Calcularea indicatorilor-cheie de performanță (KPI) cu ajutorul IA înainte de implementare

Nu ne limităm la a măsura indicatorii-cheie de performanță (KPI) – ci calculăm cea mai bună decizie posibilă înainte de a lua acea decizie

Ce s-ar întâmpla dacă membrii consiliilor de administrație, directorii generali și directorii financiari nu ar constata abia după luarea unei decizii de investiție dacă indicatorii lor de performanță au fost atinși, ci ar putea calcula încă dinaintea deciziei ce combinație de investiții promite cea mai bună atingere a obiectivelor?

Tocmai aici începe o schimbare fundamentală de paradigmă în managementul întreprinderii.

Timp de decenii, indicatorii-cheie de performanță (KPI) au fost considerați instrumente centrale ale managementului: măsurare, comparare, raportare și corectare.

Cifra de afaceri, EBIT, ROI, randamentul capitalului, gradul de utilizare a capacității, lichiditatea și indicatorii de sustenabilitate stau la baza numeroaselor decizii de management.

Însă, într-o lume din ce în ce mai complexă, cu bugete de investiții limitate și opțiuni decizionale care cresc exponențial, măsurarea a posteriori nu mai este suficientă.

Problema nu constă în faptul că indicatorii KPI ar fi greșiți.

Problema constă în faptul că, de multe ori, aceștia evidențiază abia după ce decizia a fost luată cât de reușită a fost aceasta – dar nu și dacă o altă decizie ar fi condus la un rezultat general mai bun.

Prin urmare, pentru membrii consiliilor de administrație, directorii generali, directorii financiari și factorii de decizie din sectorul public se pune o nouă întrebare strategică:

Ce combinație de investiții, proiecte și măsuri planificate maximizează obiectivele noastre economice sau strategice în cadrul resurselor disponibile?

Cu StratePlan, această întrebare devine o problemă de optimizare matematică.

Indicatorii-cheie de performanță (KPI) rămân relevanți. Totuși, aceștia nu sunt analizați exclusiv retrospectiv, ci pot fi integrați încă dinaintea luării unei decizii în optimizarea portofoliului, sub formă de obiective și restricții.

1. Limitele gestionării clasice bazate pe KPI

Indicatorii-cheie de performanță (KPI) asigură transparența. Aceștia permit comparații, evidențiază evoluțiile și susțin managementul operațional și strategic al întreprinderii.

Totuși, gestionarea clasică bazată pe KPI este adesea organizată retrospectiv.

O întreprindere investește în noi instalații de producție, sisteme IT, locații sau dezvoltarea de produse. Luni sau ani mai târziu, pe baza unor indicatori definiți, se verifică dacă rezultatele așteptate s-au materializat.

Întrebarea decisivă rămâne adesea fără răspuns:

O altă combinație a acelorași investiții planificate, cu un buget identic, ar fi obținut un rezultat global mai bun?

Tocmai aici se află limita unei abordări orientate exclusiv către indicatori.

Anumite divizii pot îmbunătăți cu succes indicatorii lor de performanță (KPI), fără ca acest lucru să conducă automat la o gestionare optimă a întregii companii.

• Departamentul de vânzări maximizează cifra de afaceri și cotele de piață.
• Departamentul de control de gestiune se concentrează pe costuri și randamentul investițiilor.
• Producția optimizează capacitățile și gradul de utilizare a capacităților.
• Departamentul IT acordă prioritate digitalizării și disponibilității sistemelor.
• Managementul sustenabilității urmărește obiectivele privind emisiile și criteriile ESG.

Fiecare dintre aceste obiective poate fi justificat.

Totuși, dacă sunt urmărite izolat, pot apărea conflicte între obiective.

Un proiect cu o rentabilitate individuală deosebit de ridicată poate, de exemplu, să imobilizeze atât de mult capital de investiții încât mai multe alte proiecte, cu o contribuție economică totală mai mare, să nu mai poată fi finanțate.

Prin urmare, optimizarea unor indicatori-cheie de performanță (KPI) individuali nu duce neapărat la optimizarea întregului portofoliu de investiții.

2. Eroarea fundamentală de raționament: optimizarea proiectelor individuale în locul portofoliilor globale

În multe companii, deciziile de investiții se iau pe baza unor studii de fezabilitate individuale.

Fiecare proiect este analizat din punct de vedere al rentabilității, al importanței strategice și al riscurilor.

Proiectele sunt apoi ierarhizate și aprobate în funcție de bugetul disponibil.

Acest lucru pare logic, dar prezintă o slăbiciune matematică.

