Welke gegevens zijn nodig voor CAPEX-optimalisatie? De StratePlan-setup eenvoudig uitgelegd

Een veelgestelde vraag voordat men aan de slag gaat met Decision Intelligence is:

„Zijn onze gegevens überhaupt geschikt voor wiskundige CAPEX-optimalisatie?“

Het antwoord is vaak eenvoudiger dan verwacht.

Om met StratePlan aan de slag te gaan, heeft een bedrijf noch een nieuw ERP-systeem, noch een jarenlang gegevensproject nodig.

In het eenvoudigste geval volstaan in eerste instantie drie gegevens:

Project-ID → Uitgaven → Inkomsten

Vervolgens kan het besluitvormingsmodel stap voor stap worden uitgebreid.

Het gaat er niet om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen.

Het gaat erom de gegevens die relevant zijn voor de investeringsbeslissing met elkaar te koppelen.

Inhoudsopgave

• 1. De minimale dataset
• 2. De project-ID als verbindingselement
• 3. Bestaande gegevenssilo's samenvoegen
• 4. Welke aanvullende gegevens kunnen in aanmerking worden genomen?
• 5. Afhankelijkheden en beperkingen
• 6. Succescriteria definiëren
• 7. De StratePlan-installatie in vijf stappen
• Waarom de start bewust beperkt moet zijn

1. De minimale dataset

Voor een eerste optimalisatie hoeft de gegevensstructuur niet complex te zijn.

In het eenvoudigste model heeft StratePlan per investeringsproject in eerste instantie het volgende nodig:

Project-ID - Uitgaven - Inkomsten

Bijvoorbeeld:

Project 4711 – Investering / Uitgaven: 10 miljoen EUR – Verwachte economische bijdrage (inkomsten): 15 miljoen EUR

Hieruit vloeit al een fundamentele wiskundige vraag voort:

Welke combinatie van de beschikbare projecten levert binnen het beschikbare budget de hoogste gedefinieerde ROI / opbrengst op?

Dat is de basis.

Verdere gegevens worden pas toegevoegd wanneer ze relevant zijn voor de concrete beslissing.

2. De project-ID als verbindende schakel

In de praktijk is de relevante informatie vaak al binnen de onderneming beschikbaar.

Het probleem:

deze informatie bevindt zich in verschillende systemen en organisatorische silo's.

De CAPEX-lijst bevat bijvoorbeeld het project en het investeringsbedrag / de uitgaven.

Financiën beschikt over resultaatbijdragen, cashflows of NPV.

Operations kent de benodigde middelen en technische afhankelijkheden.

De business units beschikken over aannames met betrekking tot de markt, omzet of capaciteit.

Het management stelt strategische richtlijnen vast.

Deze informatie hoeft niet per se naar een volledig nieuw systeem te worden gemigreerd.

U hebt in eerste instantie een gemeenschappelijke koppeling nodig.

Deze koppeling is de Project-ID.

3. Bestaande datasilo’s samenvoegen

Het basisgegevensmodel kan daarom heel eenvoudig worden weergegeven:

CAPEX / PPM + Finance / Controlling + Sales / Business Unit + Operations + Strategy / Management → Project-ID → StratePlan

Bestaande ERP-, Finance-, PPM-, Excel- of databasestructuren kunnen gewoon blijven bestaan.

StratePlan grijpt in op het beslissingsniveau.

Cruciaal is dat de voor een project relevante informatie via een unieke ID met elkaar kan worden gekoppeld.

Zo ontstaat uit verspreide bedrijfsgegevens een gezamenlijke beslissingsruimte.

De gegevens hoeven niet op dezelfde locatie te worden gegenereerd. Ze moeten wel eenduidig aan hetzelfde project kunnen worden toegewezen.

4. Welke aanvullende gegevens kunnen in aanmerking worden genomen?

Op basis van de minimale dataset kan het model worden uitgebreid in overeenstemming met de daadwerkelijke bedrijfssituatie.

Hieronder vallen bijvoorbeeld:

Kosten
Winst
Cashflow
NPV
Omzet
Output
Looptijden
Benodigde middelen
Capaciteiten
Locaties
Bedrijfsonderdelen
Projectcategorieën

Niet elk bedrijf heeft al deze informatie nodig.

En niet elke investeringsbeslissing vereist dezelfde gegevensstructuur.

