Βελτιστοποίηση έργων και χαρτοφυλακίου: Επιλογή του βέλτιστου συνδυασμού έργων

Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων απαντά σε ένα διαφορετικό ερώτημα από την κλασική ιεράρχηση έργων: Όχι «Ποιο έργο έχει την υψηλότερη βαθμολογία;», αλλά «Ποιος συνδυασμός όλων των διαθέσιμων έργων παράγει τη μέγιστη δυνατή συνολική αξία, εντός του προϋπολογισμού, των πόρων και άλλων περιορισμών;»

Τα λογισμικά επιλογής έργων και ιεράρχησης έργων παρέχουν διαφάνεια σε επίπεδο μεμονωμένων έργων. Το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου έργων επεκτείνει αυτή την προοπτική σε ολόκληρο το χαρτοφυλάκιο έργων.

Αυτό αποκτά κρίσιμη σημασία όταν υπάρχουν περισσότερα ελκυστικά έργα από ό,τι διαθέσιμο προϋπολογισμό ή πόρους.

Μια επιχείρηση μπορεί, για παράδειγμα, να διαθέτει 100 έργα που είναι κατ’ αρχήν λογικά. Ωστόσο, εάν μόνο τα 60 από αυτά είναι χρηματοδοτήσιμα, δεν αρκεί η αξιολόγηση κάθε έργου ξεχωριστά.

Η διοίκηση πρέπει να επιλέξει έναν συνδυασμό.

Και ακριβώς εδώ προκύπτει ένα συνδυαστικό πρόβλημα λήψης αποφάσεων.

Με 100 ανεξάρτητες αποφάσεις «ναι-όχι» για τα έργα, υπάρχουν θεωρητικά 2^100 πιθανές συνδυαστικές επιλογές έργων – περίπου 1,27 × 10^30.

Η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων (Project Portfolio Selection) και η βελτιστοποίηση της επιλογής έργων (Project Selection Optimization) καθιστούν αυτόν τον χώρο λήψης αποφάσεων μαθηματικά διαχειρίσιμο.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι το λογισμικό επιλογής έργων;
• Τι είναι το λογισμικό προτεραιοποίησης έργων;
• Τι είναι η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων;
• Τι είναι το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου;
• Τι είναι η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων;
• Τι σημαίνει «βέλτιστη επιλογή έργων»;
• Τι είναι η λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο;
• Τι είναι η βελτιστοποίηση επιλογής έργων;
• Επιλογή έργων έναντι ιεράρχησης έργων
• Κατάταξη έργων έναντι βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου
• Γιατί η καλύτερη κατάταξη δεν εγγυάται το καλύτερο χαρτοφυλάκιο
• Η διαδικασία επιλογής έργων
• Ποια δεδομένα απαιτούνται για τη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου έργων;
• Λήψη υπόψη του προϋπολογισμού, των πόρων και των περιορισμών
• Λήψη υπόψη των εξαρτήσεων των έργων
• Ενσωμάτωση στρατηγικών κριτηρίων στην επιλογή έργων
• Τα μαθηματικά πίσω από τη βελτιστοποίηση της επιλογής έργων
• Παράδειγμα: Γιατί η ιεράρχηση των έργων δεν αρκεί
• Παράδειγμα: 150 έργα και περιορισμένος προϋπολογισμός
• Σενάρια χαρτοφυλακίου και ανάλυση «τι θα γινόταν αν»
• Λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο ζωντανά στην αίθουσα συνεδριάσεων
• Βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων με το StratePlan
• Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη βελτιστοποίηση έργων και χαρτοφυλακίου

Τι είναι το λογισμικό επιλογής έργων;

Το λογισμικό επιλογής έργων βοηθά τις επιχειρήσεις να επιλέξουν, από έναν μεγάλο αριθμό πιθανών έργων, εκείνα που πρέπει πράγματι να υλοποιηθούν.

Η επιλογή έργων μπορεί να λαμβάνει υπόψη διάφορες πληροφορίες:

• Κόστος έργου
• Αναμενόμενα έσοδα
• Καθαρή παρούσα αξία
• Απόδοση επένδυσης
• Στρατηγικά οφέλη
• Κίνδυνοι
• Απαιτούμενοι πόροι
• Διάρκεια έργου
• Εξαρτήσεις
• Περιορισμοί προϋπολογισμού

Η πραγματική πρόκληση, ωστόσο, δεν έγκειται στην αποθήκευση ή την παρουσίαση αυτών των δεδομένων.

Βρίσκεται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων σχετικά με την επιλογή.

Όταν πολλά έργα ανταγωνίζονται ταυτόχρονα για περιορισμένο κεφάλαιο και περιορισμένους πόρους, το λογισμικό επιλογής έργων πρέπει να λαμβάνει υπόψη το επίπεδο του χαρτοφυλακίου.

Το κρίσιμο ερώτημα δεν είναι απλώς αν ένα έργο είναι καλό. Το κρίσιμο είναι αν αποτελεί μέρος του βέλτιστου συνδυασμού έργων.