Proiectul individual cel mai atractiv din punct de vedere economic nu trebuie neapărat să facă parte din cea mai bună combinație de proiecte din punct de vedere economic.

Un exemplu simplificat

O întreprindere dispune de un buget CAPEX de 10 milioane de euro și are în vedere trei proiecte de investiții.

Proiectul A are cea mai mare contribuție netă individuală.

Dacă se alege proiectul A, rămân 3 milioane de euro din buget. Această sumă nu este suficientă pentru niciunul dintre celelalte două proiecte.

Valoarea netă totală a contribuției este de 4 milioane de euro.

În schimb, dacă proiectele B și C sunt implementate împreună, se utilizează întregul buget de 10 milioane de euro.

Contribuția netă combinată la valoare este de 6 milioane de euro.

Astfel, în acest exemplu, portofoliul optimizat obține o contribuție netă la valoare cu 50 % mai mare – cu un buget CAPEX identic.

Exemplul de calcul ilustrează principiul de bază al optimizării matematice a portofoliului: nu cea mai bună investiție individuală este decisivă, ci cea mai bună combinație a tuturor alternativelor de investiții disponibile.

3. De ce spațiile de decizie strategică cresc exponențial

Provocarea devine considerabil mai complexă odată cu creșterea numărului de proiecte planificate.

Într-un model simplificat de decizie binar, fiecare proiect poate fi fie implementat, fie neimplementat.

Astfel, pentru N proiecte selectabile independent, rezultă^{teoretic 2N} combinații posibile de proiecte.

• 10 proiecte: 1.024 de combinații
• 20 de proiecte: 1.048.576 de combinații
• 30 de proiecte: 1.073.741.824 de combinații
• 40 de proiecte: 1.099.511.627.776 de combinații
• 50 de proiecte: 1.125.899.906.842.624 de combinații
• 100 de proiecte: aproximativ 1,27^{× 10³⁰} combinații

O întreprindere cu 50 de proiecte de investiții planificate nu ia în considerare, așadar, doar 50 de alternative decizionale.

Aceasta se mișcă într-un spațiu decizional teoretic de peste 1,125 biliarde de combinații posibile de proiecte.

Nu toate aceste combinații sunt admisibile din cauza dependențelor legate de buget, resurse sau proiecte. Cu toate acestea, complexitatea matematică rămâne considerabilă.

Un consiliu de administrație nu poate cuprinde în întregime acest spațiu decizional prin discuții sau intuiție.

Chiar și listele clasice de priorități sau scenariile Excel elaborate manual reprezintă, de obicei, doar o mică parte din combinațiile posibile.

Prin urmare, provocarea principală constă în determinarea celei mai bune combinații permise din punct de vedere economic sau strategic, dintr-un număr exponențial mare de combinații posibile de proiecte.

4. Măsurare ex post sau optimizare ex ante?

Diferența dintre gestionarea clasică bazată pe indicatori-cheie de performanță (KPI) și optimizarea matematică ex ante constă în momentul și în modul de sprijinire a deciziilor.

Ex post: Ce efecte au avut deciziile noastre?

Analiza clasică bazată pe indicatori-cheie de performanță (KPI) examinează rezultatele măsurilor deja implementate.

Întrebările tipice sunt:

• Ce ROI au generat investițiile noastre?
• Cum a evoluat marja noastră EBIT?
• Care proiecte au depășit bugetele alocate?
• Cât de mare a fost randamentul capitalului nostru?
• Ce obiective strategice au fost atinse?

Aceste informații sunt indispensabile pentru controlul de gestiune, raportare și conducerea întreprinderii.

Totuși, ele nu oferă automat un răspuns la întrebarea dacă o altă combinație de investiții ar fi fost mai de succes.

Ex ante: Ce decizie ar trebui să luăm?

Optimizarea ex ante are loc înainte de luarea deciziei de investiție.

Aceasta analizează proiectele planificate pe baza rezultatelor economice preconizate și a resurselor disponibile.

Întrebările tipice sunt:

• Ce combinație de proiecte maximizează contribuția noastră netă totală la valoare?
• Ce investiții ar trebui realizate în cadrul bugetului nostru CAPEX?
• Ce combinație de proiecte asigură atingerea la cel mai înalt nivel a obiectivelor stabilite?
• Cum se modifică rezultatele în cazul unui buget mai redus?
• Ce proiecte concurează pentru aceleași resurse?
• Ce investiții ar trebui luate în considerare în cazul modificării priorităților strategice?

