Een bestuursvergadering is geen statisch proces.
Tijdens de discussie komen er vragen naar voren.
Een bestuurslid wil weten welke gevolgen een budgetvermindering heeft.
Een ander wil dat er absoluut rekening wordt gehouden met een strategisch belangrijk project.
De financiële afdeling past een aanname aan.
Een vestiging meldt dat er extra investeringen nodig zijn.
Een project loopt vertraging op of gaat helemaal niet door.
Elk van deze veranderingen kan gevolgen hebben voor de gehele investeringsportefeuille.
De centrale vraag voor modern CAPEX-beheer luidt daarom:
Kan het management de gevolgen van een gewijzigde aanname onmiddellijk berekenen voor de totale portefeuille?
Waarom statische besluitvormingsdocumenten hun grenzen bereiken
Een klassieke CAPEX-beslissing is vaak gebaseerd op een bepaald informatieniveau.
Projecten zijn verzameld, businesscases zijn opgesteld, investeringsbedragen zijn vastgesteld en prioriteiten zijn bepaald.
Het resultaat is een portefeuille die is gebaseerd op bepaalde aannames.
Als een van deze aannames verandert, kan echter ook de optimale samenstelling van de portefeuille veranderen.
Precies hier ligt de beperking van statische besluitvormingsdocumenten.
Een dashboard kan weergeven wat er is gepland.
Een tabel kan laten zien welke projecten momenteel zijn geselecteerd.
Een rapport kan uitleggen hoe het budget is verdeeld.
Maar in de directiekamer rijst vaak een andere vraag:
„Wat moeten we nu doen onder de gewijzigde omstandigheden?“
Deze vraag vereist niet alleen rapportage.
Ze vraagt om een nieuwe berekening.
Wat houdt CAPEX Live Boardroom Simulation in?
CAPEX Live Boardroom Simulation houdt in dat tijdens een management- of bestuursvergadering verschillende investeringsscenario’s kunnen worden berekend en met elkaar vergeleken.
Het management wijzigt een aanname.
StratePlan berekent de portefeuille opnieuw op basis van de nieuwe voorwaarden.
Hierdoor wordt direct zichtbaar hoe de gewijzigde randvoorwaarden van invloed zijn op de samenstelling en het verwachte economische voordeel van de portefeuille.
Het besluitvormingsproces verandert hierdoor.
Van:
Vraag → analyseopdracht → nieuwe berekening → afstemming → volgende vergadering
wordt:
Vraag → Berekening → Vergelijking → Beslissing
tijdens dezelfde vergadering.
Zo wordt de bestuurskamer zelf een actieve beslissingsruimte.
Wiskundige CAPEX-optimalisatie in de bestuurskamer
Hoe groter een investeringsportefeuille wordt, hoe moeilijker het wordt om de effecten van afzonderlijke veranderingen intuïtief te doorgronden voor de totale portefeuille.
Precies hier komt wiskundige CAPEX-optimalisatie om de hoek kijken.
Het management definieert doelstellingen, randvoorwaarden en beperkingen.
De technologie berekent binnen deze kaders verschillende toegestane projectcombinaties.
Daarbij kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met:
Investeringsbudget (uitgaven)
Verwachte economische bijdrage (inkomsten)
Beperkingen op het gebied van middelen
Projectafhankelijkheden
Tijdsperioden
Locaties
Bedrijfsonderdelen
Strategische richtlijnen
Als een van deze voorwaarden verandert, wordt de opdracht opnieuw berekend.
Dat betekent niet dat wiskunde de managementbeslissing vervangt.
Integendeel.
Het management definieert doelstellingen en randvoorwaarden. De wiskunde berekent de gevolgen van de verschillende opties.
Managementscenario’s live berekenen
De kracht van een live-simulatie komt tot uiting bij concrete managementvraagstukken.
Bijvoorbeeld:
Wat gebeurt er als het CAPEX-budget met 10 procent daalt?
Welke projecten in de portefeuille veranderen?
Wat krijgen we voor 5 miljoen euro extra CAPEX?
Welke gevolgen heeft het als project A absoluut moet worden uitgevoerd?
Wat verandert er als project B met een jaar wordt uitgesteld?
Welk alternatief ontstaat er als een gepland project volledig komt te vervallen?
Hoe verandert de portefeuille bij extra beperkingen op de beschikbare middelen?
Welke combinatie van projecten maximaliseert de economische bijdrage onder de nieuwe omstandigheden?