Τι είναι το λογισμικό προτεραιοποίησης έργων;

Το λογισμικό ιεράρχησης έργων αξιολογεί τα έργα με βάση καθορισμένα κριτήρια και συνήθως τα κατατάσσει σε σειρά προτεραιότητας.

Για παράδειγμα, τα έργα μπορούν να ιεραρχηθούν με βάση τους ακόλουθους παράγοντες:

• ROI
• NPV
• Περίοδος απόσβεσης
• Στρατηγική συμβατότητα
• Κίνδυνος
• Επείγον
• Συμμόρφωση
• Βαθμολογία διαχείρισης

Το αποτέλεσμα μπορεί, για παράδειγμα, να έχει την εξής μορφή:

1. Έργο Α
2. Έργο Β
3. Έργο Γ
4. Έργο Δ
5. Έργο Ε

Η κατάταξη είναι χρήσιμη, αλλά απαντά σε ένα διαφορετικό ερώτημα από αυτό της βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου.

Η ιεράρχηση έργων θέτει το ερώτημα:

«Ποιο έργο αξιολογείται υψηλότερα;»

Η βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου έργων ρωτά:

«Ποιος συνδυασμός έργων δημιουργεί τη μέγιστη συνολική αξία εντός των περιορισμών μας;»

Αυτή η διαφορά είναι καθοριστική.

Τι είναι η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων;

Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων είναι η μαθηματική βελτιστοποίηση ενός χαρτοφυλακίου έργων βάσει καθορισμένων στόχων και περιορισμών.

Σε αυτή την περίπτωση, τα έργα δεν εξετάζονται μεμονωμένα.

Αντίθετα, εξετάζεται ο τρόπος με τον οποίο ανταγωνίζονται και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους στο πλαίσιο ενός κοινού χαρτοφυλακίου.

Μια απλοποιημένη συνάρτηση στόχου μπορεί να έχει ως εξής:

Μεγιστοποίηση της συνολικής αξίας όλων των επιλεγμένων έργων.

Υπό την προϋπόθεση:

Συνολικές δαπάνες ≤ διαθέσιμο προϋπολογισμό.

Επιπλέον, μπορούν να ληφθούν υπόψη και άλλες προϋποθέσεις:

• Περιορισμοί πόρων
• Εξαρτήσεις έργων
• Υποχρεωτικά έργα
• Ελάχιστα προϋπολογιστικά όρια
• Μέγιστα προϋπολογιστικά όρια
• Κανόνες επιχειρηματικών μονάδων
• Στρατηγικές απαιτήσεις
• Χρονικοί περιορισμοί

Έτσι, μια λίστα έργων μετατρέπεται σε ένα μαθηματικό πεδίο λήψης αποφάσεων.

Τι είναι το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου;

Το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου βοηθά τις επιχειρήσεις να υπολογίζουν πιθανές διαμορφώσεις χαρτοφυλακίου με βάση καθορισμένους στόχους και περιορισμούς.

Στη διαχείριση έργων, η έμφαση δίνεται στον βέλτιστο ή τον καλύτερο δυνατό συνδυασμό έργων.

Ένα λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου δεν πρέπει, επομένως, απλώς να εμφανίζει έργα και να υπολογίζει βαθμολογίες.

Θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ της επιλογής έργων, της χρήσης του προϋπολογισμού, των πόρων και της επίτευξης των στόχων.

Τυπικά ερωτήματα είναι:

• Ποια έργα πρέπει να χρηματοδοτηθούν;
• Ποια έργα δεν πρέπει να επιλεγούν;
• Ποια έργα πρέπει να αναβληθούν;
• Τι συμβαίνει σε περίπτωση μειωμένου προϋπολογισμού;
• Ποια έργα θα προστεθούν σε περίπτωση πρόσθετου προϋπολογισμού;
• Ποιος συνδυασμός μεγιστοποιεί την καθαρή παρούσα αξία (NPV);
• Ποιος συνδυασμός μεγιστοποιεί το στρατηγικό όφελος;
• Ποια έργα μπορούν να υλοποιηθούν από κοινού;

Το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου δεν πρέπει απλώς να διαχειρίζεται το χαρτοφυλάκιο. Πρέπει να υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το χαρτοφυλάκιο.

Τι είναι η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων;

Η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων αναφέρεται στην επιλογή ενός υποσυνόλου έργων από ένα ευρύτερο σύνολο έργων.

Το πρόβλημα προκύπτει συνήθως από το γεγονός ότι δεν μπορούν να υλοποιηθούν ταυτόχρονα όλα τα προτεινόμενα έργα.

Οι λόγοι για αυτό είναι, για παράδειγμα:

• Περιορισμένος προϋπολογισμός
• Περιορισμένες δυνατότητες προσωπικού
• Περιορισμένοι πόροι μηχανικής
• Περιορισμοί στην παραγωγή
• Στρατηγικές προδιαγραφές
• Εξαρτήσεις του έργου
• Χρονικοί περιορισμοί

Η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων καθορίζει, επομένως, ποια έργα θα συμπεριληφθούν στο χαρτοφυλάκιο.