Daarom moet de gegevensvoorbereiding uitgaan van de beslissingsvraag.

Welke informatie beïnvloedt de beslissing daadwerkelijk?

Alleen deze gegevens hoeven in het betreffende model te worden opgenomen.

5. Afhankelijkheden en beperkingen

In echte investeringsportefeuilles kunnen projecten zelden volledig onafhankelijk van elkaar worden beschouwd.

Daarom kunnen er aanvullend afhankelijkheden en beperkingen worden gedefinieerd.

Bijvoorbeeld:

Project B kan alleen worden uitgevoerd als project A wordt uitgevoerd.
Project C en project D sluiten elkaar uit.
Project E moet absoluut worden uitgevoerd.
Voor een bepaalde locatie is slechts een beperkt budget beschikbaar.
Een bepaalde hulpbron is slechts in beperkte mate beschikbaar.
Er moet rekening worden gehouden met een bepaalde bedrijfsdivisie met een vastgesteld minimumvolume.

Deze voorwaarden geven de realiteit van het bedrijf wiskundig weer.

StratePlan zoekt dus niet simpelweg naar het theoretisch hoogste rendement.

Het zoekt naar de beste toegestane projectcombinatie binnen de vastgestelde voorwaarden.

6. Succescriteria definiëren (publieke sector)

Voordat er wordt geoptimaliseerd, moet duidelijk zijn wat ‘beter’ betekent voor de concrete beslissing.

De onderneming definieert daarom de relevante succescriteria.

Afhankelijk van de toepassing kan dat bijvoorbeeld zijn:

Maximalisatie van de economische bijdrage
Maximalisatie van de NPV
Maximalisatie van de kasstroom
Maximalisatie van de output
Optimalisatie van strategische doelstellingen

De technologie bepaalt niet zelf wat belangrijk is voor het bedrijf.

Het management bepaalt het doel. StratePlan berekent de projectcombinaties binnen de gestelde voorwaarden.

Zo blijft de strategische beslissing bij het management.

7. De StratePlan-setup in vijf stappen

De basisconfiguratie kan daarmee worden teruggebracht tot vijf stappen:

Stap 1: Projecten identificeren
Welke investeringsprojecten moeten deel uitmaken van de beslissing?

Stap 2: Project-ID’s uniform maken
Elk project krijgt een unieke identificatiecode waarmee informatie uit verschillende gegevensbronnen aan elkaar kan worden gekoppeld.

Stap 3: Investeringen (uitgaven) en inkomsten (bedrijfsinkomsten of nut (publieke sector)) toewijzen
Voor elk project worden ten minste investeringen/uitgaven of verwachte economische voordelen, inkomsten/inkomsten of, in de publieke sector, een gedefinieerd voordeel (0,01 tot 0,99 of 1-15) vastgelegd.

Stap 4: Relevante beperkingen en afhankelijkheden toevoegen
Budget, middelen, afhankelijkheden en andere reële voorwaarden worden gedefinieerd.

Stap 5: Succescriteria vaststellen
Het management bepaalt welke doelgrootheid moet worden geoptimaliseerd.

Hiermee is de basisstructuur voor de berekening vastgelegd.

Waarom de start bewust gestroomlijnd moet zijn

Decision Intelligence moet niet beginnen met de vraag:

„Hoe krijgen we alle bedrijfsgegevens in een nieuw systeem?”

Maar met:

„Welke gegevens hebben we nodig om deze specifieke beslissing beter te kunnen berekenen?“

Dat is een fundamenteel verschil.

Een bedrijf hoeft niet eerst zijn volledige gegevenslandschap te transformeren om met wiskundige optimalisatie te beginnen.

Het kan beginnen met een duidelijk omschreven beslissing en een gestroomlijnde dataset.

Project-ID → Uitgaven → Inkomsten

Vervolgens worden alleen die gegevens, afhankelijkheden en beperkingen toegevoegd die nodig zijn voor de daadwerkelijke beslissing.

Zo ontstaat stap voor stap uit bestaande bedrijfsgegevens een wiskundig berekenbare beslissingsruimte.

En precies daarom kan de eerste stap naar Decision Intelligence aanzienlijk eenvoudiger zijn dan veel bedrijven in eerste instantie verwachten.

Begin met de beslissing. Niet met het systeem.

Decision Intelligence voor iedereen.

Geloof ons niet zomaar. Reken het zelf uit.