Indicatorii de performanță ex-post arată ce s-a realizat. Optimizarea ex-ante analizează care decizie oferă cel mai bun rezultat preconizat înainte de punerea sa în aplicare.

Ambele abordări se completează reciproc.

Măsurarea ulterioară rămâne necesară pentru a compara rezultatele reale cu ipotezele inițiale și pentru a îmbunătăți deciziile viitoare.

5. Indicatorii KPI devin valori țintă pentru optimizarea matematică

StratePlan nu înlocuiește indicatorii de performanță (KPI).

Dimpotrivă, indicatorii relevanți pot fi luați în considerare încă din etapa de modelare matematică a deciziilor strategice.

Printre acestea se numără, de exemplu:

• Contribuția netă: contribuția economică netă preconizată
• ROI al portofoliului: randamentul preconizat al capitalului pentru întregul portofoliu
• CAPEX: bugetul disponibil pentru investiții
• OPEX: cheltuieli operaționale curente
• Risc: limite de risc definite sau evaluări ale riscului
• Resurse: personal, capacități și disponibilități tehnice
• Impact: Efect strategic, social sau ecologic

În funcție de modelul de optimizare, aceste variabile sunt luate în considerare ca funcție țintă, parametri de ponderare sau condiții secundare.

Este important ca diferitele obiective să nu fie combinate între ele în mod necontrolat.

Obiectivele economice, ecologice și sociale necesită criterii de evaluare transparente și, dacă este cazul, ponderi stabilite în mod explicit.

Optimizarea matematică analizează apoi care combinație de proiecte îndeplinește cel mai bine obiectivele definite, în cadrul restricțiilor date.

Rezultatul nu este doar o altă evaluare a indicatorilor-cheie de performanță (KPI), ci un portofoliu de investiții calculat concret.

6. Cum calculează StratePlan deciziile de investiții

Intrarea în optimizarea matematică a portofoliului poate avea loc relativ ușor.

Pentru un model de bază de optimizare economică, StratePlan are nevoie inițial de trei date pentru fiecare proiect:

1. ID-ul proiectului: identificarea unică a proiectului
2. Cheltuieli: cheltuieli sau investiții planificate
3. Venituri: venituri preconizate sau fluxuri de numerar

Aceste informații pot fi preluate, de exemplu, din tabele Excel existente, planuri de investiții sau studii de fezabilitate.

Pe baza funcției-țintă definite și a bugetului disponibil, StratePlan analizează posibile combinații de proiecte.

Modelele avansate pot lua în considerare parametri suplimentari:

• Dependențe între proiecte
• Ponderi tehnice sau strategice
• Bugete de investiții pe mai mulți ani
• Restricții privind resursele
• Termene limită
• Criterii de risc și de sustenabilitate

StratePlan combină metodele matematice de optimizare din domeniul cercetării operaționale cu abordări bazate pe inteligența artificială pentru analiza eficientă a spațiilor decizionale combinatorii de mari dimensiuni.

Calculul furnizează o combinație optimizată de proiecte pe baza datelor introduse și a parametrilor modelului.

În funcție de problema abordată și de metoda utilizată, soluția poate fi una demonstrabil optimă sau una aproximativ optimă.

Inovația decisivă constă nu doar în evaluarea rentabilității proiectelor individuale, ci și în optimizarea efectului lor combinat în cadrul unui buget comun de investiții.

7. În direct la ședința consiliului de administrație: Ce se întâmplă dacă ne modificăm indicatorii-cheie de performanță (KPI)?

Beneficiul strategic deosebit apare atunci când optimizarea matematică a portofoliului este integrată direct în procesele decizionale ale conducerii.

Să ne imaginăm o ședință a consiliului de administrație al unei întreprinderi industriale.

Pe ordinea de zi se află 100 de proiecte CAPEX planificate, ale căror necesități financiare totale depășesc semnificativ bugetul de investiții disponibil.

StratePlan calculează mai întâi o combinație optimizată de proiecte pe baza obiectivelor și restricțiilor stabilite.

Acum începe discuția strategică.

Scenariul A: Maximizarea contribuției nete

Directorul financiar pune întrebarea:

„Care combinație de proiecte generează cea mai mare contribuție netă preconizată cu bugetul nostru CAPEX existent?”

StratePlan calculează un portofoliu corespunzător.

Conducerea identifică proiectele selectate, bugetul necesar și contribuția netă la valoare preconizată pe care o generează portofoliul total.

Scenariul B: Reducerea bugetului CAPEX

CEO-ul întreabă:

„Ce se întâmplă dacă trebuie să reducem bugetul de investiții cu 15 %?”

Restricția bugetară este ajustată.