Η μαθηματική βελτιστοποίηση επεκτείνει αυτή τη διαδικασία με μια τυπική συνάρτηση στόχου.

Δεν αναζητείται οποιαδήποτε αποδεκτή επιλογή.

Αναζητείται μια επιλογή που ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τον καθορισμένο στόχο υπό τις δεδομένες συνθήκες.

Τι σημαίνει «βέλτιστη επιλογή έργου»;

Η βέλτιστη επιλογή έργου αναφέρεται στην επιλογή ενός συνδυασμού έργων που βελτιστοποιεί μια καθορισμένη συνάρτηση στόχου υπό όλους τους περιορισμούς που έχουν μοντελοποιηθεί.

Το τι σημαίνει «βέλτιστη» εξαρτάται επομένως από τον στόχο.

Ο στόχος μπορεί, για παράδειγμα, να είναι:

• η μεγιστοποίηση της καθαρής παρούσας αξίας (NPV)
• Η μεγιστοποίηση της απόδοσης της επένδυσης (ROI) ή της οικονομικής αξίας
• Η μεγιστοποίηση του στρατηγικού οφέλους
• Μεγιστοποίηση της μείωσης του κινδύνου
• Βελτιστοποίηση συνδυασμού πολλαπλών στόχων

Η βελτιστοποίηση πραγματοποιείται ταυτόχρονα υπό τις πραγματικές συνθήκες της επιχείρησης.

Ένα μαθηματικά βέλτιστο χαρτοφυλάκιο που βασίζεται σε λανθασμένες παραδοχές θα ήταν ελάχιστα χρήσιμο για τη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση.

Γι' αυτό και τόσο η συνάρτηση στόχου όσο και οι περιορισμοί που έχουν μοντελοποιηθεί είναι καθοριστικής σημασίας.

Η «βέλτιστη επιλογή έργου» σημαίνει: τον καλύτερο συνδυασμό έργων στο πλαίσιο του καθορισμένου μοντέλου λήψης αποφάσεων.

Τι είναι η λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο;

Η λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο αναφέρεται στη λήψη αποφάσεων για το σύνολο του χαρτοφυλακίου έργων, αντί για μεμονωμένες αποφάσεις για κάθε έργο ξεχωριστά.

Σε αυτό το πλαίσιο, η διοίκηση δεν εξετάζει απλώς:

«Πρέπει να υλοποιηθεί το έργο Α;»

Αλλά:

«Τι σημαίνει το έργο Α για όλα τα άλλα έργα, τα οποία ανταγωνίζονται για το ίδιο κεφάλαιο και τους ίδιους πόρους;»

Με αυτόν τον τρόπο γίνονται ορατά τα κόστη ευκαιρίας.

Εάν το έργο Α απαιτεί 50 εκατομμύρια ευρώ, αυτά τα 50 εκατομμύρια ευρώ δεν είναι πλέον διαθέσιμα για τα έργα Β, Γ ή Δ.

Γι’ αυτό, μια απόφαση χαρτοφυλακίου λαμβάνει υπόψη την αξία των εναλλακτικών λύσεων που αποκλείονται από μια απόφαση.

Αυτό καθιστά τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το χαρτοφυλάκιο ιδιαίτερα σημαντική για:

• Μέλη Διοικητικών Συμβουλίων
• Οικονομικούς Διευθυντές
• Επιτροπές επενδύσεων
• Διαχειριστές χαρτοφυλακίου
• Εταιρική στρατηγική
• Έλεγχος
• Υπεύθυνοι PMO και PPM

Τι είναι η βελτιστοποίηση επιλογής έργων;

Η βελτιστοποίηση επιλογής έργων συνδυάζει την επιλογή έργων με τη μαθηματική βελτιστοποίηση.

Στο πλαίσιο αυτό, ορίζονται μεταβλητές λήψης αποφάσεων για τα έργα.

Με απλά λόγια, για κάθε έργο ισχύει:

1 = Επιλογή έργου

0 = Μη επιλογή έργου

Στη συνέχεια, η βελτιστοποίηση εξετάζει πιθανές συνδυασμούς αυτών των αποφάσεων υπό τις καθορισμένες συνθήκες.

Για παράδειγμα:

Μεγιστοποίηση της συνολικής καθαρής παρούσας αξίας (NPV) των επιλεγμένων έργων.

Υπό:

Συνολικό κόστος ≤ 500 εκατ. €

και:

• Έργο Β μόνο εάν επιλεγεί το Έργο Α
• Έργο Γ ή Έργο Δ, αλλά όχι και τα δύο
• Το έργο Ε είναι υποχρεωτικό
• Η Επιχειρηματική Μονάδα Α λαμβάνει τουλάχιστον 50 εκατ. €
• Οι πόροι μηχανικής δεν πρέπει να ξεπεραστούν

Με αυτόν τον τρόπο, σύνθετοι πραγματικοί κανόνες επιλογής μπορούν να ενσωματωθούν τυπικά στη διαδικασία επιλογής έργων.

