Optimizar el presupuesto de inversión: cómo las empresas pueden lograr más con el mismo presupuesto
Una de las cuestiones más importantes en la gestión del CAPEX suele surgir solo cuando la planificación propiamente dicha ya ha concluido.
En la sala de juntas.
Se han evaluado los proyectos de inversión. El departamento financiero ha consolidado las cifras. Se ha preparado la cartera. El presupuesto disponible está fijado.
Entonces alguien plantea una nueva pregunta:
«¿Qué pasaría si redujéramos el presupuesto de CAPEX en un 10 %?»
O bien:
«¿Qué proyectos adicionales deberíamos poner en marcha si dispusiéramos de 10 millones de euros más?»
En los procesos de toma de decisiones tradicionales, es precisamente en este punto donde puede comenzar una nueva ronda de análisis.
Se modifican las hipótesis. El departamento de Finanzas o de Control de Gestión calcula nuevas variantes. Se vuelve a ajustar la cartera. A continuación, los resultados se vuelven a presentar a la dirección.
Una pregunta planteada en la sala de juntas da lugar a un nuevo proceso de análisis.
Pero, ¿y si la respuesta se pudiera calcular directamente?
Pregunta → Cálculo → Comparación → Decisión.
En la misma reunión.
Esa es precisamente la idea que subyace a la simulación CAPEX Live Boardroom.
Índice
- El problema de la toma de decisiones en la gestión de CAPEX
- Por qué los documentos de decisión estáticos tienen sus limitaciones
- ¿Qué es la simulación CAPEX Live Boardroom?
- Optimización matemática del CAPEX en la sala de juntas
- Cálculo en tiempo real de escenarios de gestión
- La gestión de la cartera de CAPEX como espacio de toma de decisiones
- Mejorar las decisiones de inversión
- Calcular la decisión de inversión óptima
- De la sala de juntas al motor de decisión en tiempo real
El problema de la toma de decisiones en la gestión de CAPEX
La calidad de una decisión de inversión no solo depende de la calidad de los datos preparados.
También depende de la rapidez con la que la dirección pueda reaccionar ante nueva información y cambios en las hipótesis.
Una reunión de la junta directiva no es un proceso estático.
Durante el debate surgen preguntas.
Un miembro del consejo de administración quiere saber qué repercusiones tendría una reducción del presupuesto.
Otro quiere que se tenga en cuenta sin falta un proyecto de importancia estratégica.
El departamento de Finanzas modifica una hipótesis.
Una planta comunica una necesidad de inversión adicional.
Un proyecto se retrasa o se cancela por completo.
Cualquiera de estos cambios puede repercutir en toda la cartera de inversiones.
Por ello, la pregunta clave para la gestión moderna del CAPEX es:
¿Puede la dirección calcular de forma inmediata el impacto de un cambio en una hipótesis sobre la cartera global?
Por qué los documentos de decisión estáticos tienen sus limitaciones
Una decisión clásica de CAPEX suele basarse en un nivel de información concreto.
Se recopilan proyectos, se elaboran análisis de viabilidad, se definen los importes de inversión y se establecen las prioridades.
El resultado es una cartera basada en determinadas hipótesis.
Sin embargo, si cambia una de estas hipótesis, también puede variar la composición óptima de la cartera.
Ahí es precisamente donde residen las limitaciones de los documentos de decisión estáticos.
Un panel de control puede mostrar lo que se ha planificado.
Una tabla puede mostrar qué proyectos se han seleccionado actualmente.
Un informe puede explicar cómo se distribuye el presupuesto.
Pero en la sala de juntas suele surgir otra pregunta:
«¿Qué deberíamos hacer ahora, dadas las nuevas circunstancias?»
Esta pregunta no solo requiere un informe.
Exige un nuevo cálculo.
¿Qué es la simulación CAPEX Live Boardroom?
La simulación CAPEX Live Boardroom permite calcular y comparar diferentes escenarios de inversión durante una reunión de la dirección o del consejo de administración.
La dirección modifica una hipótesis.
StratePlan vuelve a calcular la cartera en función de las nuevas condiciones.
De este modo, se puede ver de forma inmediata cómo las condiciones modificadas afectan a la composición y al beneficio económico esperado de la cartera.
De este modo, el proceso de toma de decisiones se ve modificado.
De:
Pregunta → Orden de análisis → nuevo cálculo → coordinación → próxima reunión
se convierte en:
Pregunta → Cálculo → Comparación → Decisión
en la misma sesión.
De este modo, la sala de juntas se convierte en un espacio activo de toma de decisiones.
Optimización matemática del CAPEX en la sala de juntas
Cuanto mayor es una cartera de inversiones, más difícil resulta comprender de forma intuitiva el impacto de cada cambio concreto en el conjunto de la cartera.
Ahí es precisamente donde entra en juego la optimización matemática del CAPEX.
La dirección define los objetivos, las condiciones marco y las restricciones.
La tecnología calcula, dentro de estos parámetros, diferentes combinaciones de proyectos admisibles.
En este proceso se pueden tener en cuenta, por ejemplo:
Presupuesto de inversión (gastos)
Aportación económica prevista (ingresos)
Restricciones de recursos
Dependencias entre proyectos
Plazos
Ubicaciones
Áreas de negocio
Objetivos estratégicos
Si cambia alguna de estas condiciones, se vuelve a calcular la tarea.