In plaats van uitsluitend de mogelijke gevolgen te bespreken, kunnen verschillende varianten worden berekend en met elkaar worden vergeleken.
Zo wordt een sequentiële analyse een interactief besluitvormingsproces.
CAPEX-portfoliomanagement als beslissingsruimte
CAPEX-portfoliomanagement structureert en stuurt investeringsprojecten over de gehele portefeuille.
Decision Intelligence vult dit perspectief aan met een extra niveau:
Welke combinatie moeten we onder de huidige omstandigheden kiezen?
Bestaande ERP-, financiële, PPM- of databasesystemen blijven daarbij relevant.
Ze leveren gegevens, documenteren processen en beheren investeringen.
StratePlan grijpt in op het beslissingsniveau.
Uit projecten, investeringen, economisch nut, afhankelijkheden en beperkingen ontstaat een wiskundig berekenbare beslissingsruimte.
Hierdoor kunnen bedrijven niet alleen zien welke projecten momenteel gepland staan.
Ze kunnen verschillende portefeuillebeslissingen berekenen en met elkaar vergelijken.
Het verschil kan worden teruggebracht tot drie niveaus:
Rapportage laat zien wat de huidige stand van zaken is.
Simulatie laat zien wat er gebeurt als aannames veranderen.
Optimalisatie berekent welke toegestane combinatie het gedefinieerde doel zo goed mogelijk vervult.
Investeringsbeslissingen verbeteren
Wie investeringsbeslissingen wil verbeteren, heeft niet per se meer gegevens nodig.
In veel bedrijven is de relevante informatie al aanwezig.
Investeringsbedragen staan in het CAPEX-plan.
Businesscases bevatten verwachte economische bijdragen.
ERP- en financiële systemen leveren operationele gegevens.
PPM-systemen beheren projecten en processen.
De aanvullende vraag luidt:
Hoe worden deze gegevens omgezet in concrete besluitopties?
Precies hier ligt de taak van Decision Intelligence.
Bestaande informatie wordt niet alleen weergegeven, maar ook gebruikt als basis voor een wiskundig beslissingskader.
Hierdoor kunnen alternatieven onder dezelfde randvoorwaarden met elkaar worden vergeleken.
De optimale investeringsbeslissing berekenen
Een optimale investeringsbeslissing is niet per se de keuze voor het project met de hoogste ROI, de hoogste NPV of de hoogste strategische individuele beoordeling.
Het doel van de gehele portefeuille is doorslaggevend.
Een project kan op zichzelf uitstekend zijn, maar toch kapitaal vastzetten dat in een andere projectcombinatie een hogere totale bijdrage zou kunnen opleveren.
Daarom bekijken we de investeringsbeslissing niet uitsluitend op projectniveau.
We kijken naar de combinatie.
Binnen vastgestelde beperkingen op het gebied van budget, middelen en afhankelijkheden kan StratePlan verschillende toelaatbare portefeuilles berekenen en zoeken naar de combinatie die het gedefinieerde doel zo goed mogelijk vervult.
Dat verandert de centrale vraag in de bestuurskamer.
Van:
„Welk project moeten we kiezen?“
wordt:
„Welke combinatie van onze projecten voldoet onder de huidige omstandigheden het beste aan onze bedrijfsdoelstelling?“
Van de bestuurskamer naar een realtime besluitvormingssysteem
Ons doel met StratePlan is niet om het management nog een dashboard te bieden.
Ons doel is om de daadwerkelijke investeringsbeslissing voorspelbaar te maken.
Het management wijzigt een aanname.
De portefeuille wordt opnieuw berekend.
De gevolgen worden zichtbaar.
Alternatieven worden met elkaar vergeleken.
De relevante besluitvormers kunnen de gevolgen van verschillende opties binnen dezelfde vergadering bekijken.
Hierdoor verandert de rol van de bestuurskamer.
Het is niet langer uitsluitend de plek waar vooraf opgestelde analyses worden gepresenteerd.
Het kan een plek worden waar nieuwe vragen direct worden vertaald naar nieuwe berekeningen.
Maak van uw bestuurskamer een realtime CAPEX-beslissingsmotor.
Dat is wat wij verstaan onder Decision Intelligence.
Vragen stellen. Berekenen. Vergelijken. Beslissen.
Decision Intelligence voor iedereen.
Geloof ons niet zomaar. Reken het zelf maar uit.