Επιλογή έργου έναντι ιεράρχησης έργων

Η ιεράρχηση και η επιλογή μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους.

Ωστόσο, δεν πρέπει να συγχέονται.

Κατάταξη έργων έναντι βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου

Μια κατάταξη μπορεί να αποτελέσει σημαντική πηγή πληροφοριών.

Ωστόσο, δεν απαντά αυτόματα στο συνδυαστικό πρόβλημα επιλογής.

Γιατί η καλύτερη κατάταξη δεν εγγυάται το καλύτερο χαρτοφυλάκιο

Ο λόγος έγκειται στις διαφορετικές δαπάνες των έργων.

Ας υποθέσουμε ότι τέσσερα έργα ανταγωνίζονται για έναν προϋπολογισμό 100 εκατομμυρίων ευρώ.

Το έργο Α έχει τη μεγαλύτερη μεμονωμένη αξία.

Εάν επιλεγεί, θα εξαντληθεί ολόκληρος ο προϋπολογισμός.

Η αξία του χαρτοφυλακίου ανέρχεται σε 150 εκατομμύρια ευρώ.

Εναλλακτικά, τα έργα Β, Γ και Δ μπορούν να υλοποιηθούν από κοινού.

Συνολικό κόστος:

50 + 30 + 20 = 100 εκατ. €

Συνολική αξία:

90 + 55 + 40 = 185 εκατ. €

Και οι δύο επιλογές απαιτούν ακριβώς τον ίδιο προϋπολογισμό.

Ωστόσο, ο συνδυασμός Β + Γ + Δ αποφέρει αναμενόμενη συνολική αξία υψηλότερη κατά 35 εκατομμύρια ευρώ.

Το καλύτερο μεμονωμένο έργο δεν είναι αυτομάτως και το καλύτερο χαρτοφυλάκιο.

Η διαδικασία επιλογής έργων

Μια δομημένη διαδικασία επιλογής έργων μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

1. Καταγραφή του συνόλου των έργων: Συγκέντρωση όλων των σχετικών προτάσεων έργων.
2. Τυποποίηση των δεδομένων των έργων: Καθιστώντας συγκρίσιμα τα κόστη, τα οφέλη και άλλες πληροφορίες.
3. Καθορισμός στόχου: Προσδιορισμός του τι πρέπει να μεγιστοποιηθεί ή να βελτιστοποιηθεί με το χαρτοφυλάκιο.
4. Καθορισμός προϋπολογισμού: Προσδιορισμός των διαθέσιμων οικονομικών πόρων.
5. Καταγραφή πόρων: Λήψη υπόψη των ορίων χωρητικότητας.
6. Μοντελοποίηση εξαρτήσεων: Καθορισμός των εξαρτήσεων μεταξύ των έργων.
7. Συμπλήρωση στρατηγικών κριτηρίων: Ενσωμάτωση των εταιρικών στόχων.
8. Βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου: Υπολογισμός συνδυασμών έργων.
9. Σύγκριση σεναρίων: Εξέταση εναλλακτικών συνθηκών.
10. Λήψη απόφασης για το χαρτοφυλάκιο: Λήψη διοικητικής απόφασης.
11. Επανυπολογισμός: Ενημέρωση του χαρτοφυλακίου σε περίπτωση αλλαγής των συνθηκών.

Ποια δεδομένα απαιτούνται για τη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου έργων;

Η έναρξη της βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου έργων δεν χρειάζεται να ξεκινά με ένα πολύπλοκο μοντέλο δεδομένων.

Μια απλή βασική δομή μπορεί να αποτελείται ήδη από τρεις βασικές πληροφορίες:

• Αριθμός έργου
• Δαπάνες ή επενδυτικές ανάγκες
• Αναμενόμενα έσοδα, NPV ή άλλος στόχος

Ανάλογα με την απόφαση, μπορούν να προστεθούν και άλλες πληροφορίες:

• Επιχειρηματική μονάδα
• Τοποθεσία
• Κατηγορία έργου
• Στρατηγικά κριτήρια
• Απαιτούμενοι πόροι
• Διάρκεια έργου
• Εξαρτήσεις
• Κατάσταση υποχρεωτικού έργου
• Κίνδυνος
• Ετήσιες δαπάνες

Η δομή των δεδομένων πρέπει να ακολουθεί την απόφαση – και όχι η απόφαση τη δομή των δεδομένων.

Λήψη υπόψη του προϋπολογισμού, των πόρων και των περιορισμών

Ένα ρεαλιστικό χαρτοφυλάκιο έργων έχει ταυτόχρονα πολλούς περιορισμούς.

