Βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων: Βέλτιστη επιλογή έργων υπό περιορισμούς προϋπολογισμού, πόρων και εξαρτήσεων
Η βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων συνδυάζει την κλασική διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων με τη μαθηματική βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου. Αντί να περιορίζεται απλώς στην καταγραφή, την αξιολόγηση και την ιεράρχηση των έργων, υπολογίζεται ποιος συνδυασμός έργων παράγει τη μέγιστη δυνατή συνολική αξία, λαμβάνοντας υπόψη τον περιορισμένο προϋπολογισμό, τις εξαρτήσεις μεταξύ έργων, τα υποχρεωτικά έργα και άλλους περιορισμούς του χαρτοφυλακίου.
Ακριβώς εδώ βρίσκεται η κεντρική πρόκληση των μεγάλων χαρτοφυλακίων έργων:
Η επιχείρηση διαθέτει περισσότερα ουσιαστικά έργα από ό,τι προϋπολογισμό και πόρους.
Ταυτόχρονα, τα έργα δεν μπορούν να επιλεγούν ανεξάρτητα το ένα από το άλλο.
Το έργο Β μπορεί να προϋποθέτει το έργο Α. Το έργο Γ μπορεί να είναι υποχρεωτικό. Τα έργα Δ και Ε μπορεί να χρειάζονται τους ίδιους πόρους. Δύο έργα μπορεί να αλληλοαποκλείονται. Για μεμονωμένες επιχειρηματικές μονάδες μπορεί να ισχύουν ελάχιστα ή μέγιστα προϋπολογιστικά όρια.
Έτσι, η ιεράρχηση των έργων μετατρέπεται σε πρόβλημα βελτιστοποίησης περιορισμών.
Το κρίσιμο ερώτημα δεν είναι πλέον:
«Ποια έργα έχουν την υψηλότερη προτεραιότητα;»
Αλλά:
«Ποιος επιτρεπόμενος συνδυασμός όλων των έργων παράγει τη μέγιστη συνολική αξία υπό τις πραγματικές συνθήκες μας;»
Πίνακας περιεχομένων
- Τι είναι η βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων;
- Τι είναι η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου;
- Τι είναι οι εξαρτήσεις έργων;
- Τι είναι τα υποχρεωτικά έργα;
- Τι είναι οι περιορισμοί χαρτοφυλακίου;
- Πώς να ιεραρχήσετε τα έργα όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος
- Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο συνδυασμό έργων
- Πώς να βελτιστοποιήσετε ένα χαρτοφυλάκιο έργων υπό περιορισμούς
- Πώς να μοντελοποιήσετε τις εξαρτήσεις των έργων
- Πώς να συμπεριλάβετε υποχρεωτικά έργα στη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου
- Ποιοι τύποι περιορισμών χαρτοφυλακίου υπάρχουν;
- Γιατί η κατάταξη των έργων δεν αρκεί όταν υπάρχουν περιορισμοί
- Το μαθηματικό μοντέλο χαρτοφυλακίου
- Τυπικοί κανόνες εξαρτήσεων
- Πώς τα υποχρεωτικά έργα μεταβάλλουν το πεδίο λήψης αποφάσεων
- Παράδειγμα: Επιλογή έργων με περιορισμένο προϋπολογισμό
- Παράδειγμα: Οι εξαρτήσεις έργων μεταβάλλουν το βέλτιστο χαρτοφυλάκιο
- Παράδειγμα: Υποχρεωτικό έργο στο χαρτοφυλάκιο
- Βελτιστοποίηση πολλαπλών περιορισμών ταυτόχρονα
- Δοκιμή περιορισμών χαρτοφυλακίου με ανάλυση «what-if»
- Βελτιστοποίηση περιορισμών ζωντανά στην αίθουσα συνεδριάσεων
- Βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων με το StratePlan
- Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου και τους περιορισμούς
Τι είναι η βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων;
Η βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων (PPM) επεκτείνει την κλασική διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων με ένα μαθηματικό επίπεδο λήψης αποφάσεων.
Η παραδοσιακή διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων (PPM) παρέχει συνήθως διαφάνεια σχετικά με:
- Έργα
- Προϋπολογισμούς
- Κατάσταση
- Πόρους
- Ορόσημα
- Κίνδυνοι
- Προτεραιότητες
- Πρόοδος έργου
Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές για τη διαχείριση του χαρτοφυλακίου.
Ωστόσο, δεν απαντούν αυτόματα στο ερώτημα ποια έργα από το σύνολο των έργων θα πρέπει πράγματι να επιλεγούν.
Γι' αυτό, η Βελτιστοποίηση Διαχείρισης Χαρτοφυλακίου Έργων συμπληρώνει μια μαθηματική διαδικασία επιλογής.
Στο πλαίσιο αυτό, τα έργα, οι στόχοι και οι περιορισμοί εξετάζονται στο πλαίσιο ενός κοινού μοντέλου λήψης αποφάσεων.
Το PPM δείχνει τι υπάρχει στο χαρτοφυλάκιο. Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου υπολογίζει ποιος συνδυασμός θα πρέπει να επιλεγεί υπό τις καθορισμένες συνθήκες.
Τι είναι η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου;
Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου αναφέρεται στη μαθηματική βελτιστοποίηση ενός συνδυασμού έργων ή επενδύσεων υπό καθορισμένους στόχους και περιορισμούς.
Μια απλοποιημένη συνάρτηση στόχου μπορεί να έχει ως εξής:
Μεγιστοποίηση της συνολικής αξίας όλων των επιλεγμένων έργων.