Esto no significa que las matemáticas sustituyan a la decisión de la dirección.
Al contrario.
La dirección define los objetivos y las condiciones marco. Las matemáticas calculan las consecuencias de las diferentes opciones.
Calcular escenarios de gestión en tiempo real
La ventaja de una simulación en tiempo real se pone de manifiesto en cuestiones concretas de gestión.
Por ejemplo:
¿Qué ocurre si el presupuesto de CAPEX se reduce un 10 %?
¿Qué proyectos cambian en la cartera?
¿Qué obtenemos a cambio de 5 millones de euros adicionales de CAPEX?
¿Qué consecuencias tiene que el proyecto A deba ejecutarse sin falta?
¿Qué cambia si el proyecto B se aplaza un año?
¿Qué alternativa surge si se descarta por completo un proyecto previsto?
¿Cómo cambia la cartera ante restricciones adicionales de recursos?
¿Qué combinación de proyectos maximiza la contribución económica en las nuevas condiciones?
En lugar de limitarse a debatir exclusivamente sobre las posibles repercusiones, se pueden calcular diferentes variantes y compararlas entre sí.
De este modo, un análisis secuencial se convierte en un proceso de toma de decisiones interactivo.
La gestión de la cartera de CAPEX como marco de decisión
La gestión de la cartera de CAPEX estructura y controla los proyectos de inversión en toda la cartera.
La inteligencia de decisión complementa esta perspectiva con un nivel adicional:
¿Qué combinación deberíamos elegir dadas las condiciones actuales?
Los sistemas ERP, financieros, de gestión de proyectos (PPM) o de bases de datos existentes siguen siendo relevantes.
Proporcionan datos, documentan procesos y gestionan inversiones.
StratePlan interviene a nivel de la toma de decisiones.
A partir de proyectos, inversiones, beneficios económicos, dependencias y restricciones, se crea un espacio de decisión matemáticamente calculable.
De este modo, las empresas no solo pueden ver qué proyectos están planificados actualmente.
También pueden calcular diferentes decisiones de cartera y compararlas entre sí.
La diferencia se puede resumir en tres niveles:
La generación de informes muestra la situación actual.
La simulación muestra lo que ocurre cuando cambian las hipótesis.
La optimización calcula qué combinación admisible cumple mejor el objetivo definido.
Mejorar las decisiones de inversión
Quien quiera mejorar las decisiones de inversión no necesita necesariamente más datos.
En muchas empresas, la información relevante ya está disponible.
Los importes de inversión figuran en el plan de CAPEX.
Los casos de negocio incluyen las aportaciones económicas previstas.
Los sistemas ERP y financieros proporcionan datos operativos.
Los sistemas PPM gestionan proyectos y procesos.
La pregunta adicional es:
¿Cómo se convierten estos datos en opciones de decisión concretas?
Ahí es precisamente donde entra en juego la inteligencia de decisión.
La información disponible no solo se presenta, sino que se utiliza como base para un espacio de decisión matemático.
De este modo, se pueden comparar entre sí las alternativas en las mismas condiciones marco.
Calcular la decisión de inversión óptima
Una decisión de inversión óptima no es necesariamente la que se decanta por el proyecto con el mayor ROI, el mayor VAN o la valoración estratégica individual más alta.
Lo decisivo es el objetivo de toda la cartera.
Un proyecto puede ser excelente si se analiza de forma aislada y, sin embargo, inmovilizar capital que, en otra combinación de proyectos, podría generar una contribución total mayor.
Por eso no analizamos la decisión de inversión exclusivamente a nivel de proyecto.
Analizamos la combinación.
Dentro de unas restricciones definidas de presupuesto, recursos y dependencias, StratePlan puede calcular diferentes carteras admisibles y buscar la combinación que mejor cumpla el objetivo definido.
Esto cambia la pregunta clave en la sala de juntas.
De:
«¿Qué proyecto deberíamos elegir?»
pasa a ser:
«¿Qué combinación de nuestros proyectos cumple mejor nuestro objetivo empresarial en las condiciones actuales?»
De la sala de juntas al motor de decisión en tiempo real
Nuestro objetivo con StratePlan no es proporcionar a la dirección otro panel de control más.
Nuestro objetivo es hacer que la decisión de inversión en sí misma sea predecible.
La dirección modifica una hipótesis.
La cartera se vuelve a calcular.
Se hacen visibles las repercusiones.
Se comparan las alternativas entre sí.
Los responsables de la toma de decisiones pueden analizar las consecuencias de las distintas opciones en una misma reunión.
Con ello, cambia el papel de la sala de juntas.
Ya no es únicamente el lugar donde se presentan análisis preparados de antemano.
Puede convertirse en el lugar donde las nuevas preguntas se traduzcan inmediatamente en nuevos cálculos.
Convierte tu sala de juntas en un motor de decisión de CAPEX en tiempo real.
A esto es a lo que nos referimos con «Decision Intelligence».
Pregunta. Calcula. Compara. Decide.
Inteligencia de decisión para todos.
No te fíes de nosotros. Haz tus propios cálculos.