Για παράδειγμα:

• Συνολικός προϋπολογισμός ≤ 500 εκατ. €
• Επιχειρηματική Μονάδα Α ≤ 150 εκατ. €
• Επιχειρηματική Μονάδα Β ≥ 50 εκατ. €
• Μέγιστος αριθμός 20 παράλληλων έργων
• Περιορισμένη τεχνική ικανότητα
• Ορισμένα έργα συμμόρφωσης είναι υποχρεωτικά
• Πρέπει να επιτευχθούν οι ελάχιστοι στρατηγικοί στόχοι

Αυτές οι προϋποθέσεις περιορίζουν το επιτρεπόμενο πεδίο λήψης αποφάσεων.

Στη συνέχεια, η Βελτιστοποίηση Χαρτοφυλακίου Έργων αναζητά, εντός αυτού του περιθωρίου, τη διαμόρφωση του χαρτοφυλακίου που ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την καθορισμένη συνάρτηση στόχου.

Λήψη υπόψη των εξαρτήσεων μεταξύ έργων

Τα έργα συχνά δεν είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους.

Τυπικές εξαρτήσεις έργων είναι:

Το έργο Β απαιτεί το έργο Α.

Το έργο C και το έργο D πρέπει να υλοποιηθούν από κοινού.

Το έργο Ε και το έργο F αλληλοαποκλείονται.

Το έργο G μπορεί να ξεκινήσει μόνο μετά το έργο H.

Το έργο I έχει νόημα μόνο αν υλοποιηθεί και το έργο J.

Τέτοιες εξαρτήσεις μπορούν να αλλάξουν σημαντικά τον βέλτιστο συνδυασμό έργων.

Μια απλή μέθοδος κατάταξης δυσκολεύεται να αποτυπώσει αυτές τις σχέσεις.

Σε ένα μαθηματικό μοντέλο λήψης αποφάσεων, μπορούν να διατυπωθούν ως περιορισμοί.

Ενσωμάτωση στρατηγικών κριτηρίων στην επιλογή των έργων

Οι επιχειρήσεις δεν επιλέγουν τα έργα αποκλειστικά με βάση οικονομικούς δείκτες.

Στρατηγικά κριτήρια μπορεί να είναι, για παράδειγμα:

• Ανάπτυξη
• Καινοτομία
• Στρατηγική συμβατότητα
• Ψηφιοποίηση
• Ανθεκτικότητα
• Βιωσιμότητα
• Μείωση κινδύνων
• Οφέλη για τον πελάτη
• Πρόσβαση στην αγορά

Αυτά τα κριτήρια μπορούν να οριστούν ρητά και να σταθμιστούν.

Με αυτόν τον τρόπο γίνεται ορατό πώς οι διαφορετικές στρατηγικές προτεραιότητες επηρεάζουν τη βέλτιστη επιλογή έργων.

Η διοίκηση μπορεί, για παράδειγμα, να συγκρίνει:

Χαρτοφυλάκιο Α: Μεγιστοποίηση της οικονομικής αξίας

Χαρτοφυλάκιο Β: Μεγαλύτερη βαρύτητα στην ανάπτυξη

Χαρτοφυλάκιο Γ: Μεγαλύτερη βαρύτητα στην ανθεκτικότητα

Έτσι, οι επιπτώσεις των στρατηγικών αποφάσεων στη σύνθεση του χαρτοφυλακίου καθίστανται ποσοτικά συγκρίσιμες.

Τα μαθηματικά πίσω από τη βελτιστοποίηση επιλογής έργων

Η συνδυαστική πολυπλοκότητα αποτελεί έναν από τους βασικούς λόγους για τη μαθηματική βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου.

Για N ανεξάρτητα έργα τύπου «ναι-όχι», μπορούν θεωρητικά να προκύψουν έως και 2^N συνδυασμοί.

Αυτός ο θεωρητικός χώρος λήψης αποφάσεων περιορίζεται από περιορισμούς, αλλά σε πραγματικά χαρτοφυλάκια παραμένει συχνά εξαιρετικά περίπλοκος.

Μια ομάδα ανθρώπων που λαμβάνει αποφάσεις δεν μπορεί να συγκρίνει χειροκίνητα εκατομμύρια ή δισεκατομμύρια πιθανά χαρτοφυλάκια.

Γι' αυτό, η μαθηματική βελτιστοποίηση αναλαμβάνει τη συνδυαστική αναζήτηση εντός του καθορισμένου μοντέλου.

Η διοίκηση καθορίζει τους στόχους και τους κανόνες. Τα μαθηματικά υπολογίζουν τις συνέπειες.

Παράδειγμα: Γιατί η ιεράρχηση έργων δεν αρκεί

Μια επιχείρηση αξιολογεί 40 έργα με βάση μια στρατηγική βαθμολογία.

Στη συνέχεια, τα έργα ταξινομούνται από την υψηλότερη προς τη χαμηλότερη βαθμολογία.

Η επιχείρηση ξεκινά από την κορυφή της λίστας και επιλέγει έργα έως ότου εξαντληθεί ο προϋπολογισμός.

Αυτή η διαδικασία φαίνεται λογική.