StratePlan recalculează portofoliul.

Consiliul de administrație poate analiza apoi ce proiecte vor fi eliminate, cum se modifică valoarea adăugată preconizată și ce investiții rămân în continuare în portofoliu.

Scenariul C: Acordarea unei ponderi mai mari proiectelor strategice

Un membru al consiliului de administrație pune următoarea întrebare:

„Cum se modifică portofoliul nostru de investiții dacă acordăm o prioritate mai mare digitalizării și eficienței energetice?”

Parametrii de ponderare corespunzători sunt ajustați.

După recalculare, rezultatele pot fi comparate cu scenariile anterioare.

Scenariul D: Fonduri suplimentare de investiții

Directorul financiar dorește să afle:

„Ce contribuție economică suplimentară am putea obține cu încă 20 de milioane de euro CAPEX?”

Bugetul este majorat, iar portofoliul este optimizat din nou.

Astfel, conducerea poate compara valoarea adăugată modelată cu investiția de capital necesară.

Modificați parametrii. Recalculați. Comparați scenariile. Luați decizii mai bine fundamentate.

Astfel, un raport static de investiții se transformă într-o bază dinamică de decizie pentru întreaga conducere.

8. Analiza de sensibilitate: Cât de robustă este strategia noastră de investiții?

Un singur calcul de optimizare oferă inițial un rezultat pentru ipotezele definite.

Analiza devine deosebit de valoroasă din punct de vedere strategic atunci când diferiți parametri sunt modificați în mod sistematic.

O analiză de sensibilitate examinează, de exemplu:

• Ce proiecte rămân selectate în cazul unor bugete CAPEX diferite?
• Cum se modifică contribuția la valoarea netă în cazul creșterii costurilor proiectelor?
• Care investiții reacționează deosebit de sensibil la modificările previziunilor privind veniturile?
• Ce proiecte sunt excluse în cazul unei ponderări mai mari a riscului?
• Care priorități strategice influențează cel mai mult compoziția portofoliului?

Astfel, devine evident care decizii de investiții din cadrul modelului sunt deosebit de solide.

Alte proiecte pot fi selectate doar în baza anumitor ipoteze economice sau strategice.

Optimizarea ex ante nu oferă astfel doar o combinație calculată de proiecte, ci permite și analiza sistematică a condițiilor alternative de decizie.

9. Costurile de oportunitate: valoarea economică a alternativelor neselectate

Fiecare decizie de investiție implică costuri de oportunitate.

Dacă capitalul este alocat unui anumit proiect, acesta nu mai este disponibil pentru alte investiții.

Acest lucru este valabil în special în cazul bugetelor CAPEX limitate.

O întreprindere poate selecta proiecte individuale atractive din punct de vedere economic și, cu toate acestea, să lase neexploatată o contribuție suplimentară semnificativă la valoare, dacă combinația acestor proiecte nu este optimă.

Optimizarea matematică a portofoliului face ca astfel de diferențe între alternativele luate în considerare să fie cuantificabile.

O comparație între portofoliul de investiții planificat inițial și un portofoliu optimizat poate arăta:

• care este valoarea netă adăugată preconizată a ambelor portofolii
• Ce proiecte sunt selectate diferit
• Cât CAPEX este necesar în fiecare caz
• Ce potențial economic rămâne neexploatat în portofoliul inițial

Diferența dintre rezultatele modelate evidențiază potențialul de îmbunătățire economică în cadrul ipotezelor de bază.

Valoarea reală a optimizării ex ante nu constă, așadar, în indicatori de performanță (KPI) mai buni, ci în posibilitatea de a identifica combinații de investiții mai bune înainte de angajarea capitalului.

10. Referință practică: Zona Klybeck din Basel

Referința StratePlan privind zona Klybeck din Basel arată cât de mare poate fi diferența economică între o planificare existentă și un portofoliu optimizat matematic.

În cadrul optimizării portofoliului pentru Central Real Estate AG și Swiss Life AG, au fost analizate matematic diferite combinații de investiții și proiecte.

Rezultatul modelat:

• Randamentul inițial al capitalului: 7,0 %
• Randamentul optimizat al capitalului: 11,4 %
• Îmbunătățirea relativă a randamentului: aproximativ 63 %
• Contribuție economică suplimentară modelată: aproximativ 30 de milioane CHF

Îmbunătățirea a fost modelată printr-o combinație modificată a alternativelor de investiții existente, la un buget identic.

Cifrele evidențiază potențialul optimizării matematice a portofoliului. Ele nu reprezintă o garanție generală a randamentului pentru alte proiecte sau întreprinderi.