Υπό την προϋπόθεση:
Συνολικές δαπάνες ≤ διαθέσιμο προϋπολογισμό.
Σε πραγματικές επιχειρήσεις προστίθενται και άλλοι όροι.
Για παράδειγμα:
- Το έργο Α είναι υποχρεωτικό
- Το έργο Β μπορεί να υλοποιηθεί μόνο σε συνδυασμό με το έργο Γ
- Το έργο Δ προϋποθέτει το έργο Ε
- Το έργο F και το έργο G αλληλοαποκλείονται
- Η επιχειρηματική μονάδα Α απαιτεί ένα ελάχιστο προϋπολογισμό
- Η επιχειρηματική μονάδα Β διαθέτει μέγιστο προϋπολογισμό
- Η τεχνική ικανότητα είναι περιορισμένη
- Μπορούν να υλοποιηθούν παράλληλα έως 25 έργα το πολύ
Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου λαμβάνει υπόψη αυτές τις προϋποθέσεις κατά την επιλογή των έργων.
Δεν αναζητείται, επομένως, το χαρτοφυλάκιο με την υψηλότερη θεωρητική αξία χωρίς περιορισμούς.
Αναζητείται το χαρτοφυλάκιο με την υψηλότερη εφικτή αξία εντός των πραγματικών ορίων λήψης αποφάσεων.
Τι είναι οι εξαρτήσεις έργων;
Οι εξαρτήσεις έργων είναι σχέσεις μεταξύ έργων, μέσω των οποίων η επιλογή ή η υλοποίηση ενός έργου επηρεάζεται από ένα ή περισσότερα άλλα έργα.
Ένα απλό παράδειγμα:
Ένα νέο λογισμικό παραγωγής μπορεί να εισαχθεί μόνο αφού εκσυγχρονιστεί πρώτα η τεχνική υποδομή.
Επομένως, το έργο Β εξαρτάται από το έργο Α.
Άλλες μορφές εξαρτήσεων έργων μπορεί να είναι:
- Το έργο Α αποτελεί προϋπόθεση για το έργο Β
- Το έργο Α και το έργο Β πρέπει να επιλεγούν από κοινού
- Το έργο Α και το έργο Β δεν επιτρέπεται να επιλεγούν ταυτόχρονα
- Το έργο Β μπορεί να ξεκινήσει μόνο μετά την ολοκλήρωση του έργου Α
- Το έργο Γ έχει οικονομικό νόημα μόνο εάν υλοποιηθεί και το έργο Δ
- Πολλά έργα ανταγωνίζονται για τον ίδιο πόρο
Οι εξαρτήσεις μεταβάλλουν το επιτρεπόμενο πεδίο λήψης αποφάσεων.
Ένας συνδυασμός έργων μπορεί να φαίνεται οικονομικά ελκυστικός, αλλά να είναι απαράδεκτος αν παραβιάζει μια απαραίτητη εξάρτηση.
Τι είναι τα υποχρεωτικά έργα;
Τα υποχρεωτικά έργα είναι έργα που πρέπει να αποτελούν μέρος του χαρτοφυλακίου, ανεξάρτητα από τη σχετική οικονομική τους ελκυστικότητα.
Λόγοι για αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα:
- Νομικές απαιτήσεις
- Συμμόρφωση
- Ασφάλεια στην εργασία
- Κυβερνοασφάλεια
- Συμβατικές υποχρεώσεις
- Κανονιστικές διατάξεις
- Κρίσιμη συντήρηση
- Υποχρεώσεις που έχουν ήδη αναληφθεί
- Στρατηγικές αποφάσεις διοίκησης
Κατά τη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου, ένα «υποχρεωτικό έργο» (Mandatory Project) δεν αντιμετωπίζεται ως έργο ελεύθερης επιλογής.
Εντάσσεται ως σταθερός όρος στο πλαίσιο λήψης αποφάσεων.
Ο διαθέσιμος προϋπολογισμός για όλα τα άλλα έργα μειώνεται αναλόγως.
Η διαδικασία βελτιστοποίησης δεν αποφασίζει αν θα υλοποιηθεί το «Mandatory Project». Υπολογίζει την καλύτερη εναπομένουσα απόφαση χαρτοφυλακίου υπό αυτή την προϋπόθεση.
Τι είναι οι περιορισμοί χαρτοφυλακίου;
Οι περιορισμοί χαρτοφυλακίου είναι προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένας επιτρεπόμενος συνδυασμός έργων.
Απεικονίζουν πραγματικά οικονομικά, λειτουργικά, στρατηγικά και οργανωτικά όρια εντός του μαθηματικού μοντέλου χαρτοφυλακίου.
Ένας περιορισμός χαρτοφυλακίου μπορεί, για παράδειγμα, να έχει ως εξής:
Συνολικός προϋπολογισμός ≤ 500 εκατ. €
ή:
Δαπάνες μηχανικής ≤ 20.000 ώρες
ή:
Πρέπει να επιλεγεί το έργο Α.
ή:
Εάν επιλεγεί το έργο Β, πρέπει να επιλεγεί και το έργο Γ.
Επομένως, οι περιορισμοί δεν αποτελούν εμπόδιο για τη βελτιστοποίηση.
Ορίζουν τον πραγματικό χώρο λήψης αποφάσεων, εντός του οποίου πρέπει να πραγματοποιηθεί η βελτιστοποίηση.
Πώς να ιεραρχήσετε τα έργα όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος
Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος, η παραδοσιακή προσέγγιση συνίσταται συχνά στην ιεράρχηση των έργων και στη συνέχεια στην εκτέλεσή τους με βάση την κατάταξη, από πάνω προς τα κάτω, έως ότου εξαντληθεί ο προϋπολογισμός.