Ωστόσο, παρουσιάζει ένα δομικό μειονέκτημα:

Δεν εξετάζει συστηματικά αν ένας άλλος συνδυασμός έργων με χαμηλότερη κατάταξη αξιοποιεί τον προϋπολογισμό πιο αποτελεσματικά.

Ένα έργο με υψηλή βαθμολογία μπορεί, για παράδειγμα, να κοστίσει 80 εκατομμύρια ευρώ.

Τρία έργα με ελαφρώς χαμηλότερη βαθμολογία θα μπορούσαν επίσης να κοστίσουν συνολικά 80 εκατομμύρια ευρώ, αλλά να αποφέρουν μεγαλύτερη συνολική αξία.

Γι' αυτό η Βελτιστοποίηση Χαρτοφυλακίου δεν εξετάζει μόνο τη σειρά.

Λαμβάνει υπόψη τον συνδυασμό.

Παράδειγμα: 150 έργα και περιορισμένος προϋπολογισμός

Μια βιομηχανική επιχείρηση διαθέτει 150 προτεινόμενα έργα.

Ο συνολικός επενδυτικός όγκος ανέρχεται σε 1,8 δισεκατομμύρια ευρώ.

Ο διαθέσιμος προϋπολογισμός ανέρχεται σε 1,1 δισεκατομμύρια ευρώ.

Επιπλέον, ισχύουν οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

• 250 εκατομμύρια ευρώ υποχρεωτικές επενδύσεις
• Πέντε επιχειρηματικές μονάδες
• Έξι μονάδες παραγωγής
• Περιορισμένοι πόροι μηχανικής
• Πολλές εξαρτήσεις μεταξύ έργων
• Στρατηγικοί στόχοι ανάπτυξης

Το ερώτημα δεν είναι:

«Ποια 150 έργα είναι καλά;»

Το ερώτημα είναι:

«Ποιος επιτρεπόμενος συνδυασμός αυτών των 150 έργων παράγει τη μέγιστη καθορισμένη συνολική αξία εντός του προϋπολογισμού των 1,1 δισεκατομμυρίων ευρώ;»

Αυτή ακριβώς η ερώτηση αποτυπώνεται μαθηματικά από τη Βελτιστοποίηση Χαρτοφυλακίου Έργων.

Σενάρια χαρτοφυλακίου και ανάλυση «τι θα γινόταν αν»

Μια βέλτιστη απόφαση για το χαρτοφυλάκιο εξαρτάται από τις υποκείμενες παραδοχές.

Εάν αυτές αλλάξουν, το χαρτοφυλάκιο θα πρέπει να αξιολογηθεί εκ νέου.

Τυπικά ερωτήματα «What-if» είναι:

«Τι θα συμβεί αν ο προϋπολογισμός μειωθεί κατά 10 τοις εκατό;»

«Ποια έργα θα αποκλειστούν αν ο προϋπολογισμός μειωθεί κατά 20 τοις εκατό;»

«Τι θα κερδίσουμε με επιπλέον 50 εκατομμύρια ευρώ;»

«Τι θα συμβεί αν το έργο Α καταστεί υποχρεωτικό;»

«Πώς θα αλλάξει το χαρτοφυλάκιο αν μειωθεί η τεχνική ικανότητα;»

«Τι θα συμβεί αν δοθεί μεγαλύτερη βαρύτητα στην ανάπτυξη;»

Για κάθε σενάριο μπορεί να πραγματοποιηθεί μια νέα βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου.

Με αυτόν τον τρόπο δεν αλλάζουν μόνο μεμονωμένες παράμετροι.

Ολόκληρη η διαδικασία επιλογής έργων υπολογίζεται εκ νέου με βάση τις νέες συνθήκες.

Λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο ζωντανά στην αίθουσα συνεδριάσεων

Τα πιο ενδιαφέροντα ερωτήματα σχετικά με το χαρτοφυλάκιο προκύπτουν συχνά κατά τη διάρκεια της ίδιας της διαδικασίας λήψης αποφάσεων από τη διοίκηση.

Ένας CFO, για παράδειγμα, μειώνει τον διαθέσιμο προϋπολογισμό.

Ένας CEO επιθυμεί να εντάξει υποχρεωτικά μια στρατηγική πρωτοβουλία.

Ένας COO επισημαίνει έναν νέο περιορισμό πόρων.

Το διοικητικό συμβούλιο επιθυμεί να γνωρίζει ποια έργα θα αποκλειστούν από το χαρτοφυλάκιο εξαιτίας αυτού.

Στις παραδοσιακές διαδικασίες, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μια νέα ανάλυση, τα αποτελέσματα της οποίας θα είναι διαθέσιμα μόνο μετά από μερικές ημέρες.

Με την προσομοίωση CAPEX Live Boardroom της StratePlan, τα προετοιμασμένα μοντέλα χαρτοφυλακίου μπορούν να υπολογιστούν εκ νέου με βάση τις μεταβαλλόμενες συνθήκες.