Concluzia esențială: nu neapărat un capital de investiții mai mare, ci o combinație mai bună a investițiilor poate crește contribuția economică totală.

11. De ce experiența umană nu este suficientă pe cont propriu

Membrii consiliilor de administrație, directorii financiari și managerii de investiții cu experiență dispun de cunoștințe de specialitate vaste și de o înțelegere profundă a companiilor lor.

Această competență rămâne indispensabilă.

Totuși, nici măcar o experiență îndelungată nu poate acoperi în totalitate spațiile decizionale de dimensiuni exponențiale.

Chiar și în cazul a șapte decizii binare privind proiectele, apar 128 de combinații posibile.

În cazul a 20 de proiecte, acestea depășesc un milion.

La 50 de proiecte, numărul acestora depășește un bilion.

Punctul forte al omului constă în stabilirea obiectivelor strategice, înțelegerea relațiilor economice și evaluarea calității ipotezelor.

Punctul forte al optimizării matematice constă în analizarea sistematică a unui număr mare de combinații posibile.

Combinația dintre experiența de management, datele tehnice fiabile și optimizarea matematică creează o bază decizională mai solidă decât oricare dintre aceste componente luate separat.

12. De la Business Intelligence la Decision Intelligence

Business Intelligence răspunde în primul rând la întrebări privind evoluția economică a unei întreprinderi.

Ce s-a întâmplat? Care indicatori s-au modificat? Unde există abateri față de planificare?

Decision Intelligence extinde această perspectivă prin sprijinul sistematic acordat deciziilor concrete.

Ce alternative de acțiune sunt disponibile? Ce restricții se aplică? Ce combinație maximizează obiectivele definite?

StratePlan se poziționează în acest domeniu ca un sistem matematic de optimizare a portofoliului și a deciziilor.

Acesta completează sistemele ERP, de control de gestiune și de Business Intelligence existente cu un nivel suplimentar:

calcularea deciziilor optimizate înainte de punerea lor în aplicare.

Pentru aceasta, o întreprindere nu trebuie neapărat să-și înlocuiască sistemele IT existente.

Datele necesare pentru proiect pot fi furnizate inițial prin intermediul unor tabele simple. În funcție de cerințe, sunt posibile integrări extinse prin intermediul unor interfețe adecvate.

Astfel, optimizarea matematică a deciziilor devine accesibilă și pentru întreprinderile care, până acum, lucrau în principal cu liste clasice de investiții și modele Excel.

13. Concluzie: indicatorii-cheie de performanță (KPI) rămân importanți – dar decizia are prioritate

Indicatorii-cheie de performanță (KPI) vor rămâne și în viitor o componentă indispensabilă a managementului profesional al întreprinderii.

Acestea permit monitorizarea evoluțiilor economice, controlul obiectivelor strategice și evaluarea rezultatelor efectiv obținute.

Totuși, ele nu răspund singure la întrebarea decisivă dacă o întreprindere și-a distribuit în cel mai bun mod posibil capitalul de investiții disponibil între proiectele sale.

Tocmai aici intervine optimizarea matematică ex ante.

StratePlan analizează posibile combinații de investiții, ținând cont de obiectivele economice, de bugetele limitate și de restricțiile definite.

Rezultatele pot fi calculate, modificate și comparate între ele în diferite scenarii înainte de luarea unei decizii de investiție.

Viitorul managementului strategic al întreprinderii nu constă, așadar, doar în măsurarea mai rapidă a indicatorilor-cheie de performanță (KPI), ci în optimizarea matematică, încă din faza preliminară, a deciziilor care influențează acești indicatori.

Acest lucru schimbă întrebarea centrală a managementului.

În loc să ne întrebăm exclusiv:

„Cât de reușite au fost investițiile noastre?”,

, întrebarea suplimentară este:

„Care combinație dintre investițiile noastre planificate ar avea cea mai mare contribuție economică totală în condițiile date?”

Răspunsul la această întrebare nu este o sarcină clasică de raportare.

Este o sarcină de optimizare matematică a portofoliului.

StratePlan – Optimizarea deciziilor ex ante. Măsurarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) ex post. Utilizarea mai inteligentă a capitalului.

Câtă valoare economică suplimentară se ascunde în bugetul dumneavoastră CAPEX?

Calculați care combinație dintre proiectele de investiții planificate, în cadrul bugetului disponibil, poate genera cea mai mare contribuție netă la valoare.

Aceleași proiecte. Același buget. Combinație optimizată. Rezultate mai bune.

Optimizați acum gratuit până la 15 proiecte →