Αυτή η μέθοδος μπορεί να φαίνεται λογική, αλλά έχει ένα αποφασιστικό μειονέκτημα:
Εξετάζει τα έργα κυρίως μεμονωμένα.
Ας υποθέσουμε ότι ο διαθέσιμος προϋπολογισμός ανέρχεται σε 100 εκατομμύρια ευρώ.
| Έργο | Κόστος | Αναμενόμενη αξία |
|---|---|---|
| Έργο Α | 100 εκατ. € | 150 εκατ. € |
| Έργο Β | 60 εκατ. € | 100 εκατ. € |
| Έργο Γ | 40 εκατ. € | 80 εκατ. € |
Το έργο Α έχει τη μεγαλύτερη ατομική αξία.
Εάν επιλεγεί, η αξία του χαρτοφυλακίου θα ανέλθει σε 150 εκατομμύρια ευρώ.
Ωστόσο, το έργο Β και το έργο Γ μπορούν να υλοποιηθούν από κοινού.
Και αυτά χρειάζονται ακριβώς 100 εκατομμύρια ευρώ.
Η συνολική αναμενόμενη αξία τους ανέρχεται σε 180 εκατομμύρια ευρώ.
Σε περίπτωση περιορισμένου προϋπολογισμού, δεν πρέπει επομένως να λαμβάνεται υπόψη μόνο η προτεραιότητα των μεμονωμένων έργων. Καθοριστικό ρόλο παίζει ο συνδυασμός που αξιοποιεί με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο τον διαθέσιμο προϋπολογισμό.
Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο συνδυασμό έργων
Ο βέλτιστος συνδυασμός έργων μπορεί να προσδιοριστεί μόνο εάν οριστεί πρώτα τι σημαίνει «βέλτιστος».
Πιθανοί στόχοι είναι:
- Μεγιστοποίηση της καθαρής παρούσας αξίας (NPV)
- Μεγιστοποίηση των αναμενόμενων εσόδων
- Μεγιστοποίηση της απόδοσης επένδυσης (ROI) του χαρτοφυλακίου
- Μεγιστοποίηση της στρατηγικής χρησιμότητας
- Μεγιστοποίηση της μείωσης του κινδύνου
- Βελτιστοποίηση συνδυασμού πολλαπλών στόχων
Στη συνέχεια, καθορίζονται οι πραγματικοί περιορισμοί.
Για παράδειγμα:
- Προϋπολογισμός
- Πόροι
- Εξαρτήσεις έργου
- Υποχρεωτικά έργα
- Όρια επιχειρηματικών μονάδων
- Κανόνες τοποθεσίας
- Χρονικοί περιορισμοί
Στη συνέχεια, το μοντέλο βελτιστοποίησης αναζητά, εντός του επιτρεπόμενου χώρου λήψης αποφάσεων, τον συνδυασμό έργων που ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την καθορισμένη συνάρτηση στόχου.
Ο καλύτερος συνδυασμός δεν είναι, επομένως, το άθροισμα των καλύτερων μεμονωμένων έργων. Είναι το καλύτερο χαρτοφυλάκιο υπό τις καθορισμένες συνθήκες.
Πώς να βελτιστοποιήσετε ένα χαρτοφυλάκιο έργων υπό περιορισμούς
Η βελτιστοποίηση ενός χαρτοφυλακίου έργων υπό περιορισμούς επιτυγχάνεται με την από κοινού απεικόνιση των στόχων και των περιορισμών σε ένα μαθηματικό μοντέλο λήψης αποφάσεων.
Η διαδικασία μπορεί να πραγματοποιηθεί σε έξι βήματα:
- Καθορισμός του συνόλου των έργων: Καταγραφή όλων των πιθανών έργων.
- Καθορισμός στόχων: Για παράδειγμα, καθαρή παρούσα αξία (NPV), έσοδα ή στρατηγική χρησιμότητα.
- Καθορισμός προϋπολογισμού: Προσδιορισμός των διαθέσιμων οικονομικών πόρων.
- Μοντελοποίηση περιορισμών: Προσθήκη πόρων, εξαρτήσεων, υποχρεωτικών έργων και άλλων όρων.
- Βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου: Μαθηματικός υπολογισμός των επιτρεπόμενων συνδυασμών έργων.
- Σύγκριση σεναρίων: Δοκιμή εναλλακτικών υποθέσεων και περιορισμών.
Έτσι, δεν προκύπτει μια θεωρητική βελτιστοποίηση αποκομμένη από την επιχειρηματική πραγματικότητα.
Οι πραγματικές συνθήκες γίνονται οι ίδιες μέρος των μαθηματικών υπολογισμών.
Πώς να μοντελοποιήσετε τις εξαρτήσεις έργων
Οι εξαρτήσεις έργων μπορούν να διατυπωθούν ως λογικές συνθήκες εντός του μοντέλου βελτιστοποίησης.
Για κάθε έργο μπορεί, για παράδειγμα, να χρησιμοποιηθεί μια δυαδική μεταβλητή απόφασης:
1 = το έργο επιλέγεται
0 = το έργο δεν επιλέγεται
Εάν το έργο Β μπορεί να υλοποιηθεί μόνο εφόσον υλοποιηθεί και το έργο Α, η λογική σχέση μπορεί να διατυπωθεί απλοποιημένα ως εξής:
B ≤ A
Εάν επιλεγεί το B, τότε και το A πρέπει να έχει την τιμή 1.
Άλλες εξαρτήσεις μπορούν να μοντελοποιηθούν με ανάλογο τρόπο.