Έτσι, μπορούν, για παράδειγμα, να συγκριθούν άμεσα μεταξύ τους:

• Τρέχον χαρτοφυλάκιο
• Βελτιστοποιημένο χαρτοφυλάκιο
• Χαρτοφυλάκιο με μειωμένο προϋπολογισμό
• Χαρτοφυλάκιο ανάπτυξης
• Στρατηγικό χαρτοφυλάκιο
• Εναλλακτικά σενάρια περιορισμών

Η λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο γίνεται έτσι διαδραστική.

Ερώτηση. Υπολογισμός. Σύγκριση. Απόφαση.

Βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων με το StratePlan

Το StratePlan συνδυάζει την επιλογή έργων, τη λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο και τη μαθηματική βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου έργων σε ένα ενιαίο μοντέλο λήψης αποφάσεων.

Τα έργα, οι επενδύσεις, τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τα στρατηγικά κριτήρια και οι περιορισμοί μπορούν να εξεταστούν από κοινού.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να υπολογιστούν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα ερωτήματα:

• Ποια έργα πρέπει να επιλεγούν;
• Ποια έργα δεν πρέπει να χρηματοδοτηθούν;
• Ποιος συνδυασμός αποφέρει τη μέγιστη δυνατή αξία χαρτοφυλακίου;
• Πώς μεταβάλλεται η επιλογή σε περίπτωση χαμηλότερου προϋπολογισμού;
• Ποια έργα θα προστεθούν σε περίπτωση πρόσθετου προϋπολογισμού;
• Ποια έργα θα πρέπει να αναβληθούν;
• Πώς επηρεάζουν το χαρτοφυλάκιο οι εξαρτήσεις μεταξύ έργων;
• Πώς επηρεάζουν οι περιορισμοί στους πόρους;
• Πώς επηρεάζουν τα στρατηγικά κριτήρια την επιλογή των έργων;
• Πώς διαφέρουν το τρέχον χαρτοφυλάκιο και το βελτιστοποιημένο χαρτοφυλάκιο;
• Πώς μεταβάλλουν τα εναλλακτικά σενάρια τον βέλτιστο συνδυασμό έργων;

Έτσι, η επιλογή έργων μετατρέπεται από μια στατική ιεράρχηση σε ένα υπολογίσιμο πρόβλημα λήψης αποφάσεων σχετικά με το χαρτοφυλάκιο.

Ίδια έργα. Διαφορετικοί συνδυασμοί. Καλύτερα αποτελέσματα.

Μην περιορίζεστε απλώς στην κατάταξη των έργων. Υπολογίστε το χαρτοφυλάκιο.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη βελτιστοποίηση έργων και χαρτοφυλακίου

Τι είναι το λογισμικό επιλογής έργων;

Το λογισμικό επιλογής έργων υποστηρίζει τις επιχειρήσεις στην επιλογή έργων από ένα ευρύτερο φάσμα πιθανών πρωτοβουλιών. Οι σύγχρονες προσεγγίσεις μπορούν να λαμβάνουν υπόψη, εκτός από τις αξιολογήσεις έργων, επίσης τα όρια του προϋπολογισμού, τους πόρους, τις εξαρτήσεις και άλλους περιορισμούς.

Τι είναι το λογισμικό προτεραιοποίησης έργων;

Το λογισμικό προτεραιοποίησης έργων αξιολογεί τα έργα με βάση καθορισμένα κριτήρια και συνήθως δημιουργεί μια κατάταξη. Τα κριτήρια μπορεί να είναι, για παράδειγμα, η απόδοση της επένδυσης (ROI), η καθαρή παρούσα αξία (NPV), η στρατηγική συμβατότητα, ο κίνδυνος ή η επείγουσα ανάγκη.

Τι είναι η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων;

Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων χρησιμοποιεί μαθηματική βελτιστοποίηση για να καθορίσει έναν συνδυασμό χαρτοφυλακίου από τα διαθέσιμα έργα, με βάση καθορισμένους στόχους και περιορισμούς. Σε αντίθεση με την κατάταξη, εδώ εξετάζονται συνδυασμοί έργων.

Τι είναι το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου;

Το λογισμικό βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου υποστηρίζει τη μαθηματική επιλογή και τον συνδυασμό έργων ή επενδύσεων εντός καθορισμένων περιορισμών όσον αφορά τον προϋπολογισμό, τους πόρους και άλλα στοιχεία.

Τι είναι η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων;

Η επιλογή χαρτοφυλακίου έργων (Project Portfolio Selection) αναφέρεται στην επιλογή ενός υποσυνόλου έργων από ένα ευρύτερο σύνολο έργων. Στόχος είναι η δημιουργία ενός υλοποιήσιμου χαρτοφυλακίου που να ικανοποιεί όσο το δυνατόν καλύτερα τους καθορισμένους επιχειρηματικούς στόχους.

Τι σημαίνει «βέλτιστη επιλογή έργου»;

Η βέλτιστη επιλογή έργων αναφέρεται στην επιλογή ενός συνδυασμού έργων που, στο πλαίσιο ενός καθορισμένου μαθηματικού μοντέλου, βελτιστοποιεί την καθορισμένη συνάρτηση στόχου, τηρώντας όλους τους περιορισμούς που έχουν μοντελοποιηθεί.