Εάν τα A και B μπορούν να υλοποιηθούν μόνο από κοινού:
A = B
Εάν τα A και B αλληλοαποκλείονται:
A + B ≤ 1
Εάν πρέπει να επιλεγεί τουλάχιστον ένα από τα δύο έργα:
A + B ≥ 1
Έτσι, οι οργανωτικοί κανόνες των έργων μετατρέπονται σε μαθηματικούς περιορισμούς.
Πώς να συμπεριλάβετε υποχρεωτικά έργα στη βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου
Τα υποχρεωτικά έργα μπορούν να ενσωματωθούν απευθείας στο μοντέλο χαρτοφυλακίου ως σταθερές συνθήκες λήψης αποφάσεων.
Εάν το έργο M είναι υποχρεωτικό, ορίζεται:
M = 1
Έτσι, το έργο αποτελεί συστατικό στοιχείο κάθε επιτρεπόμενης διαμόρφωσης χαρτοφυλακίου.
Ας υποθέσουμε ότι:
Συνολικός προϋπολογισμός = 500 εκατ. €
Υποχρεωτικό έργο = 80 εκατ. €
Τότε απομένουν ουσιαστικά 420 εκατομμύρια ευρώ για τη βελτιστοποίηση των υπόλοιπων έργων.
Οι μαθηματικοί υπολογισμοί συνεχίζουν να λαμβάνουν υπόψη όλες τις εξαρτήσεις και τους υπόλοιπους περιορισμούς.
Τα υποχρεωτικά έργα δεν αντιμετωπίζονται εκτός του πλαισίου της βελτιστοποίησης. Ενσωματώνονται στη βελτιστοποίηση ως σταθερές συνθήκες-πλαίσιο.
Ποιοι τύποι περιορισμών χαρτοφυλακίου υπάρχουν;
Οι περιορισμοί χαρτοφυλακίου μπορούν να αντικατοπτρίζουν διαφορετικές επιχειρηματικές πραγματικότητες.
Περιορισμοί προϋπολογισμού
Το συνολικό χαρτοφυλάκιο δεν επιτρέπεται να υπερβαίνει ένα καθορισμένο όριο κεφαλαίου.
Περιορισμοί πόρων
Τα έργα, στο σύνολό τους, δεν επιτρέπεται να απαιτούν περισσότερους πόρους από όσους είναι διαθέσιμοι.
Υποχρεωτικοί περιορισμοί
Ορισμένα έργα πρέπει να αποτελούν μέρος του χαρτοφυλακίου.
Περιορισμοί εξαρτήσεων
Ορισμένα έργα προϋποθέτουν την ολοκλήρωση άλλων έργων ή πρέπει να υλοποιηθούν από κοινού.
Περιορισμοί αμοιβαίου αποκλεισμού
Ορισμένα έργα δεν επιτρέπεται να επιλεγούν ταυτόχρονα.
Περιορισμοί επιχειρηματικών μονάδων
Για τις επιχειρηματικές μονάδες ενδέχεται να ισχύουν ελάχιστα ή μέγιστα προϋπολογιστικά όρια.
Περιορισμοί εργοστασίων
Οι εγκαταστάσεις μπορεί να έχουν δικούς τους όρους κεφαλαίου ή πόρων.
Στρατηγικοί περιορισμοί
Ένα χαρτοφυλάκιο πρέπει να πληροί καθορισμένες ελάχιστες στρατηγικές απαιτήσεις.
Χρονικοί περιορισμοί
Τα έργα πρέπει να ξεκινήσουν ή να ολοκληρωθούν εντός συγκεκριμένων χρονικών περιόδων.
Σε πραγματικά χαρτοφυλάκια, πολλοί από αυτούς τους τύπους περιορισμών μπορεί να εμφανίζονται ταυτόχρονα.
Γιατί η κατάταξη των έργων δεν αρκεί όταν υπάρχουν περιορισμοί
Η κατάταξη τοποθετεί τα έργα σε μια σειρά προτεραιότητας.
Ωστόσο, οι πολύπλοκοι περιορισμοί μπορούν να καταστήσουν αυτή τη σειρά άχρηστη.
Ας υποθέσουμε:
Το έργο Α έχει την υψηλότερη βαθμολογία.
Το έργο Β έχει τη δεύτερη υψηλότερη βαθμολογία.
Το έργο Γ έχει την τρίτη υψηλότερη βαθμολογία.
Ωστόσο, εάν το έργο Β προϋποθέτει το έργο Δ και τα έργα Β + Δ υπερβαίνουν από κοινού τον διαθέσιμο προϋπολογισμό, το έργο Β δεν μπορεί απλώς να επιλεγεί σύμφωνα με τη θέση του στην κατάταξη.
Ή το έργο Α και το έργο Γ αλληλοαποκλείονται.
Σε αυτή την περίπτωση, δεν είναι επίσης δυνατή μια απλή επιλογή από πάνω προς τα κάτω.
Όσο περισσότερους περιορισμούς έχει ένα χαρτοφυλάκιο, τόσο λιγότερο σημαντική είναι μια απλή κατάταξη για την τελική απόφαση σχετικά με το χαρτοφυλάκιο.
Το μαθηματικό μοντέλο χαρτοφυλακίου
Ένα απλοποιημένο μοντέλο χαρτοφυλακίου μπορεί να αποτελείται από μια συνάρτηση στόχου και διάφορους περιορισμούς.
Για κάθε έργο i ορίζεται μια μεταβλητή απόφασης xᵢ:
xᵢ = 1, εάν επιλεγεί το έργο i
xᵢ = 0, όταν το έργο i δεν επιλέγεται
Μια απλοποιημένη συνάρτηση στόχου μπορεί να έχει την εξής μορφή:
Μεγιστοποίηση του Σ τιμήᵢ × xᵢ
υπό τον περιορισμό του προϋπολογισμού:
Σ κόστοςᵢ × xᵢ ≤ προϋπολογισμός
Επιπλέον, μπορούν να προστεθούν περιορισμοί εξάρτησης, πόρων, υποχρεωτικοί και άλλοι περιορισμοί.
Έτσι δημιουργείται ένα τυπικό μοντέλο της πραγματικής απόφασης χαρτοφυλακίου.
Τυπικοί κανόνες εξάρτησης
| Επιχειρηματικός κανόνας | Απλοποιημένη λογική μοντέλου |
|---|---|
| Το Β απαιτεί το Α | Το B ≤ το A |
| A και B μόνο από κοινού | A = B |
| A ή B, αλλά όχι και τα δύο | A + B ≤ 1 |
| Τουλάχιστον το A ή το B | A + B ≥ 1 |
| Το Α είναι υποχρεωτικό | Α = 1 |
| Το πολύ δύο από τα A, B και C | A + B + C ≤ 2 |
Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να απεικονιστούν με δομημένο τρόπο και πιο σύνθετοι κανόνες έργων.
Πώς τα «υποχρεωτικά έργα» μεταβάλλουν το πεδίο λήψης αποφάσεων
Τα υποχρεωτικά έργα καταναλώνουν προϋπολογισμό και πόρους πριν από τη λήψη απόφασης σχετικά με τα έργα που μπορούν να επιλεγούν ελεύθερα.
Αυτό μπορεί να αλλάξει σημαντικά τη βέλτιστη σύνθεση του υπόλοιπου χαρτοφυλακίου.
Ένα έργο υψηλής αξίας μπορεί, για παράδειγμα, να εξαιρεθεί από το χαρτοφυλάκιο, επειδή ένα νέο υποχρεωτικό έργο που επιβάλλεται από κανονισμούς δεσμεύει μέρος του προϋπολογισμού.
Επομένως, είναι σημαντικό να μην διαγραφεί απλώς ένα τυχαίο υπάρχον έργο μετά την επιβολή μιας νέας υποχρεωτικής απαίτησης.
Το σύνολο του υπόλοιπου χαρτοφυλακίου θα πρέπει να βελτιστοποιηθεί εκ νέου σύμφωνα με τις νέες συνθήκες.
Τα νέα υποχρεωτικά έργα δεν αλλάζουν μόνο τον διαθέσιμο προϋπολογισμό. Μπορούν να αλλάξουν και τον βέλτιστο συνδυασμό όλων των άλλων έργων.
Παράδειγμα: Επιλογή έργων με περιορισμένο προϋπολογισμό
Μια επιχείρηση διαθέτει 80 πιθανά έργα.
Ο συνολικός απαιτούμενος κεφαλαίος ανέρχεται σε 750 εκατομμύρια ευρώ.
Το διαθέσιμο προϋπολογιστικό πλαίσιο ανέρχεται σε 500 εκατομμύρια ευρώ.
Όλα τα έργα έχουν ήδη αξιολογηθεί και παρουσιάζουν θετικές επιχειρηματικές προοπτικές.
Επομένως, το πρόβλημα δεν είναι ο εντοπισμός των κακών έργων.
Το πρόβλημα είναι η επιλογή του βέλτιστου συνδυασμού εντός του πλαισίου των 500 εκατομμυρίων ευρώ.
Γι' αυτό, κατά τη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου, όλα τα έργα εξετάζονται συνολικά.
Ο υπολογισμός λαμβάνει υπόψη:
- Τα κόστη των έργων
- Αναμενόμενες αξίες
- Προϋπολογισμό
- Πόρους
- Εξαρτήσεις
- Υποχρεωτικά έργα
Το αποτέλεσμα είναι ένας αποδεκτός συνδυασμός έργων, ο οποίος ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τον καθορισμένο στόχο υπό αυτές τις συνθήκες.
Παράδειγμα: Οι εξαρτήσεις έργων μεταβάλλουν το βέλτιστο χαρτοφυλάκιο
Ας υποθέσουμε ότι το έργο Β έχει υψηλή αναμενόμενη αξία.
Ωστόσο, το έργο Β μπορεί να υλοποιηθεί μόνο εάν χρηματοδοτηθεί ταυτόχρονα και το έργο Α.
| Έργο | Κόστος | Αναμενόμενη αξία | Εξάρτηση |
|---|---|---|---|
| A | 30 εκατ. € | 20 εκατ. € | Προϋπόθεση για το Β |
| Β | 70 εκατ. € | 140 εκατ. € | Απαιτείται Α |
| C | 90 εκατ. € | 145 εκατ. € | Καμία |
Το έργο Β κοστίζει, μεμονωμένα, 70 εκατομμύρια ευρώ.
Ωστόσο, λόγω της εξάρτησης, οι πραγματικές κεφαλαιακές ανάγκες για την απόφαση Β ανέρχονται σε 100 εκατομμύρια ευρώ, καθώς απαιτείται και το Α.
Έτσι, αλλάζει η σύγκριση μεταξύ των επιλογών Β και Γ.
Οι εξαρτήσεις μεταξύ έργων μεταβάλλουν την οικονομική λογική της επιλογής έργων και, ως εκ τούτου, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη πριν από τη λήψη της απόφασης για το χαρτοφυλάκιο.