Τι είναι η λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο;

Η λήψη αποφάσεων για το χαρτοφυλάκιο εξετάζει τις αποφάσεις σε επίπεδο ολόκληρου του χαρτοφυλακίου έργων. Κατά τη διαδικασία αυτή λαμβάνονται υπόψη το κόστος ευκαιρίας, οι προϋπολογισμοί, οι πόροι, οι στρατηγικοί στόχοι και οι αλληλεπιδράσεις μεταξύ των έργων.

Τι είναι η βελτιστοποίηση επιλογής έργων;

Η βελτιστοποίηση της επιλογής έργων συνδυάζει την επιλογή έργων με τη μαθηματική βελτιστοποίηση. Κατά τη διαδικασία αυτή υπολογίζεται ποιος συνδυασμός έργων ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την επιλεγμένη συνάρτηση στόχου υπό τις καθορισμένες συνθήκες.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της ιεράρχησης έργων και της βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου έργων;

Η ιεράρχηση έργων αξιολογεί τα έργα και συχνά δημιουργεί μια κατάταξη. Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου έργων, αντίθετα, εξετάζει πιθανούς συνδυασμούς έργων και λαμβάνει υπόψη περιορισμούς προϋπολογισμού, πόρων και άλλους κατά την επιλογή του χαρτοφυλακίου.

Γιατί το έργο με την υψηλότερη προτεραιότητα δεν οδηγεί αυτόματα στο καλύτερο χαρτοφυλάκιο;

Τα έργα έχουν διαφορετικό κόστος και καταναλώνουν διαφορετικούς πόρους. Πολλά έργα με χαμηλότερη προτεραιότητα μπορεί να απαιτούν συνολικά τον ίδιο προϋπολογισμό με ένα μεμονωμένο έργο υψηλής προτεραιότητας, δημιουργώντας όμως μεγαλύτερη συνολική αξία.

Μπορεί η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου να λάβει υπόψη τις εξαρτήσεις μεταξύ έργων;

Ναι. Οι εξαρτήσεις μπορούν να μοντελοποιηθούν ως μαθηματικοί περιορισμοί. Για παράδειγμα, μπορεί να οριστεί ότι ένα έργο προϋποθέτει ένα άλλο, ότι δύο έργα πρέπει να υλοποιηθούν από κοινού ή ότι δύο έργα αλληλοαποκλείονται.

Μπορεί η βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου έργων να λάβει υπόψη στρατηγικά κριτήρια;

Ναι. Τα στρατηγικά κριτήρια μπορούν να ενσωματωθούν στο μοντέλο λήψης αποφάσεων ως στόχοι, σταθμισμένα κριτήρια χρησιμότητας ή πρόσθετες προϋποθέσεις.

Πόσοι συνδυασμοί υπάρχουν για 100 έργα;

Για 100 ανεξάρτητες δυαδικές αποφάσεις έργων, υπάρχουν θεωρητικά 2^100 πιθανές συνδυασμοί. Αυτό αντιστοιχεί περίπου σε 1,27 × 10^30 πιθανά χαρτοφυλάκια.

Μπορεί ένα χαρτοφυλάκιο έργων να βελτιστοποιηθεί εκ νέου σε περίπτωση αλλαγής του προϋπολογισμού;

Ναι. Εάν αλλάξει ο διαθέσιμος προϋπολογισμός, ολόκληρο το χαρτοφυλάκιο μπορεί να υπολογιστεί εκ νέου με βάση το νέο όριο κεφαλαίου. Με αυτόν τον τρόπο γίνεται εμφανές ποια έργα θα αποκλειστούν, ποια θα προστεθούν ή ποια θα αντικατασταθούν από άλλους συνδυασμούς.

Ποια δεδομένα απαιτεί η Βελτιστοποίηση Χαρτοφυλακίου Έργων;

Για ένα απλό μοντέλο, αρκούν ήδη ο κωδικός έργου, οι δαπάνες και ένας στόχος όπως τα έσοδα, η καθαρή παρούσα αξία (NPV) ή η χρησιμότητα. Ανάλογα με την περίπτωση εφαρμογής, μπορούν να προστεθούν πόροι, στρατηγικά κριτήρια, εξαρτήσεις, διάρκειες, επιχειρηματικές μονάδες και άλλοι περιορισμοί.

Ποιο είναι το πλεονέκτημα της βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου σε σχέση με τη χειροκίνητη επιλογή έργων;

Η μαθηματική βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου μπορεί να αναλύσει συστηματικά έναν πολύ μεγάλο συνδυαστικό χώρο λήψης αποφάσεων, λαμβάνοντας ταυτόχρονα υπόψη πολλαπλούς περιορισμούς. Με αυτόν τον τρόπο, η διοίκηση μπορεί να συγκρίνει εναλλακτικά χαρτοφυλάκια με βάση μια ρητή λογική λήψης αποφάσεων.