Παράδειγμα: Υποχρεωτικό έργο στο χαρτοφυλάκιο
Μια επιχείρηση διαθέτει προϋπολογισμό χαρτοφυλακίου ύψους 400 εκατομμυρίων ευρώ.
Ένα νέο ρυθμιστικό έργο με κόστος 75 εκατομμύρια ευρώ καθίσταται υποχρεωτικό.
Έτσι, απομένουν 325 εκατομμύρια ευρώ για όλα τα άλλα έργα.
Μια απλή μέθοδος θα ήταν να διαγραφούν από το υπάρχον χαρτοφυλάκιο έργα αξίας 75 εκατομμυρίων ευρώ.
Ωστόσο, αυτό δεν οδηγεί απαραίτητα στην καλύτερη νέα διαμόρφωση του χαρτοφυλακίου.
Λόγω του μεταβαλλόμενου ορίου του προϋπολογισμού, άλλοι συνδυασμοί έργων μπορεί να γίνουν πιο ελκυστικοί.
Γι' αυτό το λόγο, το Υποχρεωτικό Έργο ενσωματώνεται ως σταθερή προϋπόθεση και ολόκληρο το χαρτοφυλάκιο βελτιστοποιείται εκ νέου.
Βελτιστοποίηση πολλαπλών περιορισμών ταυτόχρονα
Η πραγματική πολυπλοκότητα των πραγματικών χαρτοφυλακίων προκύπτει από τον συνδυασμό διαφόρων περιορισμών.
Ένα χαρτοφυλάκιο μπορεί, για παράδειγμα, να έχει ταυτόχρονα τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
- Συνολικό προϋπολογισμό έως 800 εκατ. €
- Επιχειρηματική Μονάδα Α: τουλάχιστον 100 εκατ. €
- Επιχειρηματική Μονάδα Β: μέγιστο 250 εκατ. €
- Το έργο 17 είναι υποχρεωτικό
- Το Έργο 22 απαιτεί το Έργο 9
- Το Έργο 31 και το Έργο 32 αλληλοαποκλείονται
- Μέγιστος αριθμός παράλληλων έργων: 30
- Μέγιστη χωρητικότητα μηχανικών: 25.000 ώρες
- Στρατηγικός δείκτης ανάπτυξης τουλάχιστον 70
Κάθε επιπλέον προϋπόθεση μεταβάλλει το επιτρεπόμενο πεδίο λήψης αποφάσεων.
Ακριβώς εδώ βρίσκεται η δύναμη της μαθηματικής βελτιστοποίησης χαρτοφυλακίου.
Ο προϋπολογισμός, οι πόροι, οι εξαρτήσεις, τα υποχρεωτικά έργα και οι στρατηγικές προδιαγραφές δεν εξετάζονται το ένα μετά το άλλο. Αποτελούν από κοινού μέρος του ίδιου μοντέλου λήψης αποφάσεων.
Δοκιμή περιορισμών χαρτοφυλακίου με ανάλυση «what-if»
Οι περιορισμοί δεν είναι πάντα αμετάβλητοι.
Επομένως, η διοίκηση μπορεί να διερευνήσει πώς επηρεάζουν το χαρτοφυλάκιο εναλλακτικές συνθήκες.
Για παράδειγμα:
«Τι θα συμβεί αν ο προϋπολογισμός μειωθεί κατά 15 τοις εκατό;»
«Τι θα συμβεί αν αυτό το έργο καταστεί υποχρεωτικό;»
«Τι θα συμβεί αν έχουμε στη διάθεσή μας 5.000 επιπλέον ώρες μηχανικής;»
«Ποιες επιπτώσεις θα έχει μια υψηλότερη ελάχιστη επένδυση στην επιχειρηματική μονάδα Α;»
«Τι θα συμβεί αν το έργο Β δεν εξαρτάται πλέον από το έργο Α;»
Για κάθε αλλαγή, το χαρτοφυλάκιο μπορεί να υπολογιστεί εκ νέου.
Έτσι γίνεται ορατό το οικονομικό κόστος που προκαλούν οι επιμέρους περιορισμοί και ποιες πρόσθετες δυνατότητες προκύπτουν από την αλλαγή τους.
Βελτιστοποίηση περιορισμών ζωντανά στην αίθουσα συνεδριάσεων
Οι περιορισμοί του χαρτοφυλακίου συχνά τροποποιούνται ακριβώς εκεί όπου λαμβάνεται η τελική απόφαση: στη συνεδρίαση της διοίκησης.
Ο CFO μειώνει τον προϋπολογισμό.
Ο COO αναφέρει έναν περιορισμό πόρων.
Το τμήμα συμμόρφωσης καθιστά υποχρεωτικό ένα επιπλέον έργο.
Ο Διευθύνων Σύμβουλος (CEO) αλλάζει μια στρατηγική προτεραιότητα.
Ως εκ τούτου, η μέχρι τότε ανάλυση χαρτοφυλακίου ενδέχεται να καταστεί παρωχημένη μέσα σε λίγα λεπτά.
Με την προσομοίωση CAPEX Live Boardroom της StratePlan, τα προετοιμασμένα μοντέλα χαρτοφυλακίου μπορούν να υπολογιστούν εκ νέου υπό μεταβαλλόμενες συνθήκες.
Η διοίκηση μπορεί, για παράδειγμα, να ζητήσει απευθείας:
«Κάντε αυτό το έργο υποχρεωτικό.»
«Μειώστε τον προϋπολογισμό κατά 100 εκατομμύρια ευρώ.»
«Αυξήστε τον ελάχιστο προϋπολογισμό για την επιχειρηματική μονάδα Α.»
«Ποια έργα αποκλείονται τώρα;»
«Πόση αξία χάνουμε από το χαρτοφυλάκιο;»
«Υπάρχει καλύτερος συνδυασμός;»
Το μοντέλο λήψης αποφάσεων υπολογίζεται εκ νέου και οι εναλλακτικές διαμορφώσεις του χαρτοφυλακίου μπορούν να συγκριθούν μεταξύ τους.
Ερώτηση. Αλλαγή περιορισμού. Επαναϋπολογισμός. Σύγκριση. Λήψη απόφασης.
Βελτιστοποίηση διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων με το StratePlan
Το StratePlan συνδυάζει τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων, την επιλογή έργων και τη μαθηματική βελτιστοποίηση περιορισμών μέσα σε ένα κοινό μοντέλο λήψης αποφάσεων.
Οι επιχειρήσεις μπορούν να εξετάζουν συνολικά τα έργα, τις δαπάνες, τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τα στρατηγικά κριτήρια και τους πραγματικούς περιορισμούς του χαρτοφυλακίου.
Σε αυτά περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων:
- Περιορισμοί προϋπολογισμού
- Περιορισμοί πόρων
- Εξαρτήσεις έργων
- Υποχρεωτικά έργα
- Αμοιβαίες αποκλεισμοί
- Περιορισμοί επιχειρηματικής μονάδας
- Περιορισμοί εργοστασίου
- Στρατηγικά κριτήρια
- Πολυετείς περιορισμοί
Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να υπολογιστούν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα διαχειριστικά ερωτήματα:
- Ποια έργα θα πρέπει να επιλεγούν σε περίπτωση περιορισμένου προϋπολογισμού;
- Ποιος συνδυασμός αποφέρει τη μέγιστη δυνατή συνολική αξία;
- Πώς επηρεάζουν οι εξαρτήσεις μεταξύ έργων τη βέλτιστη επιλογή έργων;
- Πώς μπορούν να ληφθούν υπόψη τα υποχρεωτικά έργα;
- Ποια έργα αποκλείονται όταν προστίθεται ένα νέο υποχρεωτικό έργο;
- Πώς επηρεάζουν οι περιορισμοί πόρων;
- Πόσο κοστίζει μια συγκεκριμένη περιοριστική συνθήκη στην αξία του χαρτοφυλακίου;
- Ποιες επιπτώσεις έχουν τα όρια του προϋπολογισμού των επιχειρηματικών μονάδων;
- Πώς μεταβάλλεται το χαρτοφυλάκιο όταν τίθενται νέες στρατηγικές κατευθύνσεις;
- Ποια διαμόρφωση χαρτοφυλακίου είναι επιτρεπτή και μεγιστοποιεί την αξία, λαμβάνοντας υπόψη όλους τους καθορισμένους περιορισμούς;
Με αυτόν τον τρόπο, μια λίστα έργων με προτεραιότητες μετατρέπεται σε έναν μαθηματικά καθορισμένο χώρο λήψης αποφάσεων.
Μην περιορίζεστε απλώς στην ιεράρχηση των έργων. Βελτιστοποιήστε το χαρτοφυλάκιο υπό πραγματικούς περιορισμούς.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη βελτιστοποίηση του χαρτοφυλακίου και τους περιορισμούς
Τι είναι η βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων;
Η βελτιστοποίηση της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων επεκτείνει την κλασική διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων με μαθηματική βελτιστοποίηση. Σε αυτό το πλαίσιο, υπολογίζεται ποιος συνδυασμός έργων, υπό περιορισμούς προϋπολογισμού, πόρων και άλλους, ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τον καθορισμένο στόχο.
Τι είναι η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου;
Η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου είναι η μαθηματική επιλογή και συνδυασμός έργων ή επενδύσεων με βάση καθορισμένους στόχους και περιορισμούς. Στόχος μπορεί να είναι, για παράδειγμα, η μεγιστοποίηση της καθαρής παρούσας αξίας (NPV), των εσόδων ή του στρατηγικού οφέλους.
Τι είναι οι εξαρτήσεις έργων;
Οι εξαρτήσεις έργων είναι οι σχέσεις μεταξύ των έργων. Ένα έργο μπορεί, για παράδειγμα, να προϋποθέτει την ολοκλήρωση ενός άλλου έργου, να πρέπει να υλοποιηθεί από κοινού με ένα άλλο ή να αλληλοαποκλείεται με ένα άλλο έργο.
Τι είναι τα υποχρεωτικά έργα;
Τα υποχρεωτικά έργα είναι έργα που πρέπει να αποτελούν μέρος κάθε επιτρεπόμενης διαμόρφωσης χαρτοφυλακίου. Λόγοι μπορεί να είναι, για παράδειγμα, η κανονιστική ρύθμιση, η συμμόρφωση, η ασφάλεια ή οι στρατηγικές προδιαγραφές.
Τι είναι οι περιορισμοί χαρτοφυλακίου;
Οι περιορισμοί χαρτοφυλακίου είναι προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένα επιτρεπόμενο χαρτοφυλάκιο. Σε αυτές περιλαμβάνονται, για παράδειγμα, τα όρια προϋπολογισμού, τα όρια πόρων, οι εξαρτήσεις έργων, τα υποχρεωτικά έργα, οι κανόνες επιχειρηματικών μονάδων και οι ελάχιστες στρατηγικές απαιτήσεις.
Πώς να ιεραρχήσετε τα έργα όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος;
Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος, τα έργα δεν πρέπει να ιεραρχούνται αποκλειστικά μεμονωμένα. Επιπλέον, πρέπει να εξεταστεί ποιος συνδυασμός των διαθέσιμων έργων αξιοποιεί τον προϋπολογισμό με τον πιο αποδοτικό τρόπο και δημιουργεί τη μέγιστη συνολική αξία, λαμβάνοντας υπόψη όλους τους σχετικούς περιορισμούς.
Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο συνδυασμό έργων;
Αρχικά ορίζονται ο στόχος και οι περιορισμοί του χαρτοφυλακίου. Στη συνέχεια, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μαθηματική βελτιστοποίηση για να προσδιοριστεί, εντός του επιτρεπόμενου χώρου λήψης αποφάσεων, ο συνδυασμός έργων που ικανοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τον καθορισμένο στόχο.
Πώς να βελτιστοποιήσετε ένα χαρτοφυλάκιο έργων υπό περιορισμούς;
Τα έργα, οι στόχοι και οι περιορισμοί απεικονίζονται σε ένα κοινό μαθηματικό μοντέλο. Στη συνέχεια, η βελτιστοποίηση αναζητά έναν επιτρεπόμενο συνδυασμό έργων που, για παράδειγμα, μεγιστοποιεί τη συνολική καθαρή παρούσα αξία (NPV), τα αναμενόμενα έσοδα ή το στρατηγικό όφελος.
Πώς να μοντελοποιήσετε τις εξαρτήσεις των έργων;
Οι εξαρτήσεις μεταξύ έργων μπορούν να μοντελοποιηθούν ως λογικές μαθηματικές συνθήκες. Αν, για παράδειγμα, το έργο Β προϋποθέτει το έργο Α, η σχέση αυτή μπορεί να διατυπωθεί απλοποιημένα, όταν οι μεταβλητές απόφασης είναι δυαδικές, ως B ≤ A.
Πώς να συμπεριλάβετε υποχρεωτικά έργα στη βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου;
Ένα υποχρεωτικό έργο μοντελοποιείται ως σταθερή συνθήκη επιλογής. Σε περίπτωση δυαδικής μεταβλητής απόφασης, το έργο ορίζεται ως 1 και, ως εκ τούτου, αποτελεί συστατικό στοιχείο κάθε επιτρεπόμενης διαμόρφωσης χαρτοφυλακίου.
Γιατί η ιεράρχηση έργων δεν αρκεί σε περίπλοκα χαρτοφυλάκια;
Η ιεράρχηση δημιουργεί μια κατάταξη μεμονωμένων έργων. Ωστόσο, δεν λαμβάνει αυτόματα υπόψη ποιος συνδυασμός έργων παράγει τη μέγιστη συνολική αξία υπό περιορισμούς προϋπολογισμού, πόρων, εξαρτήσεων και άλλους.
Πώς μοντελοποιούνται τα έργα που αλληλοαποκλείονται;
Εάν επιτρέπεται η επιλογή μόνο ενός από δύο έργα, μπορεί, για παράδειγμα, να χρησιμοποιηθεί η συνθήκη A + B ≤ 1 για δυαδικές μεταβλητές.
Μπορούν να ληφθούν υπόψη ταυτόχρονα περισσότεροι περιορισμοί χαρτοφυλακίου;
Ναι. Τα όρια προϋπολογισμού, τα όρια πόρων, τα υποχρεωτικά έργα, οι εξαρτήσεις, οι κανόνες επιχειρηματικών μονάδων και άλλοι περιορισμοί μπορούν να αποτελούν ταυτόχρονα μέρος του μοντέλου βελτιστοποίησης.
Τι συμβαίνει όταν προστίθεται ένα νέο υποχρεωτικό έργο;
Το νέο υποχρεωτικό έργο ενσωματώνεται στο χαρτοφυλάκιο ως σταθερή συνθήκη. Στη συνέχεια, το υπόλοιπο χαρτοφυλάκιο θα πρέπει να βελτιστοποιηθεί εκ νέου με βάση τον μειωμένο προϋπολογισμό και τους υπόλοιπους περιορισμούς, καθώς ο βέλτιστος συνδυασμός των υπόλοιπων έργων ενδέχεται να αλλάξει.
Μπορεί η βελτιστοποίηση χαρτοφυλακίου να δείξει πόσο κοστίζει ένας περιορισμός;
Μπορούν να συγκριθούν εναλλακτικά σενάρια με και χωρίς έναν συγκεκριμένο περιορισμό. Η διαφορά μεταξύ των αντίστοιχων βέλτιστων τιμών του χαρτοφυλακίου μπορεί να δείξει ποια επίδραση έχει ο περιορισμός εντός του χρησιμοποιούμενου μοντέλου στη μεταβλητή-στόχο.
Πόσα πιθανά χαρτοφυλάκια προκύπτουν για 100 έργα;
Με 100 ανεξάρτητες δυαδικές αποφάσεις έργων, υπάρχουν θεωρητικά 2^100 πιθανοί συνδυασμοί. Αυτό αντιστοιχεί περίπου σε 1,27 × 10^30 χαρτοφυλάκια, πριν οι επιπλέον περιορισμοί περιορίσουν τον επιτρεπόμενο χώρο λήψης αποφάσεων.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός περιορισμού χαρτοφυλακίου (Portfolio Constraint) και μιας εξάρτησης έργου (Project Dependency);
Ο περιορισμός χαρτοφυλακίου (Portfolio Constraint) είναι ο γενικός όρος για τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένα χαρτοφυλάκιο. Μια εξάρτηση έργου (Project Dependency) είναι μια ειδική μορφή περιορισμού, η οποία περιγράφει μια λογική ή χρονική σχέση μεταξύ δύο ή περισσότερων έργων.
